Нужна ли онлайн касса ИП на патенте в 2021 году

Главная • Блог • Блог для предпринимателей • Как и кому вести кассовую книгу в 2021 году

Кассовая книга в 2021 году, как и ранее, оформляется владельцами бизнеса, имеющими оборот наличности. Причем, она ведется одна, даже при использовании нескольких видов деятельности и разных режимов налогообложения. Рассмотрим, как правильно заполнять кассовую книгу в 2021 г. и какие данные в ней отражаются.

Кассовая книга: что она собой представляет

Кассовая книга ― учетный регистр, где отражаются данные о проведенных финансовых операциях в точной последовательности, согласно сведениям, представленным в первичных документах. Информация о проведенных операциях регистрируется сразу после их совершения. Главный бухгалтер, закрепленный за предприятием, контролирует работу кассиров и других сотрудников, на которых возложена обязанность по заполнению кассовой книги.

Приходный и расходный кассовый ордера могут создаваться на основе разных оправдательных документов. К примеру, фискальных, формируемых с помощью онлайн-кассы. Если предприниматель по закону освобожден от расчетов на ККТ, вместо фискальных документов, применяются товарные чеки, БСО.

Кассовая книга используется при совершении любых кассовых операций, как задокументированных, так и не прошедших фискализацию. Примером последней является выдача денег сотруднику под отчет.

Особенности и преимущества онлайн ККТ для ИП на патенте

Онлайн кассы для ИП при патенте обязательно должны быть использованы бизнесменами. Техника заметно упрощает работу, повышает рентабельность предприятия, увеличивает прибыль.

Онлайн техника, предназначенная для ИП на ПСН, обладает такими особенностями:

1. Высокой производительностью и эффективностью. Оборудование поддерживает режим многозадачности, может выполнять сразу несколько функций, что заметно облегчает работу кассира-операциониста.
2. Удобным и «умным» управлением. С кассой справится любой человек, независимо от его опыта и навыков. Многие ККТ представляют собой универсальный планшет, почти такой же как и смартфон. Будет отличаться такая касса набором функций.
3. Наличием операционной системы. Модели могут работать на разных ОС. Самая распространенная и удобная техника действует на Android. Вы сможете установить дополнительные программы для работы, не задействовав при этом специалистов.
4. Установленным программным обеспечением. Некоторые производители разрабатывают уникальное ПО для своих онлайн касс. Устанавливать дополнительно его не придется.
5. Возможностью подключения к Интернету. Кассы нового типа должны обязательно иметь доступ к Интернету для того, чтобы передать данные оператору фискальных данных и в ФНС. Это обязательное требование ко всем новым устройствам.
6. Автономной работой. Кассовая техника обязательно должна иметь встроенный аккумулятор, позволяющий ей бесперебойно работать в режиме нон-стоп. С такой техникой не возникнет проблем, вы сможете применять ее удаленно от торговой точки. Кстати, такие модели очень востребованы таксистами, специалистами служб доставки, курьерами.
7. Мобильностью. Кассовый аппарат нового образца, как правило, не занимает много места. Конечно же, можно подобрать стационарную модель, если у вас точка с большой проходимостью, однако, новые переносные кассы могут справляться и со средним потоком покупателей, и с малым.
8. Универсальностью. К онлайн кассам для ИП на патенте обязательно должна подключаться другая техника.
9. Возможными вариантами расчета покупателей. Сейчас предусмотрены модели с разными способами расчета: наличный, безналичный, электронные варианты оплаты. Карт-ридер в некоторых моделях встроен в устройство, а может «идти» отдельно и подключаться через специальный порт к кассе.
10. Неповторимым стилем и дизайном. Производители кассовой техники радуют клиентов. Можно подобрать кассу под свой вкус. Например, в ассортименте ЦТО «Мета» вы найдете кассы Кассатка, созданные в лаконичном черно-белом стиле, или онлайн кассы Эвотор, отличающиеся современным дизайном, а также неповторимое оборудование LiteBox, онлайн кассы МТС и другие не менее привлекательные модели.

Мы обозначили важные преимущества, которыми должны отличаться кассовые аппараты для ИП на патенте.

Если перед вами стоит непростой выбор, какая касса подойдет для вашего бизнеса — вы можете ознакомиться со списком лучших касс ниже, или позвоните специалистам центра технического обслуживания «Мета». Они подберут вам действительно полезную и эффективную кассу, которая справится с многими задачами, упростит работу кассиру и принесет прибыль.

Кто ведет кассовую книгу

Юридические лица обязаны вести кассовую книгу в 2021 году. Что касается ИП, в отношении их работы такая обязанность не закреплена. Однако должны вести сводные документы с регистрацией расхода и прихода средств, как альтернативу кассовой книге. Как правило, в подобных случаях применяется КУДИР. Принцип ее заполнения аналогичен: отражаются данные о совершенных операциях, согласно первичной документации.

Одна из причин использования книги учета для юридических лиц заключается в контроле над лимитом предприятий. По результатам каждой операции образуется денежный остаток. Его размер не должен превышать лимит, установленный законодательно. Если он окажется выше, излишек перечисляется на банковский счет. Субъект хозяйствования с этой целью предварительно заключает договор с банком об обслуживании денежно-кредитных операций.

Относительно максимальных лимитов для индивидуальных предпринимателей действует послабление. То есть, для ИП они не установлены. Но по желанию разрешается создавать отдельный норматив с целью регулирования оборота наличности в рамках предприятия.

Обратите внимание!

Кассовая книга не предназначена для документирования денежных операций, осуществляемых в рамках эквайринга (безналичные платежи). Однако через онлайн-кассу они проводятся в обязательном порядке. Выручка с эквайринга поступает на расчетный счет, закрепленный за предприятием. А в книге учета регистрируется только наличность, и лишь она влияет на лимит.

Сроки перехода на онлайн-кассы для ИП на патенте

Согласно изменениям в Федеральном законе «О применении контрольно-кассовой техники», предприниматели на ПСН обязаны начать использовать ККМ нового образца:

• До 1 июля 2021 года – при продаже подакцизных товаров, осуществлении розничной торговли, а также предлагающие услуги общественного питания с использованием наемных работников. Стоит знать, что при найме сотрудника организация обязана установить и зарегистрировать кассу нового образца в течение 30 дней с момента принятия его на работу.
• До 1 июля 2021 года – самозанятые ИП на ПСН, а также компании, оказывающие населению любые услуги, кроме общественного питания.
• С 1 июля 2021 года весь малый бизнес должен использовать новые онлайн-кассы.

Правила ведения кассовой книги в 2021 году

Заполнение электронного документа требует использования цифровой подписи, предназначенной для его заверки. Она выдается аккредитованным Удостоверяющим центром лично руководителю предприятия или его доверенному лицу. Бумажный бланк подписывается вручную. Если обязанность по ведению кассовой книги в 2021 году возложена на самого руководителя, образцы подписей не требуются.

Основные правила работы с кассовой книгой:

• 1. Кассовая книга начинается в начале года и завершается в конце. Исключения предусмотрены для новых предприятий, образованных в середине года. Тогда дата начала ведения книги совпадает с днем проведения первой операции. В случае приостановки деятельности в середине года, завершается и кассовая книга.
• 2. Документ оформляется на компьютере или вручную. При заполнении вручную нужно использовать шариковую ручку, но ни в коем случае не карандаш.
• 3. Данные вносятся в каждую строку, без пропусков.
• 4. Каждый лист составлен в двух экземплярах: один остается в самой книге, а второй отрезается и передается в бухгалтерию или руководителю предприятия.
• 5. Каждый лист пронумерован в хронологической последовательности и сшит с другими.
• 6. Ошибки и неточности недопустимы. При совершении помарки необходимо зачеркнуть данные, а рядом аккуратно написать правильное значение.
• 7. Книга заполняется каждый день. Новый день ― новый лист. Но в случае отсутствия операций с наличностью в течение смены заполнять ее не требуется.
• 8. Каждый день в конце смены кассовая книга сдается на проверку в бухгалтерию. Туда же передаются первичные документы, ставшие основанием для заполнения учетного документа. После сверки информации бухгалтер подписывает и возвращает кассовую книгу кассиру.
• 9. В пределах одного предприятия ведется одна кассовая книга. Использование двух и более документов не допустимо. Исключение ― наличие филиалов. Тогда в каждом свой документ, который впоследствии передается в головной офис.

Существует возможность составить несколько типов ордеров, что не зависит от вида конкретной операции. К примеру, приходные операции бывают следующих разновидностей:

• полный расчет за товар;
• частичная оплата за продукцию (оставшаяся часть суммы оформляется в виде кредита);
• предоплата (например, покупка подарочной карты).

Тем не менее, все операции являются приходом. По каждой группе оформляется отдельный ордер.

Как правильно заполнять кассовую книгу: инструкция

Заполнять поля кассовой книги просто. Основные действия ― внесение прибывшей и убывшей наличности, а также подведение итогов в конце смены. Кассовая книга в 2021 году оформляется по форме КО-4. Законодательство позволяет не руководствоваться именно этим бланком. Можно использовать любую другую форму документа, разработанную индивидуально в рамках устава организации. Но большинство бизнесменов довольствуется КО-4, потому что она удобная и понятная.

Рассмотрим основные нюансы при заполнении кассовой книги:

• 1. Титульный лист ― «лицо» документа. Он содержит основные данные, такие как наименование организации, коды ОКПО, ОКУД, период, за который заполняется книга (как правило, календарный год).
• 2. Основа кассовой книги ― кассовые листы. Они содержат основную информацию, ради которых, собственно, и ведется книга. Сначала переносится остаток, полученный в конце предыдущей смены. Он и открывает день. Регистрируются приход и расход в течение смены, проведенные в виде наличности. Для каждого типа операции предусмотрен свой столбец. Также указывается, от кого получено либо кому выданы деньги (фамилии ИП либо наименование организаций). По завершении смены подводятся итоги. Полученный остаток переносится на начало следующего дня. На листах стоят подписи кассира, бухгалтера, которые подтверждают соответствие указанных данных фактическим сведениям.
• 3. Последняя страница заполняется тогда, когда книга за указанный период будет завершена. Обязательно указывается количество прошитых и пронумерованных листов. Бухгалтер и руководитель компании ставят подписи, при наличии печати используют и ее.

Какой фискальный накопитель должны установить ИП на патенте?

Существует два вида аппаратов для хранения данных:

• Сроком на 13 месяцев. Данный вид можно устанавливать при сезонной торговле, а также при продаже подакцизных товаров.
• Сроком на 36 месяцев. Накопители такого рода используются во всех остальных случаях.

Как осуществлять деятельность компании до приобретения ККТ?

Если индивидуальный предприниматель на ПСН еще не перешел на новые онлайн-кассы, он должен выдавать покупателям бланки строгой отчетности, квитанции или товарные чеки. В случае, если клиенту не будет предоставлен документ, подтверждающий оплату, на ИП налагается штраф в размере 2 000 рублей.

Обратите внимание на то, что после приобретения ККТ реквизиты БСО и чека, пробиваемого кассой, должны совпадать. Также ИП на патентной системе налогообложения могут не указывать на чеках наименования товаров или услуг до 1 февраля 2021 года.

Способы заполнения кассовой книги

Как уже говорилось выше, кассовая книга в 2021 году заполняется ручкой или в электронном виде. Особенность ручного заполнения заключается в делении книги на две части. Одна ― основная, вторая ― отрывная.

При заполнении документа основная часть накладывается на отрывную, а между ними размещают лист копировальной бумаги. В результате все записи, внесенные на верхнем листе, отражаются на нижнем. Основная часть кассовой книги сшивается, а та, на которой информация скопирована, передается в бухгалтерию.

Заполнение кассовой книги на компьютере предполагает использование бухгалтерской программы либо таблицы Excel. Заполнение документа осуществляется по установленным правилам. Далее листы распечатываются, заверяются подписями и сшиваются.

Доступен еще один вариант заполнения ― в электронном виде без распечатки. Для его заверки потребуется электронная подпись, которая гарантирует целостность и защиту от доступа третьих лиц.

Хранение кассовой книги

За организацию мест для хранения документации несет ответственность руководитель предприятия. Точные сроки хранения указаны в ФЗ-402 от 06.12.2011. Согласно ст. 29 соответствующего закона, они составляют от пяти лет после отчетного года. По истечение этого срока разрешено уничтожение документов, но руководство предприятия может принять решение о его продлении.

Кассовая книга хранится в архиве предприятия, среди других значимых документов. Также их могут брать на сохранность специализированные фирмы. Они заключают договор о сотрудничестве и обеспечивают услуги хранения документов с гарантиями.

Если документы используются в судебных разбирательствах, срок их хранения продлевается до момента завершения дела.

Контроль ведения кассовой книги

Проверка кассовой дисциплины осуществляется налоговыми структурами. При выявлении нарушений на проверяемого накладываются штрафы. Целью проверки является не только выявление ошибок, допущенных в кассовой книге, но и других правонарушений, связанных с кассовой дисциплиной.

Контролирующие органы проверяют:

• документы, имеющие отношение к регистрации кассовых операций (кассовая книга является одним из них);
• отчетность из фискальной памяти ККТ;
• приказ на лимит остатка по кассе;
• отчеты по авансам и прочее.

Специалисты налоговой службы внимательно изучают кассовую книгу для определения полноты и своевременности оприходования выручки.

Напомним, что субъекты хозяйственной деятельности, должны уплачивать налоги по тарифам, предусмотренным в рамках используемой системы налогообложения. В соответствии со ст. 126 НК РФ, непредоставление налоговому инспектору документов, подтверждающих доход, влечет наказание в виде штрафов 200 рублей за каждый «скрытый» документ. Неведение кассовой книги является серьезным правонарушением. Согласно ст. 120 НК РФ, оно карается штрафами в размерах от 10 000 рублей.

Нужна помощь с бухгалтерским учётом?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем вам вести бухгалтерский учет на самых выгодных условиях.

Как вести работу компании до приобретения ККТ?

До предусмотренных законом сроков кассиры предприятий должны выдавать покупателям стандартные документы, подтверждающие оплату товаров или услуг – чеки, квитанции или бланки строгой отчетности.

Это обязательная процедура, при нарушении которой на организацию налагается штраф в размере 2000 рублей для ИП, а также должностных лиц.

Важным нюансом является то, что при установке ККТ реквизиты стандартных платежных документов должны совпадать с информацией на чеке из онлайн-аппарата.