В программе 1С: Бухгалтерия 8 (начиная с версии 3.0.81) каждый пользователь может использовать упрощенный вариант учета электронных проездных билетов. Это касается и тех пользователей, в программе которых не предусмотрена интеграция с сервисом Smartway.
Пользователи могут сами вносить в учетную программу проездные билеты, которые куплены у разных агентов, а после этого действия в авансовом отчете указывать затраты на проезд.
В таком случае можно заполнять авансовые отчеты как по общепринятой, так и упрощенной форме.
Учёт электронных проездных билетов в 1С:Бухгалтерия 8
Пользователи, осуществляющие учет в 1С: Бухгалтерия 8, могут при применении версии 3.0.81 указывать затраты на электронные билеты в упрощенном виде. Это очень удобно при определении расходов, понесенных компанией, когда она отравляет работников в командировку.
Если пользователь не использует выгрузку билетов из Smartway, то он сам вносит в программу информацию по билетам, которые куплены у разных контрагентов. Кроме того, имеется возможность фиксировать любые действия с электронными билетами, например, доплату, обмен или возврат.
Для отражения электронных билетов в 1С: Бухгалтерия нужно зайти в раздел «Справочники», далее в подраздел «Покупки» и выбрать документ «Поступление билетов». Затем нужно выбрать спецсчет бухучета — 76.14 «Приобретение билетов для командировок».
Если пользователь применяет возможности сервиса Smartway, позволяющего управлять командировками, то для него задача упрощается. Оплаченные компанией электронные билеты в автоматическом режиме подгружаются в справочник, а потому не нужно вносить информацию вручную. Операции с билетами, проводимые дополнительно (возврат или обмен), также фиксируются в учетной программе автоматически.
Когда информация о поступивших билетах зарегистрирована в программе (вне зависимости от способа — автоматически или вручную), учет затрат на проезд производится через документ «Авансовый отчет», который находится в разделах «Банк и Касса» или «Покупки».
Сроки представления авансового отчета
Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). Такой срок работодателю нужно установить в локальном нормативном акте, например в Положении о расчетах с подотчетными лицами, ознакомив с ним работников под подпись (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1, абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ), или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчет.
В связи с изданием Указания N 5587-У не были внесены изменения в п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749), согласно которому работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. Пункт 26 Положения N 749 является специальной нормой права, устанавливающей согласно ст. 166 ТК РФ порядок направления работников в командировки, в том числе обязанность представления работником авансового отчета по командировке в трехдневный срок.
Функции по определению порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенного порядка ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства возложены на Банк России (ст. 34 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» (далее — Закон N 86-ФЗ)). Банк России по вопросам, отнесенным к его компетенции Законом N 86-ФЗ и другими федеральными законами, издает в форме указаний, положений и инструкций нормативные акты, обязательные для федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления, всех юридических и физических лиц (ст. 7 Закона N 86-ФЗ).
Подпункт 6.3 п. 6 Указания N 3210-У устанавливает общий порядок установления срока представления авансового отчета.
Таким образом, работник должен в установленный руководителем срок, не превышающий трех рабочих дней по возвращении из командировки, представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (п. 26 Положения N 749, пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). Для иных случаев срок представления авансового отчета определяется работодателем.
Выданные под отчет денежные средства, по которым работником своевременно не представлен авансовый отчет, признаются его задолженностью перед организацией, и данные суммы могут быть удержаны из зарплаты работника. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609).
Поступление и учет электронных билетов в 1С
При покупке у контрагента новый билет фиксируется в программе 1С: Бухгалтерия через форму списка «Поступление билетов» по команде «Создать — Покупка». В данном случае открывается новый документ «Покупка билетов», который нужно проверить, чтобы был указан вид операции «Покупка». Далее в него вносится информация по новому билету в соответствии с маршрутной квитанцией авиабилета или с контрольным купоном ж/д билета.
Когда новый билет будет записан, пользователь заполняет оставшиеся графы документа, при этом указывая:
- название контрагента (перевозчика или агента), у которого куплен билет;
- название договора на покупку билета, если компания осуществляет бухучет по договорам;
- общую стоимость проезда и выделенный отдельной строчкой размер НДС.
При создании документа «Поступление билетов» в программе формируется корреспонденция счетов:
- Дт 60.02 Кт 60.01 — указывается размер зачтенной предоплаты;
- Дт 76.14 Кт 60.01 — указывается сумма затрат на покупку билета.
Счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» применяется для бухучета затрат на покупку билетов при командировке работников. Стоимость билетов по нему отражается в рублях.
Аналитический учет ведется по счету в разрезе каждого работника, направляемого в командировку (субконто «Работники организации»), и билета (субконто «Билеты»). Работники включаются в справочник «Физические лица», а билеты — в справочник «Билеты».
Если работодатель изначально оплатил электронный билет, а затем дополнительно приобретает к нему какие-то услуги, к примеру, выбор места, багаж и т.п., то эти расходы фиксируются через документ «Поступление билетов» с указанием вида операции — «Доплата». Оплата допуслуг должна включаться в конечную стоимость электронного билета, которая указывается в маршрутной квитанции или контрольном купоне обновленного электронного билета.
При изменении существенных параметров билета, например, даты или маршрута, при которых изменяется и номер самого документа при проведении бронирования, информацию нужно отразить в документе «Поступление билетов» с указанием вида операции «Обмен». При проведении этого действия списывается старый билет и оформляется новый. По этой причине в новом документе отражается информация о выбывающем билете, а также о новом билете с указанием его стоимости и в т.ч. НДС.
Если поездка отменяется, то нужно оформить документ «Поступление билетов» с указанием вида операции «Возврат».
Каждый купленный билет фиксируется в справочнике «Билеты». При открытии конкретного документа пользователю показываются не только основные сведения о предоплаченных ), но и все проводимые с билетом действия (гиперссылка «Операции с билетом»).
Особенности учета электронных билетов
Электронный билет РЖД для авансового отчета предоставляется с целью подтверждения расходов в командировке, которые могут быть возмещены работодателем. Для этого сотруднику компании достаточно предоставить контрольный купон. В нем содержатся следующие сведения:
- ФИО пассажира,
- дата совершения поездки,
- время отправления и прибытия железнодорожного состава,
- место в вагоне,
- название компании-перевозчика,
- актуальный тариф и цена.
В ряде случаев пассажир по рассеянности теряет документы. Что предпринимать в таких ситуациях? Контрольный купон восстановить легко. Для этого нужно зайти в свой электронный почтовый ящик и повторно распечатать документ. Если покупка была оплачена через терминал, а пассажир потерял купон, но сохранил посадочный талон, где отражены данные о стоимости услуг перевозки, такой расход можно учитывать в авансовом отчете.
Многих пассажиров интересует, могут ли быть предоставлены для авансового отчета электронные билеты РЖД на другом языке. Это можно сделать, причем не требуется переводить все данные. Достаточно осуществить перевод реквизитов:
- первичной учетной документации,
- наименования услуги и ее цены,
- текущей налоговой ставки,
- полной суммы налоговой выплаты.
Перевод могут осуществлять не только профессионалы, но и непосредственно сотрудники компании-налогоплательщика. Таким образом, оформление электронного билета РЖД на иностранном языке не помешает его включению в авансовый отчет.
Лимиты расходов на проезд
В коммерческих структурах возмещаемые расходы на проезд в командировке компенсируются сотрудникам согласно принятым лимитам в каждой конкретной компании. Эти суммы закреплены во внутренних локальных актах и могут быть неограниченны.
Для некоммерческих или бюджетных организаций лимиты установило Правительство и закрепило их в Постановлении, согласно которому расходы на проезд в командировке возмещаются сотрудникам в форме фактических затрат, подтвержденных платежной документацией и не превышающих стоимости проезда:
- для ж/д транспорта: в вагоне купе;
- для воздушного транспорта: в салоне эконом-класса;
- для водного транспорта: в каюте категории 5 для морского, каюте группы 2 для речного, каюте категории 1 для паромов;
- для авто транспорта: на любом общественном, кроме такси.
В государственных учреждениях проездные билеты в командировку вне зависимости от вида транспорта, категории купе или каюты, а также класса мест в самолете оплачиваются согласно фактическим затратам. Компенсация сотруднику производится также при условии подтверждения затрат на проезд соответствующими документами.
Получение посадочного купона на бланке проездного документа
Если вы не воспользовались услугой электронной регистрации, получить посадочный купон на бланке проездного документа можно только на территории Российской Федерации:
- в билетной кассе, оборудованной терминалом системы «Экспресс» – здесь можно получить посадочные купоны на весь заказ в целом или на отдельные электронные билеты заказа;
- в терминале самообслуживания – здесь посадочные купоны оформляются только на весь заказ в целом.
Важно! Билеты на скорые пригородные поезда с предоставлением мест вы сможете получить не в любой билетной кассе, а только в билетной кассе перевозчика на вокзале отправления и прибытия поезда.
Подтверждающие документы для бухгалтерии
Работник доложен отчитаться перед бухгалтерией о затратах, понесенных в командировке, в течение трех дней после прибытия из командировки. Он обязан представить обычный или электронный авиабилет и посадочный талон.
Билет на самолет
Если сотрудник приобретал авиабилет самостоятельно, тогда он должен представить его для отчетности. Для отчета предоставляется оригинал авиабилета или распечатанный электронный билет на самолет. Что такое электронный авиабилет и как им пользоваться, можно прочитать тут.
Если авиабилет на иностранном языке, его придется частично перевести. Потребуется перевод имени и фамилии, направления, номера и даты рейса. Переводом может заняться штатный сотрудник или можно доверить это дело специальным фирмам.
Посадочный талон
Сотрудник, который отправляется в командировку, по прибытии должен представить посадочный талон для отчета. Получить его он может у стойки регистрации или распечатать самостоятельно при онлайн-регистрации.
Посадочный талон должен иметь какой-либо реквизит, подтверждающий факт перелета. Например, это может быть штамп о досмотре.
