Как правильно прошить документ по ГОСТу


Для чего нужна сшивка документов?

Для организации собственной предпринимательской деятельности крайне важно чтобы предприниматель обладал информацией о том, каким образом следует сшивать документацию.

В определенных ситуациях ошибки, допущенные в процессе сшивания, могут стать причиной для того, чтобы документы были возвращены из контролирующих инстанций.

Кроме того, сшивка гарантирует максимальную сохранность для больших документов, расположенных на множестве листов. Она позволит оградить документацию от утери и подделки.

Четких рекомендаций о том, как правильно производить сшивку бумаг, нет, но есть нормативы делопроизводства, которые непременно должны быть реализованы на практике при сшивании документов от 2 и более листов.

С какой стороны подшивать документы

Полицейские вко перешли на новую форму одежды. Фото режиссер культовой Бригады закончил съемки нового фильма 1428. Форма мвд нового образца как пришить шевроны в. Образец письма другу на русском языке. МВД России регламентировано ношение отличительных знаков для формы сотрудников МВД нового образца. Значок о высшем образовании на кителе полиции фото. Расположение шевронов полиции на форме нового образца. В данной статье вы найдте фото шевронов полиции нового образца и. Раньше на старую милицейскую форму шевроны на рубашку не пришивались, сейчас же их наличие обязательно. Небольшое дополнение к статье Как пришить шевроны на форму полиции нового образца, а именно о. Не подскажете расстояние расположения звезд на погонах. Размещение шевронов на форме Полиции строго регламентируется специальными нормативными документами. Расположение шевронов полиции на форме нового образца размещение, документыСогласно. ФОРМА ПОЛИЦИИ продатся ТОЛЬКО ПО УДОСТОВЕРЕНИЮ. Как пришить шевроны и нашивки на форму полиции нового образца. Компания Белая лента изготавливает шевроны полиции нового образца. Для настоящих и будущих сотрудников полиции необходима информация о том, какие используют шевроны на форму и. Небольшое дополнение к статье Как пришить шевроны на форму полиции нового образца, а именно о том. Сотрудникам полиции запретили перешивать форму, ходить в мятой. Расположение шевронов полиции на форме нового образца размещение, документы. Частные случаи расположения нашивок полиции. Правила ношения знаков различия на форме установлены приказами МВД РФ 372 от г. Название Расположение шевронов полиции на форме нового образца размещение, Автор. Расположение шевронов на форме Полиции. В данной статье вы найдте фото шевронов полиции нового образца и информацию что такое шеврон, и называть. Более подробно о том, как пришить шевроны на форму полиции нового образца можно посмотреть здесь. Расположение шевронов на форме полиции нового образца. Пускай ханжа глядит с презреньем На беззаконный наш союз, Пускай людским предубежденьем Ты лишена семейных уз, Но перед идолами света Не гну колена я мои, Как ты, не знаю в нем предмета Ни сильной. Какая она форма на левый рукав шеврон как на фото выше, а на правый шеврон, шевроны на форму полиции нового образца, а именно о том, как Правила ношения форменной одежды нового образца, а также расположения на ней различных шевронов, нашивок и. Расположение нашивок на полевой форме спецназа собр. Такое же расположение знаков отличия характерно для. Правила расположения шевронов полиции на форме нового образца. Расположение шевронов на форме полиции нового образца реагируют все. Небольшое дополнение к статье Как пришить шевроны на форму полиции нового образца, а. Шеврон МВД нового образца стального. Полиция ДПС из световозвращающих материалов. Там представлены все модели современной формы и расположение шевронов на форме полиции. Оригинальное название Расположение шевронов на новой форме полиции фото. Расположение шевронов кадетов соответствует приказу

Рекомендуем прочесть: Как продать квартиру купленную на материнский капитал и в ипотеку

Новая Полицейская Форма Как Пришивать Шевроны Фото. Кроме того, интересным есть и то, что правильное расположение. В данной статье вы найдте фото шевронов полиции нового образца и информацию о том, как их пришить.На рукава одежды пришиваются шевроны, позволяющие определить.

Как правильно сшивать документы?

Государственные проверяющие структуры обычно не рассказывают о том, как правильно сшивать бумаги, поэтому предприниматели должны осваивать данный процесс самостоятельно.

Основные рекомендации о том, как производить скрепление документов можно найти в ГОСТе о делопроизводстве и архивном деле под номером 51141 от 1998 года и в приказе Росархива №76 от 23.12.09г.

Где производится сшивка?

Многие ошибочно полагают, что сшивать документ легко и просто, но такое отношение может стать первой причиной тому, что документы будут возвращены из архива и налоговой, и всю работу по скреплению листов придется повторить вновь.

Поэтому в правилах сшивания следует разобраться сразу или же доверить подобную работу тем, кто действительно умеет это делать.

Обычно сшивкой документов занимаются типографии.

В полиграфической организации предпринимателю непременно предложат:

  • Обложки, отличающиеся не только по цвету, но и по материалу, из которого они изготовлены;
  • Пружины для скрепления, выполненные из пластика или металла.

Стоимость данной услуги может составлять около 200 рублей и занимает не более получаса по времени. При этом заказчик будет уверен, что сшивка будет произведена правильно быстро и аккуратно.

Но в большинстве случаев бухгалтера и предприниматели предпочитают сшивать бумаги самостоятельно, используя для этой цели брошюратор, например.

Многие бизнесмены предпочитают не доверять свою документацию иным компаниям, т.

Законодательное обоснование

На сегодняшний день общих нормативных принципов сшивания документации по ГОСТу не предусмотрено. Главный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», содержащий в себе терминологические определяющие документооборота, не регламентирует порядок прошивки официальных бумаг.

Среди нормативных актов, на которые следует опираться при подготовке материалов в государственные органы, выделяются следующие:

  • рекомендации Росархива № 76 от 23.12.2009 г.;
  • приказ Министерства культуры № 536 от 08.11.2005 г. о типовых принципах по делопроизводству;
  • руководство Центрального Банка по ведению и оформлению деловых материалов;
  • правила Федеральной налоговой службы, утвержденные от 18.04.2003 г., описывающие порядок заполнения и переплета отдельных видов документов.

По причине отсутствия строгой регламентации в вопросе делопроизводства при подготовке требующихся отчетов возникает необходимость изучать рекомендации именно того учреждения, куда будут направлены бумаги. Помимо этого, при регистрировании частного предприятия или юридического лица в госоргане, заявке на тендер или передаче материалов на архивное содержание необходимо соблюдать при прошивке инструкции, прописанные федеральным управлением.

Фото, как правильно прошивать документы по ГОСТу, будут размещены далее. Также будет затронута некоторая узкоспециализированная информация по прошивке. Например, как правильно прошить документы для налоговой.

Правильно сшитый по ГОСТу документ. Пример 1

Форум казахстанского налогоплательщика

к. зачастую информация, которую содержат бумаги под сшивку — это коммерческая тайна, не подлежащая разглашению.

Именно по этой причине лучше единожды ознакомиться со всеми правилами сшивки и потренировавшись, освоить данную процедуру.

Как производить сшивку нитками?

Прежде чем взяться за прошивку документации с помощью нитей следует подготовить заранее все, что может пригодиться в работе:

  • Документация, нуждающаяся в прошивке;
  • Нитка;
  • Большая игла;
  • Официальная печать компании, которой принадлежат документы;
  • Клей для канцелярских бумаг.

Процедуру сшивки можно разделить на три основных важных этапа:

  1. Подготовка документации к процедуре. На данном этапе необходимо разложить документы таким образом, чтобы сохранялась нумерация и правильное расположение бумаг.

Во время подготовки следует действовать следующим образом:

  1. С помощью карандаша нужно пронумеровать листочки в правом верхнем углу;
  2. В бумагах необходимо сделать отверстия с помощью шила или дырокола. Если листов в документе немного, то можно просто проткнуть их иголкой.

Зачастую для прошивки достаточно всего трех отверстий, реже применяется сшивка в два отверстия, но если

документы чрезвычайно важны, и их необходимо защитить от подмены, то можно применить прошивку в 5 отверстий.

Располагают отверстия с левой стороны листа в середине свободного поля. Расстояние между отверстиями около 3 см.

  1. Процесс сшивания документации. Для того чтобы скреплять бумаги следует использовать шпагат банковский или нить прошивную ЛШ-210. Но это необязательное правило и можно использовать и любую иную достаточно прочную нить. Если в сшиваемом документе всего несколько листов, то сшить его можно с помощью обычной нити.
  1. Начинают прошивку с центрального или срединного отверстия;
  2. Для большей прочности прошивку выполняют дважды;
  3. При окончании скрепления нить выводится на изнаночную или тыльную сторону документа;
  4. Хвосты нити завязываются на узел;
  • Заверение сшитой документации. Чтобы заверить документацию необходимо:
  • Вырезать небольшой по параметрам листочек, приблизительно 4 на 6 см;
  • На листке делается надпись о количестве листов в документе с помощью цифр и прописью. Также на нем указывается фамилия и инициалы человека, совершающего сшивку;
  • Данный листок наклеивается на узелок и нитки, оставшиеся от прошивки с тыльной стороны документа таким образом, чтобы концы нитей оставались свободными;
  • На приклеенном листке сшивающий должен расписаться. после чего ставится печать организации.
  • Печать и подпись заверяющего ставятся таким образом, чтобы они выступали за края листка.

Процесс сшивания

Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой. Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило. Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве.

Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы. Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки. Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов.

Все 3 дырки располагаются симметрично по высоте, расстояние между ними – около 3 см. Среднее отверстие должно быть на середине листа.

Иногда рекомендуют для того, чтобы дело не «развалилось», и не испортился титульный лист, приклеить полосы из картона в месте прошивания спереди и сзади. Через эти полоски и пройдет нить. Длина нитки зависит от стопки, стандартный размер – около 70 см.

Алгоритм прошивки на 3 дырки:

  1. Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.
  2. Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.
  3. Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.
  4. Снова пускаем нить в среднее отверстие.
  5. Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись. Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел.

Прошивать документ следует дважды, чтобы обеспечить его надежность и сохранность.

Вы можете посмотреть процесс подшивки архивной папки на следующем видео:

Сшивка документации для налоговой инспекции

Конечно, разумнее предварительно поинтересоваться у представителей контролирующего органа как правильно производить сшивку. Как правило, в налоговую инспекцию для проверки сдается сшитая книга учета расхода и дохода организации.

В документе, подготовленном к прошивке, непременно должна присутствовать опись, содержащая информацию о том, какие именно документы находятся в книге, от какого числа, и в каком количестве листов.

В прошивке документации могут применяться обложки следующих видов:

  • Стандартные с размером 229*324 подходящие для документации, оформленной на листах формата А4;
  • Нестандартные применяются для оформления документации больших габаритов;
  • Для долгого периода хранения изготавливаются из картона высокой плотности.
  • Для сдачи документации в архив государства следует применять обложку из экологичного картона.

    Для налоговой документация прошивается в три отверстия с шагом в 3 см. Отверстия располагают слева на полях. Обычно первой прокалывают середину листа для большей прочности сшивки. Прокол каждого листа должен быть ровным, и находится строго друг под другом.

    1. Прошивать следует только с помощью специально иглы и нити капроновой. ЛШ-210 или шпагата для банковских документов;
    2. Хвосты сшивающей нитки оставляются с тыльной стороны документации. Длина концов должна составлять 50-60 мм. Хвостики связываются между собой, образуя узелок;
    3. Листочек вырезается из обычной бумаги со сторонами в 4-5 см и приклеивается таким образом, чтобы хвосты нитей оставались свободными;
    4. Для сшивки документации из бухгалтерии, предназначенная для хранения в течение долгого времени, следует производить прошивку в 5 отверстий, а для наклейки в такой документации используется папиросная бумага.

    Прошивать документацию может только тот человек, у которого данное право прописано в должностной инструкции.

    Знание и умение прошивать документацию это возможность избежать множества сложностей и неприятностей.

    Категория: Налоги

    Виды документации, требующей подшивки

    Важно учитывать, что прошивать необходимо только определенные типы документов, содержание которых расположено более чем на одном листе, предназначенные для регистрационных, контролирующих органов, в том числе в налоговую. Прошивка также является обязательной при формировании тендерных материалов и папок, сдаваемых в архив.

    Перед разбором того, как правильно прошивать и скреплять документы, важно узнать виды бумаг, нуждающихся в проведении процедуры специальной подготовки перед передачей в государственные и иные органы:

    • архивная документация (материалы, подготовленные для сдачи на хранение);
    • входящие и исходящие бумаги;
    • бухгалтерская отчетность (авансовые, оборотные ведомости, счет-фактуры, акты проведенных работ, книги кассового учета, путевые листы и др.);
    • кадровые постановления (приказы, штатное расписание);
    • документы, направляемые в налоговый орган (определенные виды), пенсионный фонд для проверки;
    • копии документов, нотариально удостоверенные и заверенные.

    Делопроизводство представляет собой сложный и кропотливый процесс, требующий определенных знаний и умений. Прошитую документацию удобнее привести в систему, а также хранить. Тщательно скрепленные листы практически невозможно незаметно подменить или вынуть из папки, поэтому риски фальсификации или утраты важной информации минимизируются.

    Правильно сшитый по ГОСТу документ. Пример 2

    Делопроизводство бухгалтерии. Порядок хранения документов, учетных регистров и отчетности.

    Все документы, служащие основанием для бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в сроки, позволяющие использовать содержащуюся в них информацию наиболее эффективно при принятии решений. Порядок движения документов устанавливается специальным графиком, называемым документооборотом.

    Документооборот

    – это время движения первичных документов от момента их создания до сдачи в архив.

    График документооборота разрабатывается главным бухгалтером предприятия и является одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на предприятии и утверждаемой приказом руководителя. График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса. Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников (кладовщиков, мастеров, самих работников бухгалтерии), сроков обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ за отчетный период вплоть до составления баланса и отчетности.

    После сдачи годового отчета все документы, относящиеся к отчетному году, должны быть соответствующим образом подготовлены и сданы в архив, так как через неопределенное время может возникнуть необходимость обратиться к их информации.

    Однородные первичные документы должны формироваться в отдельные дела – папки.

    При формировании вложений в дело необходимо соблюдать следующие требования: 1.

    Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в разные папки. 2. В дело группируются документы одного периода, месяца, квартала, года, кроме переходящих дел (личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). 3. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологическом порядке: документ – ответ помещается за запросом.

    Папки с документами переплетаются. На титульном листе указываются наименование предприятия, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения.

    Четкая и научно обоснованная классификация документов в делопроизводстве позволяет правильно группировать документы в дела, что облегчает их поиск. Для этого в организации разрабатываются схемы группировки документов в первичные комплексы (дела) по наиболее существенным признакам сходства или различия документов.

    Такие классификационные справочники в практике делопроизводства получили название «номенклатуры дел».

    Номенклатура дел

    — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации или группе однородных организаций, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел, раскрывая содержание и характер деятельности организации, ее структурных подразделений, обеспечивает порядок формирования и учета дел в делопроизводстве и в архиве организации.

    Номенклатура дел разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов государственной архивной службы, а также вышестоящего органа.

    Номенклатура дел организации составляется в каждой организации ежегодно на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на будущий год и должна быть утверждена до 1 января года, на который составлена. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации возлагается на службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ) — канцелярию, секретариат и др. Существуют определенные требования к оформлению номенклатуры дел организации.

    Форма номенклатуры дел включает пять граф:

    1) индекс дела — обозначается арабскими цифрами и состоит, как правило, из двух элементов: номера раздела номенклатуры дел (номера структурного подразделения) и порядкового номера дела в пределах раздела (структурного подразделения). Цифры индекса разделяются дефисом.

    Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

    В номенклатуре дел однородным делам, ведущимся в различных структурных подразделениях, присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые заголовки;

    2) заголовок дела — должен соответствовать содержанию и составу документов дела, быть кратким, доступным для восприятия, четким и конкретным;

    3) количество дел — данная графа заполняется в конце календарного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), сформированных в течение года;

    4) срок хранения дела и номер статьи по перечню — проставляется срок хранения дела в соответствии с перечнем. В настоящее время в Республике Беларусь действует два перечня типовых документов с указанием сроков хранения.

    5) Примечание — служит для различных отметок: о передаче дела, утрате, включении дела в акт на уничтожение и т.п.

    Рассмотрим пример составления номенклатуры дел бухгалтерии:

    06-01 «Нормативные и методические документы о бухгалтерском учете и отчетности»

    06-02 «Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии» (это означает, что в бухгалтерии хранятся вторые экземпляры соответствующих документов, а первые находятся в другом структурном подразделении, например в канцелярии)

    06-03 «Приказы директора предприятия по личному составу. Копии»

    06-04 «Положение об отделе. Копия»

    06-05 «Должностные инструкции работникам отдела. Копии»

    06-06 «Штатные расписания предприятия»

    06-07 «Финансовый план предприятия»

    06-08 «План кредитования предприятия и документы к нему (заключения, расчеты, справки)»

    06-09 «Отчет о финансово-хозяйственной деятельности и объяснительная записка к нему»

    06-10 «Отчеты за квартал и месяц о финансово-хозяйственной деятельности предприятия»

    06-11 «Статистические отчеты по труду, финансам и др.»)

    Отдельную группу в номенклатуре дел бухгалтерии составляют дела с договорами, актами (с 06-23 по 06-26), а также дела под обобщающим заголовком «документы» (с 06-27 по 06-29), при этом в соответствии с правилами в скобках раскрыто содержание этих документов (например, в заголовке дела 06-27 «Документы о проведении инвентаризации материальных ценностей» конкретизировано, что в него включаются протоколы, описи, акты и другие документы, относящиеся к данному вопросу). В конце номенклатуры дел помещены регистрационно-учетные формы, которые ведутся в бухгалтерии (06-34 «Журнал регистрации доверенностей», 06-35 «Журнал регистрации платежных поручений»). В графе 4 номенклатуры напротив каждого дела проставляется его срок хранения. Сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней, а также других нормативных правовых актов. Под номерами 06-37 и 06-38 предусмотрены резервные индексы для дел, заведение которых не предполагалось на момент составления номенклатуры дел бухгалтерии. На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации.

    При хранении бухгалтерских документов необходимо руководствоваться нормами Закона Республики Беларусь от 06.10.1993 № 3277-XII «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».

    План счетов бухгалтерского учета организации и другие документы учетной политики должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

    При ведении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности на машинных носителях информации их хранение должно осуществляться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.

    Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

    Как правильно прошивать и заверять документы

    п.;

  • в деле должно быть не более 250 листов. Если в деле очень много документов, делите его на тома (части).
  • Такие правила формирования дел установлены пунктом 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Ситуация: Как оформить дело перед сдачей его в архив Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:

    • составить внутреннюю опись;
    • составить лист-заверитель;
    • подшить (переплести) дело;
    • пронумеровать листы дела;
    • оформить обложку дела.

    Как правильно сшить документы

    Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

    Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).

    Делопроизводство: принципы создания архива

    Внимание

    Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

    В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения.

    3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

    Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

    • иглы с нитью подходящей толщины
    • документов, которые необходимо прошить
    • шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
    • печати организации
    • клея канцелярского

    Прошиваем документ в 3 этапа:

    • Готовим бумаги для прошивки.

    Как подшивать бухгалтерские документы

    На любом предприятии принято издавать документы и содержать огромное количество бумаг, которые связаны с осуществляемой деятельностью. Все эти документы нуждаются в строгой систематизации, иначе все документы перепутаются, и на предприятии наступит путаница.

    Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.

    Рекомендуем прочесть: Документы При Продаже Садового Участка С Домиком

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

    • Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

    На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

    • Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
    • Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.

    Как подшивать документы

    В настоящее время нет строгих правил для проведения прошивки архивов. Однако, подшить документы желательно так, чтобы при необходимости ими можно было легко воспользоваться и найти нужную информацию. О технологии выполнения прошивки читайте в нашей статье Как прошивать документы. А ниже представлена инструкция о практичном способе создания подшитого архива.

    1. Сложите документы в нужной последовательности, например, по дате, алфавиту, в ином порядке. Будьте внимательны, ведь после того, как вы подошьете листы, изменить состояние архива уже не получится. Уложите страницы максимально ровно.
    2. Удалите все металлические детали крепежа: скрепки, скобы и другое.
    3. Наберите на компьютере титульный лист. В его верхнем правом углу расположите название организации, которой документы принадлежат, можно указать также ИНН (это особенно удобно для бумаг, отправляемых в налоговую). По центру листа напишите название архива, к примеру, «Книга продаж за 2014 год». Внизу обязательно укажите срок хранения архива согласно регламенту.
    4. Кроме титульного листа напечатайте полоску для корешка книги. Ее параметры должны быть равны размеру торцевой части уложенных вместе листов. На этой полоске продублируйте название архива. Распечатайте титульные страницы.
    5. Для прошивки используйте также 2 картонных листа А4. На один из них наклейте титульный лист. Уложите готовую обложку сверху на пачку документов. Второй картонный лист положите сверху на надпись с названием.
    6. Специальным канцелярским шилом сделайте 5 отверстий на равном расстоянии друг от друга с левой стороны документации. Если у вас нет шила, можно проделывать отверстия дыроколом. Придется, скорее всего, выполнять процедуру частями, поэтому следите, чтобы перфорация на всех документах была выполнена на одном уровне.
    7. Возьмите толстую иглу и нитки. Прошивку обычно ведут нитью сложенной вдвое. Начинайте прошивать документы снизу, вставив иглу в среднее отверстие. Оставьте на нижней стороне папки концы длиной примерно 10 см.
    8. Сшейте листы архива, последовательно продевая нить в отверстия. После этого свяжите конец нити с ее началом и отрежьте от иголки.
    9. На узел нужно наклеить лист бумаги квадратной формы размером примерно 5*5 см.Здесь ответственным лицом ставится печать, подпись и дата архивации.
    10. Лист картона, который вы положили на титульный, отогните назад так, чтобы из него получился корешок книги. Сзади отрежьте лишнее и подклейте картон. На корешок приклейте полоску с названием папки.

    Архив документов

    Инфо

    Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. 3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. 3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

    Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

    Подшивка документов

    Внутри архивного дела могут присутствовать документы, обладающие отдельной собственной нумерацией страниц, например, издания периодики. Но, оформляя дело в архив, их пронумеровывают в числе прочих без нарушения общего порядка.

    Подобной процедуре подлежат главным образом документы кадровой принадлежности и бухгалтерского учета. Те из них, делопроизводство по которым завершено, спустя год подлежат сдаче в архив организации или предприятия. В специальные архивные учреждения передают дела с прошедшим законным сроком хранения. Определяется он законодательно в зависимости от вида документа. К примеру, не менее 75 лет требуются хранить нотариальные записи, книги хозяйственного учета и документы со сведениями по персоналу.

    Как оформить архивный переплет дела?

    Форма внутренней описи документов дела В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело.

    Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу. При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

    Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются.

    Способы сшивания и необходимые инструменты

    Чтобы подшивать документы нитками, необходимо определить толщину документации, и тогда можно правильно подобрать нужные типы инструментов.

    Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа.

    Есть общий порядок сшива бумаг. Несколько предварительных шагов, чтобы правильно подшить документы, независимо от используемого инструмента:

    1. Отсортируйте регистры по дате.
    2. Прислоните бумаги друг к другу, выровняйте по краям.
    3. Пронумеруйте каждый лист — сверху справа поставьте арабские цифры. Начинайте с цифры 1.
    4. Подготовьте опись (ее не нумеруют).
    5. Вложите бумаги в картонную обложку надлежащего размера. Подойдет папка с надписью «Дело».
    Рейтинг
    ( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями: