Новая форма от ФНС: УКД – документ, который упростит документооборот

Что такое УПД в бухгалтерии

Созданию документа предшествовало стремление ФНС объединить в одной форме данные налогового и бухгалтерского учета. Как правило, реквизиты, указанные в счете-фактуре и первичной форме, которыми традиционно подтверждаются хозяйственные операции коммерческого характера, повторяются, а каждый из них в отдельности служит основанием для разных учетных систем. Объединение двух форм в одну делает применение УПД более эффективным, поскольку позволяет заметно уменьшить издержки на обработку учетной информации.

Из названия документа следует, что он не является внутрифирменной формой, а подтверждает передачу МЦ или услуг от одного контрагента другому, т.е. оформляет сделку по заключенному соглашению. Использование УПД в учете фирмы стало возможным с октября 2013, когда этот единый документ был предложен письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/[email protected]

Универсальный передаточный документ разработан на базе счета-фактуры, внедренного в новый бланк и очерченного жирной линией. Остальная часть документа содержит элементы формы товарной накладной и раздел с реквизитами (слева), которые обычно указывают при составлении деклараций.

В УПД можно выделить титульный, основной и заключительный разделы. В титуле отражаются сведения о продавце, грузоотправителе, покупателе, валюте. Основная часть представлена графами счета-фактуры, в которых указывают название товаров и услуг, объем, цену и стоимость, суммы налога, информацию о руководстве, главном бухгалтере компании или уполномоченных на подписание счетов-фактур лиц. В заключительной части документа фиксируются основание для передачи ценностей/прав/услуг, а также информацию о сдаче/приеме груза и т.п.

Общее понятие УПД

Универсальный документ — это унифицированная форма, она может заместить комплект первички, при перемещении и передаче другому экономическому субъекту различных материальных ценностей. Этот документ не является пока обязательным к повсеместному применению, но все больше хозяйствующих субъектов его используют.

Форма документа по внешнему виду похожа на стандартную типовую счет-фактуру и часто используется взамен нее. Также она может использоваться вместо стандартных форм первички: ОС-1, ТОРГ-12, М-15, ТТНк, передаточного акта. В документе содержатся все нужные реквизиты для перечисленных стандартных форм и поэтому, например вместо двух бумаг, например, накладной и счет-фактуры, можно выписать один УПД.

Особенности применения УПД

УПД многофункционален и может использоваться как объединяющий счет-фактуру с первичкой, либо исключительно как первичный документ.

Статус документа, проставляемый в соответствующем поле левого верхнего угла, указывает на его характер:

• «1» означает замену УПД комплекта «счет-фактура + первичная форма (С-Ф + ПФ);
• «2» указывает на то, что УПД – это первичный документ.

Передаточный документ со статусом 1, заменяющий пакет «С-Ф + ПФ» соединяет оформление счета-фактуры для расчета НДС и отгрузочного документа, а значит, требует обязательного заполнения всех реквизитов формы.

При статусе «2» УПД применяется только как ПФ. В этом случае УПД могут применять фирмы-упрощенцы, поскольку его выставление не образует обязанности по уплате НДС. Если документ используется со статусом «2», то поля, предназначенные для счета-фактуры, не заполняются.

Дата УКД

В форме УКД есть две даты (см. рис. 9):

• Строка (1) — дата составления документа, которую заполняет продавец;
• Строка [13] — дата согласования покупателем предложенного изменения.

При заполнении УКД со статусом (1) в строке (1) указывается фактическая дата составления первичного документа и корректировочного счета-фактуры (п. 5.2 ст. 169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения корректировочных счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137).

Корректировочный счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня составления документов, служащих основанием для изменения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Если в соответствии с договором согласия покупателя на изменения их стоимости не требуется, то продавец составляет УКД только для уведомления покупателя об изменении стоимости и в качестве даты выставления корректировочного счета-фактуры на бумажном носителе будет дата, указанная в строке (1).

Если согласие от покупателя требуется, то в качестве даты выставления корректировочного счета-фактуры считается дата, указанная в строке [13].

При указании даты составления первичного учетного документа нужно учитывать, что согласно статье 9 Закона № 402-ФЗ документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

В строке [13] указывается дата согласования покупателем изменения стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) или дата получения покупателем уведомления продавца об изменении стоимости – в случае проставления:

• дата составления УКД в cтроке (1) совпадает с датой согласования изменения стоимости (строка [13]) или
• дата согласования изменения стоимости (строка [13 ]) более поздняя, чем дата составления УКД (строка (1)).

В таблице 2 приведены варианты проставления дат в УКД в целях учета НДС:

Таблица 2

Указание дат в строках (1) и [13] УКД у продавца и покупателя в целях исчисления НДС в зависимости от факта хозяйственной ситуации

Универсальный передаточный документ: когда можно применять

УПД – универсальный передаточный документ служит основанием для ведения бухучета, подтверждения затрат для расчета налога на прибыль, а также заявления налогового вычета по НДС. Форма УПД лишь рекомендуется к применению, т. е. налогоплательщику дано право выбора – будет он использовать в учете УПД или счета-фактуры и разработанные собственные документы.

В процессе создания УПД предполагалось, что применяться он будет лишь для оформления операций по отгрузке товаров и движимого имущества. Однако оказалось, что УПД может использоваться и для подтверждения операций по:

• оказанным услугам;
• выполненным работам;
• поставкам товаров с логистической составляющей или без нее;
• передаче прав на имущество.

Можно теперь не ставить печати в трудовых книжках?

Раньше так делать было рискованно. Ведь в правилах заполнения трудовых книжек по-прежнему написано, что запись на титульном листе и записи об увольнении в трудовой книжке нужно заверять печатью (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 ).

Печать в трудовых книжках больше не обязательна !

Минтруд поставил точку в спорах об использовании печати организации при заполнении трудовых книжек. Теперь заверять записи в трудовой книжке печатью нужно лишь при ее наличии.

Это интересно: Форма декларации по ндс

По новым правилам организации, отказавшиеся от использования печати, должны заверять записи о приеме на работу, кадровых перемещениях и увольнениях только подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Компании, продолжающие использовать печать, должны по-прежнему заверять печатью увольнительные записи.

Кстати, оговорка «при наличии» распространяется и на проставление печати на первом листе трудовой книжки и вкладыше в трудовую книжку. Заверять оттиском печати приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней тоже больше необязательно.

Бумажный и электронный УПД: с какого числа действует

Законодатели разработали два варианта УПД – в бумажном и электронном виде. Отметим, что бумажный документ (рекомендованный письмом ФНС ММВ – 20-3/[email protected]) менее функционален и может выступать как:

• ПФ;
• С-Ф+ПФ.

Электронная версия УПД, вошедшая в обиход с 07.05.2016 согласно Приказу ФНС ММВ-7-12/[email protected], заменяет:

• ПФ;
• С-Ф;
• С-Ф + ПФ.

Если УПД заменяет пакет С-Ф + ПФ или ПФ (например, акт выполненных работ), то документ представляет собой два связанных файла: с данными продавца и покупателя (п. 2.10 Приказа МФ № 174н). Заменяющий счет-фактуру УПД не требует подписи получателя, поэтому оформляется одним файлом обмена с информацией продавца.

Как это работает на практике

Бюджетная организация реализует услуги сторонней компании по договору. В момент оказания услуг стороны обязаны подписать акт об оказанных услугах. Только после того как заказчик примет выполненные действия, бюджетная организация вправе выставлять требования по оплате. То есть сформировать счет-фактуру.

Документооборот общего порядка не всегда удобен. Например, если заказчик и исполнитель находятся в разных населенных пунктах или даже регионах. Это дополнительные издержки организаций.

Сократить расходы позволит упрощенный способ документооборота: бюджетное учреждение сформирует УПД, который заменяет и акт, и счет-фактуру одновременно. Заказчик, проверив качество и объем оказанных услуг, подпишет формуляр и сразу передаст на оплату. Что существенно сократит время расчетов между сторонами.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы изменять УПД при изменении стоимости товаров, работ, услуг.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: .

Можно ли применять УПД при оказании услуг перевозки

Применять УПД при оказании транспортных услуг и услуг грузоперевозки не запрещено. Однако при наличии только УПД у Вас могут возникнуть претензии со стороны налоговых органов, т.к. контролирующие органы могут посчитать, что УПД не достаточно для документального подтверждения факта оказания услуги.

Самый правильный подтверждающий документ

Согласно пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ при исчислении налога на прибыль налогоплательщик может в качестве материальных расходов учесть затраты на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями, а также на выполнение этих работ (оказание услуг) структурными подразделениями налогоплательщика. Указано, что к работам (услугам) производственного характера относятся, в частности, транспортные услуги сторонних организаций (включая индивидуальных предпринимателей) и (или) структурных подразделений самого налогоплательщика по перевозкам грузов внутри организации, в том числе перемещение сырья (материалов), инструментов, деталей, заготовок, других видов грузов с базисного (центрального) склада в цеха (отделения) и доставка готовой продукции в соответствии с условиями договоров (контрактов).

В Письме Минфина России от 28.08.2018 N 03-03-06/1/61110 отмечается, что согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Их формы утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Данным Законом установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа.

С 01.01.2013 формы в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению остаются формы документов, используемых в качестве «первички», установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов.

Согласно п. 2 ст. 785 ГК РФ заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного конкретным транспортным уставом или ГК РФ).

В силу п. 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом <1> (далее — Правила) и в соответствии с Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» оформление транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по форме согласно приложению 4 к Правилам, необходимо для подтверждения заключения договора перевозки груза (см. также Письма Минфина России от 21.12.2017 N 03-03-06/1/85703, от 06.09.2016 N 03-03-06/1/52112, ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/[email protected]).

Таким образом, по мнению финансистов, затраты организации на перевозку груза подтверждаются транспортной накладной, соответствующей форме, указанной в названном приложении, при этом должен быть заключен договор перевозки груза.

К сведению. Согласно ст. 785 ГК РФ по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его уполномоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату.

Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом).

Обычно к подобным выводам приходят и суды. Отметим, что, по мнению АС ЗСО, выраженному в Постановлении от 30.05.2017 N Ф04-991/2017 по делу N А81-1671/2016, ненадлежащее заполнение товарно-транспортных накладных не свидетельствует о нереальности поставок, если указанные в накладной государственные номера автомобилей являются действительными и выдавались именно на грузовые транспортные средства, которые могли использоваться для перевозки.

Например, не имеет значения факт отсутствия подписи водителя в транспортном разделе накладной, если данная подпись имеется в товарном разделе накладной, при этом все обязательства по договору транспортной экспедиции исполнены и приняты сторонами без предъявления претензий (Постановление ФАС МО от 03.04.2014 N Ф05-2425/2014 по делу N А40-89501/13-20-315).

Можно применить и УПД

В настоящее время вместо транспортной накладной поставщик может оформить универсальный передаточный документ (УПД), в том числе если самостоятельно осуществляет транспортировку товара. Форма УПД основана на форме счета-фактуры и объединяет в себе указанные в п. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ обязательные реквизиты первичных учетных документов и информацию счетов-фактур, предусмотренных гл. 21 НК РФ и Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137.

В Письме ФНС России от 27.05.2015 N ГД-4-3/8963 указано, что заполнение всех реквизитов УПД позволяет использовать его в целях исчисления налога на прибыль. Налоговики считают, что УПД может использоваться для приемки-передачи товара вместо транспортной накладной, — такой вывод можно сделать из названного Письма. Причем они допускают, что в рамках одного договора могут быть использованы товарная накладная для приема-передачи одной партии товара и УПД для оформления операций по реализации другой партии товара.

Правда, при этом поставщик не освобождается от необходимости выполнения Правил и требований Федерального закона N 259-ФЗ. Но, по нашему мнению, все требования окажутся выполненными, если заполнить реквизиты в разделе «Данные о транспортировке и грузе» рекомендуемой формы УПД <2>.

Налогоплательщик может самостоятельно дополнять УПД любыми показателями, единственное условие — сохранение формы счета-фактуры (см., например, Письма ФНС России от 14.09.2017 N ЕД-4-15/[email protected] и от 23.12.2015 N ЕД-4-15/22619).

В Письме ФНС России от 10.08.2018 N АС-4-15/[email protected] подробно разъяснено, что транспортная накладная, форма которой приведена в Правилах, может быть использована организацией в качестве первичного учетного документа при условии отражения в ней всех обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ. В ином случае (например, в случае отсутствия в документе, оформляющем гражданско-правовые отношения по договору перевозки, ее итоговой стоимости) транспортная накладная может служить основанием для составления соответствующего первичного учетного документа, форма которого действующим законодательством не регулируется и может быть определена хозяйствующим субъектом.

Следовательно, договор перевозки может предусматривать необходимость оформления сторонами договора дополнительно к транспортной накладной двустороннего первичного учетного документа, определяющего стоимость совершенной перевозки, факт которой подтвержден надлежаще оформленной транспортной накладной (основания для оплаты).

В таком случае нет причин запретить применение формы УПД для оформления по факту перевозки первичного учетного документа. При данной форме можно отразить в документе, в частности, все необходимые показатели, предусмотренные законодательством в области бухгалтерского учета для первичных учетных документов.

Налоговики находят данные выводы верными и в отношении оформления транспортно-экспедиционных услуг.

На основании изложенного можно прийти к следующим выводам:

— для подтверждения расходов на услуги по перевозке наиболее подходит транспортная накладная, составленная по форме, приведенной в Правилах:

— если перевозку осуществлял сам налогоплательщик в своих интересах, подтверждать ее транспортной накладной не нужно, хотя есть небольшой риск возникновения претензий со стороны налоговых органов;

— вместо указанной транспортной накладной можно использовать накладную по форме 1-Т, форма которой утверждена Постановлением Госкомстата России N 78, но вполне вероятно, что правомерность этого налогоплательщику удастся доказать только в суде;

— расходы на перевозку могут быть подтверждены УПД, если она содержит все реквизиты, предусмотренные для товарной накладной, при этом правильно заполненные.