Налоговый документооборот: электронная отчетность в ФНС

Что такое система электронного документооборота?

ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.

Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:

• обмен документами внутри компании;
• передача документов между разными компаниями через интернет.

Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.

Электронный документооборот: понятие, основные преимущества

Система электронного документооборота – механизм обмена документами не на бумажном носителе, а в электронном виде.

В течение последних нескольких лет популярность электронного документооборота стремительно растет. Компании внедряют систему для внутреннего пользования, а также для обмена документами с контрагентами. Неоспоримыми преимуществами электронного документооборота являются:

1. Экономия расходов. Главным преимуществом электронного документооборота является существенное снижение расходов компании, связанных с приобретением канцтоваров (в частности бумаги), а также почтовых расходов, обусловленных необходимостью отправки документов контролирующим органам и контрагентам.
2. Оптимизация трудовых ресурсов. Практика показала, что электронный документооборот снижает потребность организации в трудовых ресурсах. Данный факт объясняется тем, что доступ к электронным документам предоставляется автоматически, без привлечения дополнительных сотрудников.
3. Удобство пользования. Создание, подписание, внесение правок в электронный документ осуществляется автоматически. У сотрудников и руководства нет необходимости исправления и переписывания документов. Кроме того, просмотр электронного документа доступен гораздо большему количеству пользователей.
4. Скорость документооборота. Документ, отправленный по телекоммуникационным каналам связи, поступает к получателю мгновенно.

Какие документы можно отправлять?

Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:

1. УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
2. Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
3. Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.

Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:

• договора
• счета-фактуры
• акты
• первичные документы

Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.

Как наладить электронный документооборот с ФНС: пошаговая инструкция

Электронный документооборот с ФНС

Шаг #1. Выбор Оператора электронного документооборота

Организация электронного документооборота с ФНС осуществляется на основании договора, заключенного с Оператором (ОЭДО).

Функции ОЭДО – обеспечение обмена информацией (в том числе документами) между налогоплательщиками и ФНС. Оператор гарантирует безопасность передачи данных, а также обеспечивает их конфиденциальность (при наличии таких требований).

Организация электронного документа с ФНС возможна при наличии договора с ОЭДО, аккредитованным фискальной службой. В связи с этим, перед подписанием соглашения, налогоплательщику следует удостовериться, что между ОЭДО и территориальным ФНС заключен договор, в соответствие с которым Оператор уполномочен на оказание услуг.

С перечнем Операторов ЭДО, аккредитованных ФНС, можно ознакомиться здесь → https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/.

Шаг #2. Заключение договора с оператором

После выбора Оператора организация переходит к следующему этапу – заключение договора на оказание телекоммуникационных услуг.

Как правило, договор составляется ОЭДО и передается налогоплательщику для подписания и ознакомления. Договор оформляется с указанием следующих основных условий:

Договор составляется в 2-х экземплярах и вступает в силу после его подписания сторонами.

Шаг #3. Установка ПО

Согласно договору с ОЭДО, Оператор может предоставлять налогоплательщику услуги по установке и сопровождению специального программного обеспечения, необходимого для обмена документами с ФНС.

Если данное условие в договоре с Оператором не содержится, налогоплательщику необходимо устанавливать ПО самостоятельно. При выборе ПО организации в первую очередь следует учитывать его совместимость с ПО ФНС.

Как выбрать систему?

Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:

1. Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
2. Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
3. Документооборот непрозрачен для руководства.
4. Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).

Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:

• возможности;
• надежность;
• функциональность;
• количество контрагентов;
• роуминг;
• опыт работы;
• качество обслуживания;
• стоимость продукта.

Про электронный документ и электронную подпись

Сначала поясним понятие «электронный документ». Упрощенно говоря, это файл, который заверен электронной подписью. Такой документ не нужно распечатывать. Он обладает юридической силой. Его можно представлять в ФНС и суды.
Электронная подпись — это файл, который создается средствами криптографической программы «КриптоПро». Подписание — это процесс формирования данного файла для конкретного документа. Поэтому, строго говоря, на электронный документ подпись не ставится, она для него формируется.

Электронный документооборот (ЭДО) можно сравнить с электронной почтой. Одна организация отправляет контрагенту файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК.

Систему пересылки электронных документов организуют операторы ЭДО — коммерческие компании, у которых достаточно ресурсов, чтобы обеспечить безопасный документооборот.

СПРАВКА

Перечень доверенных операторов можно посмотреть на сайте ФНС. Один из них — СКБ Контур. Система, которая позволяет обмениваться документами в электронном виде, — «Диадок».

Подключиться к системе «Диадок» для электронного документооборота с контрагентами

Возможен ли обмен документами между двумя системами?

Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.

Существует два способа подключения роуминга между фирмами-партнерами:

1. Автоматический. В 1С, работающей по ЭДО, в настройках нужно нажать кнопку «Создать». В открывшемся окне заполнить «Профиль настроек ЭДО», «Контрагент», «Договор контрагента» и кликнуть на «Отправить приглашение». Это действие отправит приглашение на ЭДО выбранному контрагенту. Партнер также должен заполнить соответствующие поля и направить встречное приглашение. После этого обе фирмы увидят у себя статус «Присоединён». С этого момента они могут начать пользоваться электронным документооборотом.
2. По требованию. Пользователи 1С, подключенные к ЭДО, запрашивают роуминг у оператора в тех случаях, когда автоматическое соединение недоступно. Для этого необходимо оставить заявку в «Личном кабинете», отправить письмо по электронной почте или позвонить в службу поддержки. Приняв заявку, оператор свяжется с контрагентом и запросит его согласие на обмен документами. Дальнейшие настройки роуминга делают сотрудники компаний. Пользователям ЭДО остается лишь обновить статусы, они должны измениться на «Присоединён».

Чтобы перейти на сервис, нажмите на заголовок. Ссылка вшита в название.

«Контур Диадок»

Система ЭДО «Контур Диадок» позволяет работать с документами дистанционно и решить любой рабочий вопрос не покидая кабинет. Все отправляемые документы обладают юридической силой, так как заверяются электронной подписью. Подписанные таким образом бумаги приравниваются к бумажным вариантам. Системой «Контур Диадок» пользуются более миллиона компаний.

Система ЭДО позволяет пользователям получать, отправлять и подписывать аналоги бумажной документации. Она взаимодействует не только с компаниями, подключенными к «Контур Диадок», но и с теми, которые работают в других программах. Сервис также отправляет отчеты в налоговый орган.

Для использования веб-версии не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение. Преимущества системы «Контур Диадок»:

1. Создание, передача и получение электронных документов.
2. Взаимодействие с 1С. Пользователям не придется вручную вводить данные, необходимые бланки формируются самостоятельно и связываются с бухгалтерской программой.
3. Интегрирование с разными информационными системами: API, SAP, MS Dynamics,Oracle.
4. Для доступа к расширенным функциям достаточно создать учетную запись.
5. Документами можно обмениваться не только с крупными компаниями, но и с государственными учреждениями РФ.
6. Система не требует дублирования информации.
7. Вносить изменения в электронные документы можно в дистанционном режиме.
8. Пользователи могут легко контролировать процесс отправки и получения данных, наблюдая за изменением статуса.
9. При помощи фильтров можно быстро найти нужный документ.
10. Войти в программу можно не только с персонального компьютера, но и с любого смартфона через мобильное приложение.
11. Имеется собственное хранилище данных.
12. Можно построить маршрут передачи каждой бумаги.
13. Легко взаимодействует с аналогичными сервисами.
14. Пользователи «Контур Диадок» могут отслеживать действия других контрагентов. Если кто-то из них захочет получить доступ к документам, система сообщит об этом.

«Контур Диадок» можно использовать бесплатно, если программа нужна только для получения входящих документов. Для их подписания потребуется подключить платную подписку стоимостью от 1000 до 3000 руб. в год. Итоговая цена тарифа зависит от количества исходящих документов.

Порядок документооборота с ФНС

Налогоплательщик после отправки отчета получает следующие документы:

1. Подтверждение даты отправки отчета

Это электронный документ, формируемый специализированным оператором связи, содержащий данные о дате и времени отправки декларации. Формируется сразу после отправки отчета.

Дата представления отчета, которая указывается в квитанции о приеме, соответствует дате, зафиксированной в подтверждении даты отправки.

2. Извещение о получении либо сообщение об ошибке.

• Извещение о получении — электронный документ, подтверждающий факт получения отчета налоговым органом. Формируется налоговым органом, поступает в течение 4 часов после отправки отчета. При поступлении извещения о получении документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов дальнейшей проверки отчета налоговым органом.
• Сообщение об ошибке — электронный документ, формируемый налоговым органом, содержащий информацию об ошибках. Поступает от ИФНС в течение 4 часов после отправки отчета. Если вам пришло сообщение об ошибке, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается. Необходимо исправить ошибки, указанные в сообщении, и повторить процедуру отправки отчета.

3. Квитанция о приеме либо уведомление об отказе.

• Квитанция о приеме — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт приема отчета. Поступает от ИФНС в течение следующего рабочего дня после отправки отчета. При получении квитанции о приеме документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов ввода данных в базу налогового органа.
• Уведомление об отказе — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт отказа в приеме сведений с указанием причин отказа. Поступает от ИФНС в течение 6-12 часов после отправки отчета. Если пришло уведомление об отказе, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается. Необходимо исправить ошибки, указанные в уведомлении, и повторить процедуру отправки отчета.

4. Извещение о вводе либо уведомление об уточнении.

• Извещение о вводе — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции. Поступает от ИФНС в течение двух рабочих дней после отправки квитанции о приеме. Если пришло извещение о вводе, это значит, что отчет принят. Документооборот завершен.
• Уведомление об уточнении — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции, но содержащий сообщение о необходимости предоставить уточнения. Поступает от ИФНС в течение двух рабочих дней после отправки квитанции о приеме. Если пришло уведомление об уточнении, это значит, что отчет принят, но требует уточнений. Необходимо отправить корректирующий отчет, внеся необходимые уточнения.

СБИС

Платформу СБИС предприятия могут использовать одновременно в нескольких режимах, каждый из которых приспособлен к взаимодействию с другим. Самый популярный режим среди пользователей — использование электронного документооборота.

Возможности СБИС:

• проверка контрагентов;
• подготовка и отправка отчетов в государственные органы;
• поиск тендеров на разных площадках и аналитика закупок;
• сбор фискальных отчетов в дистанционном режиме;
• ведение бухгалтерской, кадровой и складской документации;
• управление бизнес-процессами;
• внедрение CRM-системы для качественной работы отдела продаж.

У система ЭДО СБИС есть бесплатная версия, позволяющая пользователям получать документы от контрагентов, работать с первичной бухгалтерской документацией и создавать отчеты для государственных органов. Для удобства использования были разработаны мобильные приложения, работающие на операционных системах iOS и Android.

Бесплатная версия СБИС не позволяет пользователям отправлять электронные документы. Для этого им нужно подключить платный пакет услуг. Минимальный тариф стоит всего 500 руб. в год. За эти деньги компании смогут получать: одну электронную подпись, возможность отправить нулевую отчетность, 50 исходящих пакетов за квартал, доступ к внутреннему чату и видеосвязи.

ELMA

Система ELMA отличается от других широкой линейкой бизнес-решений. Она состоит из набора приложений для управления организацией. Их можно использовать как вместе, так и по отдельности.

Линейка системы ELMA:

1. Электронный документооборот. Приложение позволяет наладить делопроизводство и вести электронный документооборот. Благодаря механизму WorkFlow система быстро настраивается под потребности организации.
2. Управление бизнес-процессами. ELMA строит гибкие информационные системы. Для создания эффективных бизнес-процессов программа использует международный стандарт BPMN.
3. Контроль показателей. Приложение позволяет правильно построить управление компанией. Его использование поможет наладить показатели эффективности.
4. CRM. Данную линейку не нужно покупать отдельно, она идет в качестве дополнения к любому стандартному пакету. CRM позволяет управлять продажами и отслеживать взаимоотношения с контрагентами.
5. Управление проектами. ELMA легко налаживает проектную деятельность в организации. Это дает возможность следить за стандартными бизнес-процессами и управлять бюджетным проектом.
6. Внутренний портал. Все составляющие ELMA базируются в едином внутреннем портале. Отдельно его купить невозможно, так как он дополнительно устанавливается к любому приложению. В портал входит: структура компании, задачи, календарь, общение с пользователями, хранилище данных.

Стоимость системы ELMA зависит от выбранного пакета. Цена стандартной платформы — 45 000 руб. В стоимость входит: 1 именная и 1 конкурентная лицензия, сервер ELMA, Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ELMA CRM, и приложение ELMA ECM+. За дополнительную плату можно подключить расширенные функции.

Synerdocs

Система электронного документооборота Synerdocs в последнее время набирает большую популярность в России. Основные возможности:

1. Создание, редактирование, отправка и получение документов контрагентов и государственных органов.
2. Интеграция с 1С, DIRECTUM, SAP.
3. Составление актов сверки взаиморасчетов с контрагентами.

Стоимость подключения минимального пакета Synerdocs — 2500 руб. в год. За эти деньги организации получают возможность отправить 300 документов. Если необходима интеграция с программой 1С, рекомендуется выбирать тарифы, включающие 1000 и более документов, что будет стоить 6300 руб. в год. Каждый документ, отправленный сверх тарифа, будет стоить 7 руб.

Обмен электронными документами с ФНС

Еще одной причиной внедрения электронного документооборота является необходимость подачи электронной отчетности в ФНС. С 01.01.2014 года плательщики НДС подают налоговую декларацию в ФНС только в электронном виде. С 01.01.2021 года налоговики обязуют организации направлять обязательную финотчетность исключительно в электронной форме.

Кроме того, согласно ст. 80 НК РФ, ФНС принимает налоговые декларации только в электронном виде от организаций и ИП со средней численностью сотрудников более 100 человек.

Об особенностях организации электронного документооборота с ФНС расскажем ниже.

«Сбербанк E-invoicing»

Сервис ЭДО от Сбербанка позволяет существенно сэкономить время, исключив обмен бумажными документами. Основные преимущества:

1. Сервис работает в любой точке мира и не закрепляется за конкретным компьютером.
2. Работать можно как с формализованными документами, так и с произвольными.
3. Пользователи получают возможность сдавать отчеты в государственные органы, эта функция включена в стоимость сервиса.

Подключив ЭДО «Сбербанк», организации смогут работать с любой маркированной продукцией: лекарства обувь, парфюмерия и т. д. Сервис:

• автоматически передает коды маркировки в «Честный знак»;
• принимает обязательные счета-фактуры с кодами маркировки от поставщиков;
• формирует закрывающие документы с кодами маркировки и направляет партнерам.

На выбор организациям доступно два тарифа:

1. Основной. Включает в себя возможность получения документов от контрагентов, обмена документами с ПАО «Сбербанк» и получения документов с кодами маркировки. Данный тариф подключается бесплатно.
2. Дополнительный. Помимо вышеописанных функций, пользователи также смогут отправлять документы контрагентам и сдавать отчетность в государственные органы. Стоимость тарифа — 295 руб. в месяц.

Электронный документооборот. СберБизнес

Сайт: https://www.sberbank.ru Телефон: 8 800 555 5 777 Стоимость: основной тариф — бесплатно, дополнительный — 295 р./мес.

Электронный документооборот от Сбербанка позволяет не тратить время на обмен бумажными документами. Доступен из любой точки мира и не привязан к конкретному компьютеру.

Можно работать с формализованными документами (в том числе с УПД) и с документами в произвольной форме (договор, счёт, письмо и др.). Сервис позволяет сдавать отчётность в контролирующие органы.

Также вы сможете работать с любой маркированной продукцией: обувь, лекарства, парфюмерия, шины и др. Предусмотрена автоматическая передача кодов маркировки в «Честный ЗНАК».

Основной (бесплатный) тариф включает:

• Получение документов от контрагентов
• Обмен документами с ПАО Сбербанк
• Получение документов с кодами маркировки

Документооборот доступен с контрагентами, подключёнными к СберБизнес или к оператору электронного документооборота ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»

«Контур.Экстерн»

Сервис «Контур.Экстерн» разработан специально для отправки бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствующий государственный орган. Если организации не нужна полноценная система ЭДО — этот продукт ей идеально подойдет.

«Контурн.Экстерн» оснащен интерактивным календарем, оповещающим о необходимости подать документы, и функцией проверки отчетности на наличие ошибок. Через сервис также можно проверить счета-фактуры на НДС. Дополнительно можно подключить возможность соединения с 1С.

Минимальная стоимость подключения — 1200 руб. в год. В этот тариф входит только отправка счетов в пенсионный фонд и налоговую. Если нужно задействовать ФСС и Росстат, необходимо приобрести другой тариф за 7680 руб. в год. В него входят дополнительные опции:

• проверка контрагентов;
• составление актов сверок;
• финансовый анализ;
• получение выписок;
• доступ к видеоурокам и правовой базе.

Если организация работает с небольшим количеством отчетов — ей будет достаточно и бесплатной версии.

Электронный документооборот с налоговыми органами

Любая операция, выполняемая Участниками в рамках Системы, относится в целом к процессу обмена электронными документами между налоговыми органами и налогоплательщиками.

Схема взаимодействия основных компонентов Системы (для документооборота с налоговыми органами) представлена на рисунке:

Форматы представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде утверждаются и вводятся в действие в порядке, определенном Министерством финансов Российской Федерации или приказом ФНС России.

Электронный вид представляемых форм налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности) разрабатывается и сопровождается в соответствии с утвержденными и опубликованными ФНС России форматами.

Налоговые органы обеспечивают доступ всех заинтересованных лиц к описанию форматов, публикуя их на Интернет-сайтах ФНС России (www.nalog.ru) и Управлений ФНС России субъектов Российской Федерации, в официальных периодических изданиях, а также предоставляют консультации по вопросам применения форматов.

Начиная со дня ввода в действие формата электронного представления форм налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности), налогоплательщик, представляющий отчетность в электронном виде, должен обеспечить соответствие отчетности введенному в действие формату, и, применив ПО, разработанное или сертифицированное ГНИВЦ ФНС России на соответствие требованиям нормативных документов, регламентирующих процесс представления отчетности в электронном виде, передать отчетность в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи.

Налогоплательщик подготавливает налоговые декларации (бухгалтерскую отчетность) в соответствии с утвержденными форматами в электронном виде с ЭП (набором ЭП), а так же информационное сообщение о доверенности, и представляет их по телекоммуникационным каналам связи в налоговый орган. При этом информационный обмен между налогоплательщиком и налоговым органом реализуется следующими электронными документами:

• подтверждение даты отправки, содержащее дату отправки налогоплательщиком налоговой декларации (бухгалтерской отчетности), формируемое в течение двух часов с момента отправки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности);
• извещение о получении, информирующее отправителя о получении электронного документа, формируемое в течение четырех часов с момента получения налоговой декларации (бухгалтерской отчетности), налоговым органом;
• квитанция о приеме налоговой (бухгалтерской отчетности) – формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт приема представленной декларации, отправляется не позднее следующего рабочего дня с момента получения налоговым органом налоговой декларации (бухгалтерской отчетности);
• извещение о вводе, подтверждающее факт переноса данных представленной налоговой декларации (расчета) в информационные ресурсы налогового органа.

Налогоплательщик, получивший подтверждение даты отправки, содержащее дату отправки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) в налоговый орган, проверяет подлинность ЭП в подтверждении даты отправки, формирует извещение о получении подтверждения даты отправки электронного документа (документов), подписывает ЭП и в течение суток (без учета выходных и праздничных дней) высылает в адрес отправителя подтверждения. Подписанное ЭП отправителя подтверждение даты отправки и подписанное ЭП налогоплательщика извещение о получении подтверждения даты отправки электронного документа (документов) сохраняются в соответствующих хранилищах электронных документов.

Если в течение двух часов с момента отправки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) налогоплательщик не получил соответствующее подтверждение даты отправки, он заявляет в налоговый орган (или специализированному оператору связи, в случае представления налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности) через специализированных операторов) о данном факте и, при необходимости, повторяет процедуру представления.

Налогоплательщик, получивший извещение о получении налоговой декларации (бухгалтерской отчетности), проверяет подлинность содержащейся в извещении ЭП органа, и сохраняет в соответствующее хранилище электронных документов.

Налогоплательщик, получивший квитанцию о приеме, проверяет подлинность ЭП в квитанции о приеме, формирует извещение о получении квитанции о приеме электронного документа (документов), подписывает ЭП, и в течение суток (без учета выходных и праздничных дней) высылает в адрес отправителя налогового органа. Налоговая декларация (бухгалтерская отчетность) считается принятой в налоговом органе. Подписанная ЭП отправителя квитанция о приеме и подписанное ЭП налогоплательщика извещение о получении квитанции о получении электронного документа (документов) сохраняются в соответствующих хранилищах электронных документов.

Налогоплательщик, получивший извещение о вводе, заверенное ЭП налогового органа, проверяет подлинность ЭП налогового органа, формирует извещение о получении извещения о вводе электронного документа (документов), подписывает ЭП, и в течение суток (без учета выходных и праздничных дней) высылает в адрес отправителя налогового органа. Подписанное ЭП отправителя извещение о вводе и подписанное ЭП налогоплательщика извещение о получении сохраняются в хранилище электронных документов.

Если в ответ на отправленный электронный документ налогоплательщик получил сообщение об ошибке, уведомление об отказе или уведомление об уточнении, то налогоплательщик в течение пяти суток (без учета выходных и праздничных дней) устраняет указанные налоговым органом ошибки, заново подготавливает налоговую декларацию (бухгалтерскую отчетность) в электронном виде с ЭП и отправляет ее в адрес налогового органа, повторяя процедуру представления налоговой декларации (бухгалтерской отчетности).

Если в течение четырех часов с момента отправки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) налогоплательщик не получил из налогового органа извещение о получении или сообщение об ошибке, он заявляет в налоговый орган (или специализированному оператору связи, в случае представления налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности) через специализированных операторов) о данном факте, и, при необходимости, повторяет процедуру представления налоговой декларации (бухгалтерской отчетности).

Налоговая декларация (бухгалтерская отчетность) считается принятой налоговым органом по установленной форме в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации в случае, если налогоплательщик получил следующие электронные документы:

• формируемое налоговым органом или специализированным оператором связи подтверждение даты отправки, содержащее дату отправки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности);
• формируемая налоговым органом квитанция о приеме, подтверждающая факт приема представленной налогоплательщиком налоговой декларации (расчета);
• формируемое налоговым органом извещение о приеме – электронный документ, информирующий отправителя о получении электронного документа.

Неформализованное сообщение в виде электронного документа с ЭП налогоплательщика принято налоговым органом, если налогоплательщик получил из налогового органа следующие электронные документы:

• подтверждение отправки, содержащее дату отправки неформализованного сообщения;
• квитанцию о приеме – неформализованное сообщение, заверенное ЭП налогового органа.

Неформализованное сообщение в виде электронного документа с ЭП налогового органа принято налогоплательщиком, если налоговый орган получил сформированное налогоплательщиком подтверждение отправки – электронный документ с ЭП, содержащий дату отправки налоговым органом неформализованного сообщения.

DocSpace

Сервис работает на базе MicrosoftSharePoint и открывает перед пользователями следующие возможности:

• отслеживать документооборот;
• создавать внутренние распорядительные документы;
• вести учет всей входящей и исходящей корреспонденции;
• выполнять потоковое сканирование, позволяющее ускорить процесс перехода на электронный документооборот.

DocSpace приобретается не по принципу ежемесячной или годовой оплаты, а устанавливается на конкретный компьютер. Подключение системы на 50 клиентских доступов стоит 450 000 руб. Дополнительные права приобретаются из расчета 1200 руб. на одно рабочее место. Исходя из потребностей бизнеса можно подключать дополнительные модули. Целевая аудитория DocSpace — крупный бизнес (крупные застройщики, энергетические компании и др.)

«Логика»

До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:

• высокий уровень защиты данных;
• возможность построить сложные схемы согласования документов;
• простота использования.

Стоимость лицензии зависит от количества подключаемых сотрудников. 49 пользователей — 5900 руб. за место, от 50 до 199 — 5200. Если доступ открывают более чем для 200 сотрудников, лицензию продают по минимальной стоимости — 4900 руб.

«ЕВФРАТ»

Система «ЕВФРАТ» отличается от других наличием уникальных программных разработок, которых нет ни у одного конкурента. Преимущества:

• в комплекте с «ЕВФРАТ» идет СУБД «Ника», освобождающая компании от приобретения дополнительного программного обеспечения;
• приятный интерфейс;
• механизм для управления правами доступа.

Стандартная лицензия стоит от 5200 до 7300 руб. на одно рабочее место, чем больше подключают пользователей, тем ниже будет цена.

Сравнительная таблица крупнейших систем электронного документооборота

При помощи таблицы компании могут сравнить самые крупные системы ЭДО по основным параметрам.