Кадровый Учет На Малом Предприятии 2021

Но даже несмотря на существование отдельной гл. 48.1 Трудового кодекса и типовой формы трудового договора, которая по сути освобождает микробизнес от ряда локальных нормативных актов, возникает много практических сложностей. Потому что бизнес, независимо от организационно-правовой формы, будь то ИП или ООО, при наличии сотрудников должен вести кадровый учет.

В этой статье разберемся в следующих вопросах:

• Критерии микропредприятия в 2021 году
• Кадровый учет для микропредприятия
• Типовая форма трудового договора
• Как вводить упрощенный кадровый учет
• Утрата права на упрощенный кадровый учет
• Как микропредприятию вести трудовую книжку
• Как хранить кадровые документы
• Какие кадровые документы нужно вести микропредприятию

Критерии микропредприятия в 2021 году

Понятие микропредприятия введено Федеральным законом от 24.07.2007 № 209-ФЗ. Это могут быть как ИП, так и юрлица.

Сведения о них внесены в Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства.

Есть несколько критериев, определяющих микропредприятие:

• среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год — не более 15 человек;
• максимальный доход от предпринимательской деятельности — 120 млн руб. (предельное значение установлено Постановлением Правительства РФ от 04.04.2016 № 265);
• суммарная доля участия в уставном капитале РФ, субъектов РФ, муниципальных образований, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов — 25 %;
• суммарная доля участия в уставном капитале иностранных юридических лиц и (или) юридических лиц, не являющихся субъектами МСП — 49 %.

Кадровый учет микропредприятия

Так же, как и во всех остальных организациях, кадровое делопроизводство микропредприятия предполагает правильное и последовательное оформление документов. Прежде всего нужно соблюдать правила приема и увольнения.

Прием на работу: топ‑10 распространенных ошибок работодателей

С 2021 года кадровый документооборот для микропредприятий упрощен благодаря вступлению в силу Федерального закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ.

Микропредприятие, будучи работодателем, имеет право отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, а именно:

• от правил внутреннего трудового распорядка;
• от положения об оплате труда;
• от положения о премировании;
• от графика сменности и многих других.

В действительности этот список локальных нормативных актов открытый. Отказ от них — это право, а не обязанность микропредприятий.

В то же время, заключая трудовые договоры с работниками, микропредприятие обязано включить в условия все вопросы, которые регулируются локальными нормативными актами.

Для упрощения работы с документами и формулировки условий Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 была утверждена типовая форма трудового договора, а также порядок ее оформления.

Для микропредприятий и ИП отменили кадровый учет

1. При необоснованном отказе от заключения коллективного соглашения штраф составит от трёх до пяти тысяч рублей.
2. Неправильные сбор, хранение, а также применение сведений о работнике грозит штрафом. Заплатить придётся от 500 до 1 000 рублей.
3. Работа без оформления трудовых отношений соответствующей формы договором, а также уклонение от его заключения влечет наложение штрафа размером от 5 до 20 тысяч рублей. Повторное привлечение за такое нарушение приведет к увеличению денежного наказания. Придётся заплатить 30-40 тысяч рублей.
4. Незаконное использование труда иностранцев, отказ от уведомления миграционной службы о приёме на работу таких граждан приводит к наложению штрафа. Его размер зависит от квалификации иностранного гражданина и места деятельности.

Рекомендуем ознакомиться: Программа госсубсидирования авто 2021

Ведение учёта всегда предполагает оформление первичной документации. Без этого невозможно грамотно вести отношения между предпринимателем и его сотрудниками. Поэтому важно знать, какие кадровые документы должны быть у ИП в обязательном порядке. Не стоит относиться к этому требованию несерьёзно, ведь могут наступить неприятные последствия.

Типовая форма трудового договора

Использование типового трудового договора утверждается локальным нормативным актом. Таким образом на микропредприятии вводится обязательство применять конкретный документ, в котором прописаны одинаковые для всех работников условия.

В той форме, которую предлагается брать за основу, максимально учтены все необходимые вопросы в отношениях двух сторон:​

• права и обязанности работника / работодателя;
• оплата труда;
• рабочее время и время отдыха работника;
• охрана труда;
• социальное страхование и иные гарантии;
• изменение условий трудового договора.

Необязательно заимствовать всю форму целиком. Работодатель-микропреприятие вправе оставить лишь те условия и положения, которые соответствуют характеру его работы. Такая возможность зафиксирована в Письме Минтруда РФ от 30.06.2017 № 14-1/В-591.

Обратите внимание, что к типовой форме трудового договора есть примечания. В них указано, какие пункты имеют отношение к отдельным категориям работников. Эти пункты тоже можно исключать в зависимости от конкретного микропредприятия.

На основании подписанного трудового договора работодатель выпускает приказ о приеме на работу. С этим приказом сотрудник должен ознакомиться и поставить свою подпись.

При приеме на работу сотрудник предоставляет микропредприятию свои персональные данные. Они необходимы работодателю для исполнения требований трудового, налогового и бухгалтерского законодательства.

Персональные данные сотрудника: как с ними работать

Поскольку с недавних пор нормы, регулирующие обработку персональных данных, ужесточились, то важно оформлять согласие работника на такую обработку.

Кадровый Учет На Малом Предприятии 2021

Как правило, это происходит в маленьких фирмах с целью экономии. Да и смысла нет на два-три человека вводить дополнительную единицу в штат. В данном случае схема получается такая: руководитель оформляет работников, а главный бухгалтер начисляет им зарплату. Основным законом, который регулирует отношения сотрудника и работодателя, является Трудовой Кодекс РФ. Именно он определяет права и обязанности обеих сторон.

• Различные приказы о движении сотрудников: прием, перевод, увольнение, командировка и многие другие.
• Штатное расписание. Его содержание должно совпадать с данными, указанными в договорах работников. Если что-то не совпадает, это говорит о нарушениях Трудового кодекса РФ. А это, как правило, приводит к наложению штрафов.
• Табель учета рабочего времени.
• Трудовые книжки. Кадровик забирает их при приеме на работу, в них делаются соответствующие записи, при увольнении они возвращаются.
• Правила трудового распорядка внутри организации.
• Трудовые договора. С каждым человеком заключается такой контракт, он служит началом рабочих отношений. Здесь главное проверить правильность составления, наличие всех подписей и дат. Если в условия работы вносятся изменения, например, перевод трудящегося или изменение оклада, обязательно готовится дополнительное соглашение. Они составляются на каждый случай отдельно.
• График отпусков. Самое позднее за две недели до конца года во всех организациях должны быть готовы графики ухода работников в отпуск. Важно составить их так, чтобы одновременный отдых людей не сказался на рабочем процессе отдела или компании в целом.
• Журналы учета. Существует множество журналов, необходимых для учета документов.
• Обязательно ведется личное дело. Оно включает в себя: карточку Т-2, заявление о приеме на работу, листы ознакомления с приказами работодателя, копия удостоверения личности, справка о медосмотре, копии дипломов и военного билета.
• Должностные инструкции. В них содержится подробное описание прав и обязанностей сотрудника.
• Положение по оплате труда и премированию. Регламентирующий документ, на основании которого производятся все начисления заработной платы.

Рекомендуем ознакомиться: Какие дни выходные в мае 2021

Как вводить упрощенный кадровый учет

Возможность применения сокращенного кадрового учета — это право, а не обязанность микробизнеса.

Прежде чем сделать выбор между упрощенным вариантом и учетом по общим правилам, нужно оценить перспективы развития предприятия. Если расширение штата сотрудников или увеличение дохода не предвидятся, то можете смело делать выбор в пользу упрощенного учета. Для этого необходимо выпустить соответствующий приказ. Он будет служить подтверждением тому, что в данной организации принят упрощенный кадровый учет, который освобождает ее от ряда локальных нормативных актов.

Если вы понимаете, что в ближайшем будущем выйдете за рамки предельных значений микропредприятия, то есть количество сотрудников превысит 15 человек или доход составит более 120 млн руб., то лучше заниматься кадровым учетом по общим правилам. В противном случае возникнут серьезные неудобства.

Как микропредприятию вести трудовую книжку

Поначалу, когда только обсуждалась возможность упрощения кадрового документооборота для микробизнеса, ставился вопрос о том, чтобы разрешить ему не вносить записи в трудовую книжку работника, не оформлять ее впервые трудоустроенным сотрудникам и вносить данные о трудоустройстве непосредственно в трудовой договор. Однако уже по итогам второго чтения законопроекта от идеи изменить требования к оформлению и ведению трудовых книжек решили отказаться.

Таким образом, если у микробизнеса есть оформленные по трудовым договорам сотрудники, то вести их книжки он должен в соответствии с нормами Трудового кодекса и с учетом Инструкции по заполнению (утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69) и Правил хранения (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

С 1 января 2021 года завершился переходный период на электронные трудовые, и эта реформа коснулась всех работодателей. До этого периода все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Подробнее об этом мы писали в отдельной статье.

Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году

Как хранить кадровые документы

Нередко с хранением документов у микробизнеса возникают большие проблемы. Во-первых, непонятно, что именно нужно хранить (постоянно возникают споры об объемах необходимых для оформления документов). Во-вторых, многие не понимают, как хранить.

Год назад был принят Федеральный закон от 15.10.2020 № 341-ФЗ, который внес изменения в ст. 13.20 КоАП и тем самым значительно увеличил штрафы за неправильное хранение документов. Власти посчитали, что ответственность, которая была установлена ранее, не соизмерима с последствиями от утраты архивных документов.

Можете сравнить сами:

Чем помимо штрафов чреваты нарушения в хранении документов именно для микробизнеса?
Формируйте личную карточку, приказ о приеме на работу и увольнении, предоставлении отпуска

При возникновении конфликтных ситуаций с сотрудником работодатель не имеет возможности защититься и доказать факты, имевшие место в трудовых отношениях с конкретным человеком.

Сроки хранения кадровых документов в 2021 году

Есть документы, срок хранения которых ограничен всего 1 годом, а есть такие, которые приходится хранить 75 лет.

Актуальные сроки хранения можно сверять с Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Так, в частности, для заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий установлен 1 год, а для согласия на обработку персональных данных — 3 года.

Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет. Эти же документы, но завершенные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Документы по личному составу хранятся дольше всех остальных, так как отражают трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). К ним в том числе относятся:

• распорядительные документы (приказы, справки, заявления, докладные записки и др.);
• форма Т-2;
• личные дела;
• согласие на обработку персональных данных;
• лицевые счета по зарплате (расчетные ведомости);
• трудовые договоры;
• книги учета приема, перевода, увольнения работников.

Кадровики обычно для удобства использования отдельно хранят разные типы документов — локальные нормативные акты, документы по личному составу и все остальные документы. Микропредприятиям, которые не имеют в штате своего специалиста по кадрам, имеет смысл перенять такой принцип.

Организация ведения кадрового учета

Наиболее распространенными способами ведения кадрового учета в организации являются:

Создание отдела кадров или прием на работу специалиста по кадрам (HR-менеджера)

Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.

Возложение обязанностей по ведению кадрового учета на секретаря или бухгалтера

В условиях кризиса и необходимости экономии часто встречается ситуация, когда один сотрудник совмещает обязанности секретаря, бухгалтера, кадрового специалиста и даже юриста. Такой работник, как правило, специализируется в какой-то одной области, и, соответственно, не совсем компетентен в остальных.

А это чревато возможными ошибками и ответственностью руководства компании, что приводит к лишним издержкам — временным и материальным.

Передача функций кадрового учета аутсорсинговой компании

Организационная работа, управление кадрами, их обучение и подбор находятся в ведении сторонней аутсорсинговой компании, являющей специалистом своего дела. На рынке функционирует множество профессиональных сотрудников и организаций, с которыми заключается договор по оказанию соответствующих услуг кадрового учета.
Каждый из приведенных выше вариантов имеет свои плюсы и минусы. Каким именно способом будет вестись кадровый учет и кто непосредственно будет им заниматься, решает руководство организации, учитывая численность персонала, ее оборот и внутреннюю политику.