Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.
При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Виды документов
На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:
- организационные;
- распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
- информационно-справочные.
Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел.
Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.
Удаленная работа
- В ТК РФ появятся новые понятия ─ временная дистанционная и комбинированная дистанционная работа (законопроект № 973264-7).
Проект направлен на решение проблем российского трудового права ─ недостаточную гибкость и ограниченные возможности применения информационно-коммуникационных технологий в трудовых отношениях.
В гл. 49.1 ТК РФ кроме уже имеющегося понятия дистанционной работы введут два новых:
- Временная дистанционная (удаленная) работа ─ режим работы, предусматривающий временное выполнение трудовой функции работника, работающего на основании трудового договора вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя.
- Комбинированная дистанционная (удаленная) работа ─ режим работы, включающий в себя работу и на стационарном рабочем месте, и дистанционную работу.
В обновленной редакции гл. 49.1 ТК РФ детализируют порядок документального оформления таких режимов труда.
Подготовка организационных и распорядительных документов
Унифицированные формы некоторых организационных и распорядительных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Организация может по собственному выбору:
- использовать унифицированную форму документа, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
- применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.
Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Ситуация: какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности?
К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.
Документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся:
- в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
- в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
- в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.
Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся:
- в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
- в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
- в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.
Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Информационно-справочные документы
Документооборот информационно-справочных документов складывается из трех частей (документопотоков).
Во-первых, входящая документация:
- указания вышестоящих организаций;
- отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
- письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
- заявки, жалобы, предложения граждан.
Во-вторых, исходящая документация:
- ответы на входящие запросы;
- инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).
В-третьих, внутренняя документация:
- внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
- другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).
Ситуация: обязан ли работодатель знакомить сотрудника с докладными записками на него?
Нет, не обязан.
Работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, которые непосредственно связаны с его трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ).
Докладные записки нормативными актами не являются, они лишь фиксируют факты исполнения или ненадлежащего исполнения сотрудником его должностных обязанностей. Поэтому с докладными записками, которые поступают на сотрудника, самого сотрудника знакомить не требуется. Правомерность такой позиции подтверждают и суды (см., например, апелляционное определение Архангельского областного суда от 7 октября 2013 г. № 33-5808/2013).
Проверки работодателей
- С 2021 года в порядок проведения проверок внесены корректировки (Приказ Роструда от 22.04.2020 № 103).
Приказ № 103 внес поправки в текст Административного регламента, утв. Приказом Роструда от 13.06.2019 № 160, который содержит порядок проведения надзорных мероприятий за соблюдением работодателями трудового законодательства.
Теперь при проверках инспекторы вправе истребовать у работодателя больше документов. Это связано в том числе с формированием сведений о трудовой деятельности сотрудников.
Внесены и другие поправки: определено, что Роструд больше не будет размещать на сайте территориального органа ежегодный план проверок, введены нормы о принудительном исполнении предписаний, скорректировано содержание предписаний об устранении выявленных нарушений.
- Кого проверят в 2021 году (Постановление Правительства от 03.04.2020 № 438).
Указанным постановлением утверждены новые планы проверок ГИТ. Для малого и среднего бизнеса, включенного в реестр МСП, предусмотрен мораторий на проверки (кроме плановых проверок ГИТ компаний с выручкой более 2 млрд руб. в год, а также с численностью свыше 250 чел.).
В план проверок на 2021 год войдут только компании со значительными, высокими и чрезвычайно высокими рисками. Кстати, Роструд до конца лета 2021 года планирует пересмотреть категории риска и список проверяемых компаний. Возможно, что некоторых работодателей начнут проверять дистанционно.
Подсказки для работодателя
Учет информационно-справочных документов
Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).
Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:
- прием;
- сортировка;
- рассмотрение руководством;
- направление исполнителям.
Входящие документы
Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю. На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, нужно передать секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.
Документы с пометкой «лично» не вскрываются и сразу передаются адресату.
Такой порядок обработки поступающих документов предусмотрен в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Ситуация: нужно ли уничтожать конверты или их следует подшивать в дело вместе с письмами?
Конверты сохранять и подшивать в дело вместе с письмами не нужно за исключением случаев, когда:
- на вложенном документе нет обратного адреса и фамилии отправителя;
- необходимо сохранить почтовый штемпель, чтобы впоследствии подтвердить по нему дату получения документа;
- на конверте нет пометки «лично», а вложенный документ носит личный характер;
- полученная корреспонденция требует доплаты.
Об этом сказано в пункте 3.1.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Исходящие документы
При поступлении запросов в кадровую службу (например, для документального подтверждения информации о сотруднике) работа над ними строится по следующей схеме:
- исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;
- проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем – на согласование заинтересованным лицам;
- исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;
- заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;
- ответ передается для отправки.
Такая же схема (исключая первую процедуру) действует и при подготовке инициативных документов – запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.
Перед отправкой документа нужно:
- проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);
- проверить наличие необходимого числа копий;
- уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).
Некомплектные и неправильно оформленные документы верните исполнителю на доработку.
Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в пункте 3.1.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Работу с внутренними документами постройте по той же схеме, что и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пунктах 3.1.1 и 3.1.3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Изменились реквизиты организации
Если в организации изменилось наименование, то кадровой службе необходимо внести это в документы. Условно можно выделить четыре этапа.
Первый этап – заключите дополнительное соглашение к трудовым договорам с сотрудниками. Наименование указывают в трудовых договорах, поэтому если оно изменилось, то это нужно отразить и в трудовом договоре (ч. 1 и 3 ст. 57 ТК РФ).
Второй – внесите запись в трудовые книжки. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» укажите запись о переименовании, например: «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») с 21.09.2015 переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Торговая (ООО «Торговая )». А в графе 4 проставьте дату и номер приказа (распоряжения), на основании которого переименована организация. Так сказано в пункте 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Третий – внесите новое наименование в шаблоны (бланки) кадровых документов (п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).
И, наконец, четвертый: обновите оттиск печати кадровой службы (при ее наличии).
Аналогично поступайте и при изменении других реквизитов. Например, если изменился адрес организации, то придется только заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам и изменить бланки кадровых документов (этапы 1 и 3). А если изменились банковские реквизиты организации, то вам понадобится пройти только первый этап.
Кадровый ЭДО
- Минтруд законодательно закрепил порядок проведения эксперимента по использованию кадровых электронных документов (Приказ от 14.05.2020 № 240н).
Закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов…», принят в разгар эпидемии. Он вступил в силу 5 мая 2021 года, и с этой даты запущен эксперимент по кадровому ЭДО, который продлится до 31 марта 2021 года.
В приказе Минтруда определяются организационные нюансы проведения эксперимента и контроля за его ходом. А также даются рекомендации работодателям ─ необходимости подачи заявления до 01.12.2020 для участия в эксперименте, самостоятельном выборе работодателем даты начала его проведения и другие.
Как проходит эксперимент по кадровому ЭДО
При подведении промежуточных итогов проведения экспериментов чиновники Федеральной службы по труду и занятости отметили (Информация Минтруда от 26.06.2020):
- Работодатели вправе использовать для кадрового ЭДО как собственные информационные системы, так и платформу «Работа в России».
- Для работы в системе работодателю нужно зарегистрироваться в ЕСИА и иметь УКЭП, а работнику ─ учетную запись на портале Госуслуг.
- Во второй половине июля после отбора Минтрудом работодателей начнется тестовый период на платформе «Работа в России».
- С 01.10.2020 данный сервис станет доступным для заинтересованных работодателей.
Используя новый сервис, кадровики смогут заключать, изменять, расторгать и хранить трудовые договоры в электронном виде, а также вести кадровый документооборот без дублирования на бумаге.
Если у вас есть нерешенные вопросы по изменениям законодательства, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Предоставление документов сотруднику
При обращении сотрудника в кадровую службу с требованием о выдаче копий документов, связанных с работой (например, копий приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о зарплате), порядок действий таков:
- исполнитель (сотрудник кадровой службы), получив от сотрудника соответствующее заявление, готовит пакет документов;
- верность копий документов удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью;
- копии документов предоставляются сотруднику.
Копии документов необходимо подготовить и предоставить сотруднику не позднее трех рабочих дней со дня подачи им заявления. Они предоставляются сотруднику безвозмездно.
Такие правила установлены статьей 62 Трудового кодекса РФ.
При этом перечень документов, которые нужно предоставить сотруднику, открыт. То есть организация обязана выдать человеку копии любых документов, связанных с его работой. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 20 декабря 2012 г. № ПГ/9518-6-1.
Подводим итоги
- Постановка кадрового делопроизводства с нуля начинается с назначения кадровика и подготовки базовой кадровой документации.
- Под каждую ситуацию (прием, увольнение, перевод, отпуск, декрет и т. д.) нужно заранее разработать пакет кадровых документов.
- Положения (внутренний распорядок, оплата труда, депремирование, дисциплинарные взыскания, инструктаж и т. д.) должны быть созданы еще до того, как возникнет спорный момент с работником.
- Наименование фирмы, перечень уполномоченных на подпись лиц и сроки их назначения нужно сверять с уставом организации.
- За некорректное ведение кадрового учета отвественных лиц и компанию могут наказать.
