Для руководства любой компании всегда важным является вопрос о том, какова должна быть численность персонала, чтобы она эффективно функционировала. Многие предприятия вынуждены сокращать работников из-за издержек, что не всегда положительно сказывается на развитии производства. Существует понятие оптимальной численности людей, при которой фирма может эффективно функционировать.
Чем выше состав и количество сотрудников компании, тем сложнее ею управлять. Поэтому определение оптимального количества работников является значимым моментом.
Численность персонала составляет одну из важнейших категорий для кадрового исследования в компании. Она не должна быть и не выше, и не ниже оптимального показателя. Рассмотрим, как ее определить.
Концепции, которые нужно принимать во внимание
Численность персонала компании является наиважнейшим кадровым показателем фирмы, который характеризует ее состояние. Данное понятие может быть конкретизировано концепцией списочного, явочного и среднесписочного количества штатных единиц.
Под категорией численности понимают статистический и экономический показатели, отражающие количество людей, которые осуществляют трудовые функции на фирме и входят в состав различных категорий работников.
Списочный состав работников – суть понятия, его законодательная регламентация и сферы применения
Списочный состав работников (ССР) это совокупное число наемных лиц, трудоустроенных в конкретную организацию, являющуюся их основным работодателем и выплачивающую им отплату за труд.
Оно рассчитывается на определенную дату и за определенный временной промежуток с учетом нерабочих дней (месяц, 3 месяца, полгода, год).
ССР на дату – количество работников на определенную дату, включающее нанятых в этот день штатных единиц и без учета уволенных.
Во втором случае ССР носит название «среднесписочный состав».
Основными нормативными документами, регламентирующими данный показатель, являются:
- Инструкция, утвержденная Приказом Госкомстата СССР № 17-10-0370;
- Указания по составлению статотчетсности, утвержденные Приказом Росстата № 498;
- Приказ Росстата № 357;
- ТК РФ.
Кроме них, величина определяется на основании такой локальной документации:
- штатное расписание;
- приказы о найме лиц;
- личные карты подчиненных;
- распоряжения о переводе;
- распоряжения об увольнении работников.
К показателю ССР обращаются при оформлении квартальных статистических отчётов, отражающих движение штатных единиц внутри хозсубъекта с целью анализа укомплектованности штата и оценки эффективности его функционирования, а также формировании отчета 4-ФСС.
Состав персонала
Под структурой понимают объединение ее сотрудников в группы и функционирующие единицы по различным признакам. Выделяют следующие группы по составу, отраженные в таблице ниже.
| Группы | Характеристика | Этап классификации | Характеристика |
| Непромышленный | Те работники, которые непосредственно не участвуют в процессе производства продукции. Труженики социального сегмента | _ | _ |
| Промышленно-производственный | Те сотрудники, которые заняты в производственном процессе | Руководители компании | -низовой уровень (мастера); -средний (управляющие структурными подразделениями); -высший (генеральный директор, замы) |
| _ | _ | Служащие | Секретарь, кассир, табельщик, экспедитор. Все сотрудники по оформлению документации, финансово-расчетной работе |
| _ | _ | Специалисты | Инженеры, экономисты, юристы, технологи, кадровики, бухгалтера и т.д. Выполнение административных, экономических, инженерно- экономических и юридических задач |
| _ | _ | Рабочие | Те, кто непосредственно создает продукцию фирмы, производит конечный товар, оказывает услуги. |
На структуру и численность персонала могут оказывать влияние следующие факторы:
- Автоматизация и компьютеризация производства.
- Использование современных технологий.
- Применение новейших материалов.
- Организация производства.
Структура численности
В нее можно включить несколько категорий сотрудников:
- Списочный состав.
- Сотрудники, осуществляющие трудовые функции по гражданско – правовым договорам.
- Совместители.
Списочное количество сотрудников – это полностью все работники, которые трудятся на предприятии: штатные, сезонные, временные и т. п. Принципиальным моментом является тот факт, что у всех них есть запись в трудовой книжке. Каждый такой работник учитывается в составе только одной компании. Также считаются те люди, которые не вышли на работу по любым причинам. Когда рассчитывают занятость, употребляют именно данный список. Если человек учтен в списочном составе, следовательно, он не является безработным.
Для тех, кто трудится по гражданско-правовым договорам, заключаются соглашения подряда либо трудовые соглашения. Подобные работники в течение отчетного периода могут быть задействованы в нескольких компаниях и считаться полноценными сотрудниками.
Их количество не определить без учета наружных и внутренних совместителей. Наружные совместители – это сотрудники, которые обычно находятся в перечне одной компании, а на полставки (согласно законам в сфере трудовых отношений) заняты на проектах в иной организации. Внутренние совместители – это работники компании, которые добавочно выполняют оплачиваемые задачи в собственной же организации.
При подсчете среднего количества человек работу наружных совместителей учитывают по затраченному ими времени. О том, в какую подгруппу включен новый человек, сообщается в распоряжении о приеме на работу и в заключаемом с компанией договоре. Совместители и работающие на договорной основе не включаются в список для определения занятой доли персонала для того, чтобы не допустить повторного счета.
Среднесписочная численность работников
Внутренние совместители на этом же предприятии выполняют в свободное от основной работы время оплачиваемую работу. В средней численности внешние совместители учитываются пропорционально отработанному времени.
Лица, работающие по договорам, могут выполнять работу на нескольких предприятиях в отчетном периоде. На весь срок договора они учитываются как полные работники.
Расчет среднесписочной работников За месяц среднесписочная работников исчисляется на базе данных о за каждый календарный день по формуле: За выходные и праздничные дни берется предвыходного и предпраздничного дня.
Виды численности
Среди основных видов численности персонала выделяют следующие:
- Плановая.
- Нормативная.
- Штатная.
- Среднесписочная.
- Явочная.
- Фактическая.
В таблице отражены основные виды численности персонала и их характеристики.
| Численность | Характеристика |
| Плановая | Может быть определена факторами производительности труда и спецификой организации на рынке. Показатель приближен к реальности |
| Нормативная | Формируется на основе норм труда в отрасли и объема работ |
| Штатная | Формируется из числа сотрудников, которые состоят в штате без учета сезонных и временных сотрудников |
| Среднесписочная | Определяют среднее число работников за период |
| Явочная | Только те работники, которые в данный момент находятся на рабочем месте |
| Фактическая | Численность реально работающих сотрудников в компании |
Явочная и списочная численность
Эти показатели достаточно сильно отличаются друг от друга. Важно не путать их и при расчете пользоваться только правильными показателями. Так, списочная численность работников — это, как уже было сказано выше, количество сотрудников, занятых в тех или иных сферах деятельности компании за определенный период. Есть исключения, которые сюда не входят, но их не так много. А вот под явочной численностью подразумевают то количество рабочих, которые обязаны присутствовать на своем месте ежедневно, на протяжении соответствующего периода времени. Естественно, без учета выходных или праздников. То есть, если по списочной численности может быть 100 сотрудников, то по явочной их будет всего 20, так как все остальные могут работать на дому, привлекаться на определенное время или на неполный день и так далее.
Методики
Анализ численности персонала организации производится в несколько этапов, отраженных в таблице ниже.
| Этап | Характеристика |
| Сравнение численности и состава штата с организациями — аналогами в отрасли | Изучают процентное соотношение качественных и количественных категорий состава. Определяют нормативное отношение к общей численности персонала |
| Сопоставление темпов роста прибыли и затрат на весь персонал компании | Темпы роста фонда оплаты труда должны быть ниже темпов увеличения производительности |
| Пересчет иерархии в компании | Возможность определить лишние звенья в управлении |
| Аудит и ревизия кадров | Аналитика кадрового состава по возрасту, стажу, полу, уровню образования и т.д. |
Среднесписочное количество сотрудников
Среднесписочная численность персонала может быть определена по формуле, представленной ниже:
СрЧ = (СрЧ1+СрЧ2+….СрЧ12)/12. Знаменатель — это количество месяцев в году.
где СрЧ1, СрЧ2 … — среднесписочная численность персонала по месяцам года (человек).
Для расчета показателя СрЧ1, СрЧ2 и т.д. применяют значения списочной численности по месяцам года с учетом праздничных и выходных дней.
Пример расчета представлен ниже.
Исходные данные:
- Численность на конец декабря составляет 10 человек.
- С 11 января принято еще 15 человек.
- 30 января уволено 5 человек.
Исходные данные выглядят так:
- С 1 по 10 января — 10 человек.
- С 11 по 29 января – 25.
- С 30 по 31 января -20.
Расчет показателей численности:
((10 дней*10 человек) + (19 дней * 25 человек) + (2 дня * 20 человек))/31 = (100 + 475 + 40)/31 = 19,8 или округленно 20 человек.
Планирование
Под планированием численности персонала понимают процесс разработки планов по обеспечению компании требуемым количеством кадров.
Процесс решает следующие задачи:
- Недостаток рабочей силы в компании.
- Недостаток квалификационного состава для развития бизнеса.
Этапы планирования отражены в таблице ниже.
| Этап | Характеристика |
| Анализ текущего положения дел | Выявление соответствия работников компании существующим требованиям |
| Оценка потребности в найме | При исследовании следующих направлений: -вид работы компании; -особенности рынка; -объем производства; -управленческие задачи; -финансовые ресурсы. Процесс может быть осуществлен в соответствии с тем, насколько технически оснащена фирма |
| Формирование нового состава | Непосредственно сам процесс привлечения сотрудников с помощью найма |
| Оценка эффективности | Расчет показателей эффективности привлечения новых сотрудников |
Нормативы
Существуют разные нормативы численности персонала. Среди них нормы выработки, нормы обслуживания и т. д. Чтобы найти, сколько человек требуется для реализации определенной трудовой функции, употребляются расчеты на основании численности труда персонала.
Опора на нормативы позволяет планировать количество и состав сотрудников компании, что практически приводит к уровню продуктивности, который соответствует техническим характеристикам фирмы.
Приведем несколько вариантов расчета.
Способ 1. В согласовании с нормами выработки. Они определяются как объем работы (к примеру, число готовой продукции), который команда (либо сотрудник с достаточной квалификацией) обязана выполнить в соответствии с имеющимися организационными критериями на единицу рабочего времени.
Способ 2. В соответствии с нормативом численности. Основой для этого расчета является фиксированное количество сотрудников с определенной квалификацией, требуемое для решения управленческих либо промышленных задач. Главным недочетом использования этого норматива является не очень высокая точность характеристик. Это связано с тем, что при определении стандартов количества сотрудников учитываются лишь обычные объемы. Чем сложнее реальный рабочий процесс, чем больше он отклоняется от типового. Поэтому точность расчета уменьшается.
Способ 3. В согласовании с нормами времени. Здесь нужно учитывать количество времени, которое затрачивается на реализацию единицы промышленного процесса работником либо командой.
Способ 4. В согласовании с нормативами обслуживания. В этих расчетах основой является количество единиц промышленного оборудования (к примеру, станков, голов животных), которое группа служащих должна обрабатывать в течение определенного времени. Это правило практически такое же, как и для сотрудников, которые выполняют функции услуг. Нередко при подсчете количества работников в организации (как обычного, так и нормативного) показатели численности персонала являются дробными и требуют округления. Полученные значения употребляются в качестве доводов для принятия разных управленческих решений в области кадровой политики.
Чем отличаются между собой численность и среднесписочная численность: разница в подсчетах
- Как мы уже поняли, понятие численности – это более обобщенный термин, его используют для определения количества сотрудников на конкретную расчетную дату. При этом новых сотрудников данный термин включает в себя, а выбывших нет. Калькуляция проводится за элементарной математической формулой, которую мы предоставляем ниже.
- Значение среднесписочного показателя имеет более конкретные рамки, больше ограничений и высокую точность подсчета. Рассчитывается путем суммирования всех человеко-часов за каждый день, поделенных на количество дней отчетного периода. Если берется квартал или полугодие/ год, тогда расчет происходит при делении на месяцы. Но это напрямую зависит от стабильности количества сотрудников.
Важно: При расчетах округление проводится в большую сторону до единицы! Исключение составляет точный подсчет лиц с неполным рабочим периодом.
Формулы
Пример за полугодие, год или квартал
- Например, за три месяца на предприятии числилось 60, 63, и 69 сотрудников. Тогда нам стоит сложить данные показатели и разделить на 3 месяца. В итоге мы получим среднюю и среднесписочную численность в 64 человека.
- Если каждый месяц на предприятии было задействовано еще по 2 внештатных сотрудника на временную подработку, то при подсчете среднесписочного показателя мы бы их убрали: ((60-2)+(63-2)+(69-2))/3=62 человека.
Пример неполного рабочего дня
Мы имеем 3 сотрудников на неполной ставке. При этом данное решение было по приказу руководителя. Длительность рабочего дня – 3 часа. При этом у них была обычная пятидневка. Но Петров отработал 12 дней в этом месяце, в Сидоров – все 22, Никитин же – всего 5.
- Первым делом высчитываем численность каждого работника на 1 день: 3/8=0,375.
- ((1*12)+(1*22)+(1*5))/22=1,77;
- ((0,375*12)+(0,375*22)+(0,375*5))/22=0,66.
Важно: Если бы в условии задачи сотрудник дал письменное согласие на сокращенный день, тогда бы формулы расчета были бы одинаковыми!
Сравнение особых случаев
Рассмотрим еще один пример, но с увольнением
В организации Сидоров подал заявление на увольнение с 12 ноября. И уже на следующий день он не вышел на работу. Мы не затрагиваем финансовые взыскания, нам нужно узнать именно численность сотрудников.
- Общий показатель на 30 ноября будет равен нулю. Ведь он уже не будет входить в штатную численность еще с того дня, как остался дома. Хотя до этого был полноценной единицей еще на первое число.
- Но вот для среднесписочного показателя стоит учесть n-е число дней, отталкиваясь от общих дней месяца: (1*n)/m.
- (1*12)/30=0,4.
Итак, основными различиями численности от ССЧ являются:
- не все работники, которые входят в список общей численности кадров организации, входят в ССЧ;
- в списочную численность сотрудники вносятся, как целые единицы, а в ССЧ пропорционально отработанному рабочему времени. Исключением являются инвалиды, которым по закону установлено сокращение рабочего дня;
- работники, привлеченные по внешнему совместительству, учитываются в списочную численность как одна единица и только по дням явки на работу. Но зато при перебросе сотрудников с государственных мест на временную работу их учитывают в среднесписочном показателе.
Оптимальное количество сотрудников
Для оптимального расчета численности персонала в области производства применяют другие методы.
Способ 1. Хронометраж. Для замеров используют секундомер и засекают, какое количество времени занимает каждый последующий шаг рабочего процесса. Потом все приобретенные значения суммируются. Способ хронометража используют в основном менеджеры производства, финансисты и нормировщики. Главным недочетом способа является его трудозатратность и продолжительность, в особенности при существенном количестве сотрудников компании.
К примеру, среднее время производства какой-нибудь детали можно вычислить лишь после 30 замеров, во время которых действия осуществляют различные рабочие. При всем этом точность измерений будет недостаточно высокой. Скорость работы понижается у сотрудников, знающих, что на данный момент за ними наблюдают. Другой минус хронометража – отсутствие гибкости. Если нужно рассчитать скорость производства тождественных деталей, которые имеют незначительные различия, сделать это можно будет лишь посредством замеров для каждой из них.
Способ 2. Сопоставление с компаниями-соперниками. Оптимизация количества сотрудников в организации производится также с помощью сравнения количества сотрудников у вас и у ваших соперников, пользующихся теми же промышленными технологиями. Это чрезвычайно быстрый способ, но он принесет свои плоды лишь в том случае, если предоставлены реальные сведения о работе конкурирующих компаний. Сопоставление также помогает осознать, какое место занимает компания на рынке, исходя из убеждений количества сотрудников и продуктивности бизнеса.
Способ 3. Микроэлементное планирование. В базе этого метода лежит предположение, что всякую рабочую операцию можно свести к некому количеству простых действий, а время, которое на них затрачивается, уже известно. Тогда для расчета норматива будет нужна лишь сумма итогов замеров. На основании этих сведений можно будет провести оптимизацию количества сотрудников в компании. Нормирование с помощью микроэлементов операций подходит лишь для тех видов работ, которые выполняются вручную и состоят из циклических действий. Чтобы применить данный способ, необходим финансист, который прошел специальное обучение.
Где и когда используются данные о среднесписочной численности
Сведения о среднесписочной численности за предшествующий год должны сдать в налоговую инспекцию все без исключения организации, а также ИП, которые в прошлом году привлекали наемных работников (п. 3 ст. 80 НК РФ). Форма сведений утверждена приказом ФНС России от 29.03.07 № ММ-3-25/174. Срок сдачи — не позднее 20 января текущего года.
Бесплатно сдать сведения о среднесписочной численности через интернет
Вновь созданные и реорганизованные компании также должны отчитываться о среднесписочной численности. Сделать это нужно даже в том случае, если в штате еще нет ни одного сотрудника. Такое мнение высказал Минфин России в письме от 04.02.14 № 03-02-07/1/4390 (см. «Даже если у недавно открытой компании еще нет наемных работников, она должна отчитаться о среднесписочной численности»).
К аналогичным выводам пришли и судьи в постановлении ФАС Центрального округа от 25.04.14 №А62-2115/2013. (см. «Вновь созданная организация должна отчитаться о среднесписочной численности работников даже в случае отсутствия персонала»). Срок сдачи — не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации.
Для вновь зарегистрированных предпринимателей особые сроки отчетности не установлены. Это значит, что в месяце, следующем за месяцем регистрации, подавать сведения о среднесписочной численности они не обязаны. Это подтвердил и Минфин России в письме от 19.07.13 № 03-02-08/28371 (см. «Минфин напомнил, в какой срок индивидуальный предприниматель должен отчитаться о среднесписочной численности работников»).
Добавим: организации, открывшие обособленные подразделения, должны отчитаться о среднесписочной численности в ИФНС по местонахождению головного офиса. В отчете необходимо указать сведения обо всех сотрудниках компании, включая филиалы. Подавать сведения по каждому из подразделений в отдельности не нужно (письмо Минфина России от 14.02.
Способ сдачи налоговой отчетности (через интернет или на бумаге) напрямую зависит от среднесписочной численности персонала. В пункте 3 статьи 80 НК РФ говорится, что налогоплательщики, чья среднесписочная численность за предшествующий календарный год превышает 100 человек, могут сдать декларацию только через интернет.
Правда, из данного правила есть одно исключение — налог на добавленную стоимость. Плательщики НДС независимо от численности работников обязаны представлять декларации только через интернет (см. «Как сдать электронную декларацию по НДС»). Это требование закреплено в пункте 5 статьи 174 НК РФ.
Отчетность по страховым взносам также привязана к среднесписочной численности. Страхователи, чья среднесписочная численность за предшествующий год превысила 10 человек, обязаны сдавать расчеты по страховым взносам исключительно через интернет (п. 10 ст. 431 НК РФ).
Кроме того, при численности персонала более 25 человек необходимо сдавать в электронном виде форму 4-ФСС (п.1 ст.24 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний») и ежегодные сведения о стаже и другие отчеты в ПФР, в том числе форму СЗВ-ТД (п. 2 ст.
Заполнить, проверить и сдать всю отчетность по взносам через интернет Сдать бесплатно
В Налоговом кодексе много правил и ограничений, для соблюдения которых необходимо знать среднесписочную численность работников. Мы объединили их в таблицу.
Вопросы, для решения которых нужно знать среднесписочную численность сотрудников
| Вопрос | Норма НК РФ |
| Предоставление льгот | |
| освобождение от НДС для компаний, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов | подп. 2 п. 3 ст. 149 |
| освобождение от НДС для ГУП и МУП, в штате которых не менее половины инвалидов | подп. 2 п. 3 ст. 149 |
| право IT-компаний относить на расходы стоимость ЭВМ | п. 6 ст. 259 |
| право списать расходы на социальную защиту инвалидов для компаний, в штате которых не менее половины инвалидов | подп. 38 п. 1 ст. 264 |
| освобождение от налога на имущество для организаций, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов | подп. 3 ст. 381 |
| освобождение от земельного налога для организаций, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов | подп. 5 ст. 395 |
| Доля прибыли филиала и участника консолидированной группы | |
| расчет доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение (для правильной уплаты налога на прибыль в региональный бюджет) | п. 2 ст. 288 |
| расчет доли прибыли, приходящейся на участника консолидированной группы (для правильной уплаты налога на прибыль в региональный бюджет) | п. 6 ст. 288 |
| Применение спецрежимов | |
| право на применение УСН организаций, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов | подп. 14 п. 3 ст. 346.12 |
| право на применение ЕНВД организаций, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов | подп. 2 п. 2.2 ст. 346.26 |
Плательщики взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний должны отчитываться перед фондом соцстрахования по форме 4-ФСС (утв. приказом ФСС России от 26.09.16 № 381). На титульном листе этой формы есть поле, которое так и называется — «Среднесписочная численность работников».
Аналогичное поле предусмотрено и в расчете по форме РСВ-1, предоставляемом в Пенсионный фонд за периоды до 2021 года (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 16.01.14 № 2п).
Бесплатно сдать 4-ФСС и РСВ-1 через интернет
Организации и ИП, не являющиеся представителями малого бизнеса, сдают в органы статистики форму № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». В некоторых случаях вместо нее представляется форма № 1-Т с таким же названием. В числе прочих показателей в этих отчетах необходимо указывать среднюю численность, которая включает в себя среднесписочную численность работников.
Предлагаем ознакомиться: Что обязана авиакомпания при задержке рейса. Компенсация за задержку рейса
Бесплатно заполнить и сдать всю отчетность в Росстат через интернет
Количество вспомогательных работников
Для расчета численности персонала в области вспомогательных операций применяют метод факторного планирования. Он достаточно трудоемкий. В данном случае используются ключевые критерии по каждому процессу и производственной операции. Определение степени влияния факторов на численность персонала происходит следующим образом: рабочий процесс делится на элементы, каждый из которых зависит от одного фактора. Результаты такого нормирования сравниваются с подобными значениями в сопоставимых подразделениях организации.
