Архив на предприятии: организация хранения документов

Зачем это нужно

Любой факт экономической деятельности предприятия подтверждается документом. Но у каждого из них имеется срок действия, после чего бумаги необходимо где-то и как-то хранить. В законодательстве оговорено, где и сколько должны сохраняться различные виды внутренних нормативных актов, выпускаемых компанией. Для ознакомления с правилами хранения документации рекомендуем почитать некоторые законы и приказы, а именно:

1. Федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ» — дает общее представление.
2. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР №105 29.07.1983. Несмотря на то что требования приняты еще в советское время, они актуальны и действуют до сих пор и распространяются на все без исключения предприятия независимо от формы собственности и источника финансирования.
3. Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Этот приказ потребуется, если необходимо составить, например, документ для школы или суда.
4. Приказ Федерального архивного агентства №42 от 11.04.2018, где представлено примерное положение об архивном деле в организации. Росархив утвердил и иные нужные в работе образцы, но этот приказ — основной.
5. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива №236 от 20.12.2019.
6. Прочие.

В Федеральном законе №125-ФЗ от 22.10.2004 заявлено, что предприятия вправе иметь архив, сведения из которого в дальнейшем будут формировать государственную и муниципальные базы данных. Но из других нормативных актов следует, что он обязателен практически в каждой организации. И даже существуют судебные решения, которые подтверждают обязанность АО и ООО иметь специальные помещения для хранения бумаг.

Бесплатно узнайте в КонсультантПлюс, какие документы должны быть в организации при проверке.

Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, рекомендуем утвердить положение об архиве, где будут четко описаны задачи, цели, порядок функционирования и прочие моменты работы архивного отдела.

Нормативное регулирование хранения документов в организации, кем и как оно осуществляется

Рассматривая данный вопрос, целесообразно обратиться к законодательству и понять, какими нормативными правовыми актами страны регулируется сохранность документов на предприятии.

Согласно требованиям ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте» и ФЗ № 125 «Об архивном деле», управленец должен организовать надлежащее хранение бухгалтерской и налоговой отчётности и не допустить их уничтожение ранее установленного законом срока.

Отсюда следует установленный перечень документов, имеющих минимальный срок хранения, который, к слову, может достигать 70 лет и более. При ликвидации предприятия все важные бумаги подлежат экспертной оценке и передаче в Архивный фонд страны.

Для эффективного управления документами, не относящимися к государственной собственности, предприниматели могут создавать собственный архив. Анализируя ФЗ № 125, становится понятно, что создание такого структурного подразделения является правом, но не обязанностью работодателя.

Если директор предприятия выделил специальное помещение, отведённое под архив, то обязательно следует включить раздел о его работе в Положение о хранении документов, ведь этот документ представляет собой единый источник информации о том, как именно и сколько времени должна храниться та или иная документация внутри компании.

Помимо этих вопросов, Положение должно регулировать следующие аспекты:

• 
  Регистрация поступающих документов и их перечень для обязательного хранения.

• Структурное подразделение и должность лиц, в чьи функциональные обязанности входит работа с документацией.
• Передача документов в архив, порядок обращения работников с ними.

Предприниматель не обязан лично вести работу с деловыми бумагами, для этих целей у него в штате может быть предусмотрен делопроизводитель. Однако, не стоит забывать, что ответственность лежит не только на назначенном лице, но и на самом директоре компании.

Прежде чем приступать к анализу приказа, стоит напомнить основные понятия, касающиеся хранения документации.

Можно выделить два режима хранения документов на предприятии:

• Оперативное. Документация обрабатывается ответственными лицами или уже обработана, но не помещена в архив.
• Архивное подразумевает наличие на предприятии системы расположения ряда важных документов внутри специального помещения.

Любая деловая бумага имеет конкретную цель. К примеру, если это заявление на предоставление отпуска, то его целью является официальное обращение к работодателю для получения отдыха. впрочем, выполнив свою задачу, документ не теряет актуальности. Выбросить его за ненадобностью недопустимо, потому как к нему может обратиться в любой момент не только сам работодатель, но и контролирующие или правоохранительные органы. В связи с этим возникает необходимость наладить механизм эффективного доступа к каждому документу, чтобы, при надобности, не тратить время на поиски.

Итак, работодателем должен быть подготовлен приказ о хранении документов в организации, а также разработаны приложения к нему. Однако, прежде чем приступать к его созданию, стоит продумать Положение о хранении документов. Это разгрузит рассматриваемый приказ, в тексте которого предпринимателю предстоит лишь назначить ответственных лиц и наладить работу экспертной комиссии.

Как разработать и что включить

За организацию архивного дела по закону отвечает руководитель. Но в крупных компаниях это отдельные подразделения, такие же, как отделы кадров или бухгалтерии, поэтому здесь назначаются отдельные ответственные лица. Это допустимо и в небольших компаниях.

Как следует из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда №37 от 21.08.1998, для должности заведующего архивом требуется опыт не менее 2 лет в сфере делопроизводства. Это говорит о том, что разработку надо поручать только сотруднику, имеющему определенные знания и навыки. Но ни в одном законодательном акте прямо не указано, кто составляет такой документ, поэтому задание подготовить локальный нормативный акт поручают и кадровику, и бухгалтеру, и секретарю.

Что включать в состав? Поскольку обязательное наличие отдельного ЛНА в законе не предусмотрено, четко нельзя сказать, какие установлены требования к содержанию. Но есть примерный документ от Росархива (типовой) с указанием, что регулирует положение об архиве организации, который рекомендуется взять за основу. Вот его содержание:

1. Общие моменты — для какого предприятия разработано, на кого распространяется, на базе чего функционирует сам отдел.
2. Документация, которая должна попадать на хранение.
3. Задачи и функции архивного отдела в компании. К таковым относят прием, регистрацию и систематизацию материалов, контроль за их состоянием, своевременность восстановления и передачи в государственные (муниципальные) хранилища.
4. Права. Среди них:
   участие в выработке предложений по совершенствованию условий хранения бумаг;
5. информирование о необходимости своевременно передавать бумаги;
6. выдача документации, попавшей на хранение.

Образец положения об архиве организации, разработанный с учетом рекомендаций чиновников

Оформление приказа о хранении документов, обязательные элементы

Оформить такой документ предприниматель должен сразу с момента открытия своего бизнеса. С помощью него можно создать единую систему хранения документов различного типа, будь то устав предприятия или обычная служебная записка.

Рассматриваемый документ имеет распорядительный характер и устанавливает конкретные задачи по организации хранения документов компании. В случае какого-либо нарушения и привлечения к дисциплинарной ответственности обязательно наличие оригинала приказа.

Стоит отметить, что единой формы для подготовки такого документа не существует, в связи с чем предпринимателю позволяется разработать собственный бланк. Оформление следует начать с «шапки», где обязательно должны находиться сведения о юридическом лице, месте его регистрации, ИНН и так далее.

Документ должен иметь дату и регистрационный номер, в связи с чем в левом углу ставится соответствующие обозначения, а напротив них, в правой части, указывается населенный пункт предприятия.

Затем документ нужно озаглавить и составить краткую преамбулу, после чего оформляется текст документа. Приказ определяет работников предприятия, которым вменяется обязанность надлежащего хранения документов. Обычно эта задача входит в компетенцию руководителя централизованного отдела делопроизводства, то есть канцелярии.

Как утвердить

Утвердить ЛНА вправе только руководитель. Для этого необходимо выпустить отдельный приказ об утверждении положения об архиве или распоряжение. Специфических требований к нему нет, документ формируется в свободной форме с учетом сложившейся в компании практики.

Важный вопрос — как ознакамливают с положением об архиве, поскольку такой ЛНА всем сотрудникам не интересен и нужен только лицам, которые будут работать с переданными на хранение бумагами. Этих работников и необходимо ознакомить с документом: при трудоустройстве либо в случае внесения изменений, утверждения новых правил работы. Тех, кто не связан с архивным делом на предприятии, знакомить с ним не надо.

Особенности хранения

Для определения ценности документов и их архивации в АО создается экспертная комиссия, возглавляемая одним из участников общества. Хранение документации осуществляется согласно п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» непосредственно по месту нахождения исполнительного органа АО в соответствии со сроками, которые были установлены действующим федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

Постоянному содержанию в головном офисе подлежат:

• пакет уставных и учредительных документов;
• положения о филиалах или представительствах;
• правоустанавливающие документы на движимое и недвижимое имущество, находящееся на балансе АО;
• аффилированные списки;
• протоколы собрания акционеров и заседания совета директоров;
• решения и отчеты о выпуске ценных бумаг;
• годовые отчеты и материалы, предоставляемые акционерам на ежегодных отчетных собраниях;
• бюллетени для голосования членов АО, а также доверенности или их копии;
• решения исполнительного органа;
• описи бумаг, переданных в комплектацию архива или подлежащих ликвидации;
• судебные решения;
• иные документы, утвержденные действующим ФЗ, решением общего собрания акционеров, исполнительного органа или наблюдательного совета.

Согласно вступившего в законную силу «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», общество должно хранить в течение определенного срока бухгалтерские документы — договора (кредитные, финансово-хозяйственные, операционные). При этом Перечень не регламентирует место их хранения, следовательно, дела АО данной категории могут быть переданы в комплектацию архивов.