Сдаем отчетность в ПФР через 1С-Отчетность. Вносится ли в базу 1С номер и дата соглашения с ПФР и где это можно увидеть?

Электронный документооборот (ЭДО) ПФР и порядок подключения к нему

Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР-2021. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:

• бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
• исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
• сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
• в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.

Конечно, для того чтобы начать сдавать отчеты таким способом, придется понести затраты: как временные, так и финансовые. Получение квалифицированной электронной подписи стоит денег, как и договор на передачу данных и установку необходимого программного обеспечения. Хотя обычно удостоверяющие центры за общую плату могут предоставить своим клиентам как ЭПЦ, так и ПО с техподдержкой. Абсолютно бесплатно работодатель может только скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте и заявление на подключение.

Способы отправки сведений

Индивидуальные сведения можно подать в ПФР в форме:

• электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета, через личный кабинет на сайте ПФР (они должны обеспечивать возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации);
• промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде, в т. ч. с использованием электронной подписи.

Виды электронной отчетности в ПФР

После передачи администрирования страховых взносов налоговым органам у страхователей осталась обязанность представления в ПФР отчетности, содержащей сведения индивидуального (персонифицированного) учета:

• СЗВ-М;
• СЗВ-СТАЖ;
• ОДВ-1;
• СЗВ-ИСХ;
• СЗВ-КОРР;
• СТВ-ТД.

При этом у страхователей есть 2 способа сдачи отчетности в ПФР:

• в виде документов в бумажной форме;
• электронной форме.

Оба способа отчетности доступны страхователям с числом застрахованных лиц за предшествующий отчетный период до 25 человек (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если этот показатель составляет 25 человек и более, альтернативы нет: отчитаться можно только электронно.

Отчеты через представителей

Для предоставления права сдавать индивидуальные сведения представителем страхователя необходимо подать электронный документ «Уведомление о предоставлении полномочий представителю», подписанный УКЭП руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом или доверенностью от имени страхователя.

В случае если страхователь не является участником информационного обмена в рамках ЭДО ПФР, то для представления индивидуальных сведений через представителя ему необходимо лично или через представителя уведомить территориальный орган ПФР о праве представителя формировать и подписывать индивидуальные сведения страхователя, предоставив оригиналы документов, подтверждающих полномочия.

Для отзыва права представителя страхователю необходимо подать электронный документ «Уведомление о прекращении полномочий представителя», подписанный УКЭП руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом организации или доверенностью от имени страхователя.

Процесс сдачи отчетов по ТКС

Представление индивидуальных сведений в электронном виде по ТКС возможно при наличии у страхователя программного обеспечения, которое осуществляет:

• формирование индивидуальных сведений в соответствии с форматами, порядком и условиями, установленными ПФР, для их последующей передачи в виде электронных документов по ТКС;
• прием и отправку технологических электронных документов, сопровождающих электронный документооборот между страхователем и органами системы ПФР;
• шифрование при отправке и расшифрование при получении информации с использованием СКЗИ;
• подписание электронных документов при передаче информации и проверку УКЭП.

ПФР в течение одного рабочего дня с момента поступления электронных документов отправляет электронный документ «Уведомление о доставке».

В течение трех рабочих дней с момента направления уведомления о доставке ПФР выполняет следующие действия:

1) проверяет УКЭП Оператора и состав пакета;

2) расшифровывает входящие документы.

В случае выявления ошибок по первым двум пунктам отправляется электронный документ «Уведомление об отказе в приеме пакета».

3) проверяет УКЭП страхователя.

4) осуществляет проверку индивидуальных сведений программами ПФР на соответствие формы, формата и порядка заполнения;

По результатам этих двух проверок ПФР формирует и отправляет страхователю протокол проверок или «Уведомление об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у ПФР».

Страхователь будет вправе направить в ПФР обращение (заявление, возражение, запрос и др.), направление которого предусмотрено законодательством РФ и относится к компетенции ПФР, в форме электронного документа.

Участники ЭДО должны ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) осуществлять проверку поступления документов в электронном виде.

Датой предоставления документов страхователя считается дата, указанная в документе «Опись содержания пакета», который формируется и направляется оператором в ПФР в пакете с подготовленными электронными документами со сведениями индивидуального (персонифицированного) учета.

Датой получения документов от органов ПФР страхователем (представителем) считается дата, указанная в электронном документе «Уведомление о доставке», который формируется автоматически при их поступлении на транспортный сервис Оператора и высылается одновременно в адреса всех участников информационного обмена.

Представитель информирует страхователя о поступлении документов от ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем получения указанных документов.

Участники ЭДО обязаны уведомлять ПФР о смене УКЭП не позднее одного календарного дня с даты получения и не позднее 7 дней до даты истечения действия УКЭП.

Процесс сдачи отчетов через Кабинет

Представление индивидуальных сведений в электронном виде через КС возможно при наличии у страхователя:

• средств доступа к ИТКС «Интернет»;
• программного обеспечения для подписания электронных документов УКЭП.

Индивидуальные сведения, предоставляемые страхователем (представителем) с помощью сервисов КС, должны быть подписаны УКЭП уполномоченного лица страхователя (представителя).

ПФР в течение трех рабочих дней проверяет УКЭП уполномоченного лица страхователя (представителя) и осуществляет проверку индивидуальных сведений программами ПФР на соответствие формы, формата и порядка заполнения, по результатам которой формируются и отправляются протокол проверки или «Уведомление об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у ПФР».

Страхователь вправе направить в орган ПФР по месту регистрации обращение (заявление, возражение, запрос и др.), направление которого предусмотрено законодательством РФ и относится к компетенции ПФР, в форме электронного документа.

Датой предоставления документов страхователя считается дата, зафиксированная в электронном документе «Квитанции о регистрации», сформированном КС.

Датой получения документов от органов ПФР страхователем (представителем) считается дата их размещения в КС.

При размещении в КС документов от органов ПФР автоматически формируется и размещается в КС электронный документ «Уведомление о доставке».

При представлении сведений персучета через КС на портале электронных сервисов ПФР для организации защищенного удаленного подключения страхователей (представителей) должны использоваться шифрованные транспортные механизмы и сертификаты безопасности, применяемые на портале электронных сервисов ПФР. Представление сведений индивидуального (персонифицированного) учета страхователей без установления защищенного удаленного подключения не допускается.

Организации — операторы Электронного Документооборота

При обсуждении вопросов стандартизации отдельно нужно отметить аспект защиты массового доступа к веб-ресурсам.

Среди них – подача заявления о подключении к ЭДО для электронной сдачи отчетности в ПФР. В этом материале мы рассмотрим, по какой форме заполняется такое заявление, и приведем его образец.

Для того, чтобы посмотреть и отредактировать заявление у пользователя должны быть роли типа «Право на защищенный документооборот».

По ссылкам можно скачать типовые бланки, однако они могут отличаться от бланков некоторых отделений пенсионного фонда.

Организации ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) обеспечивают доставку электронных документов на рабочее место специалиста территориального органа ПФР с использованием коммуникационной составляющей.

В некоторых регионах в блоке присутствует поля:

• «Технология» – в нем необходимо указать технология «Контур-Экстерн»;
• «Удостоверяющий центр» – указать тот удостоверяющий центр, который указан в сертификате открытого ключа (вкладка Состав/ Издатель/ «О»).

В данной статье мы рассмотрели теорию и практику проведения аудита СКЗИ и криптоключей. Как вы убедились, процедура эта довольно сложная и трудоемкая, но если к ней грамотно подходить вполне осуществимая. Будем надеется данная статья вам поможет в реальной жизни.

На одном компьютере нельзя работать с несколькими СКЗИ одновременно. Если вы используете, например, КриптоПро CSP для сдачи отчетности, а VipNet CSP для клиент-банка, установите их на разные ПК.

Подача заявления в ПФР на подключение страхователя к ЭДО – документ, заполняемый в первую очередь для получения возможности отчитываться электронно. Затем заполняется Соглашение с Фондом об электронном обмене документами.

Тема статьи будет посвящена тому, как программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3 оформить социальной налоговый вычет сотруднику организации.

Если вы используете, например, КриптоПро CSP для сдачи отчетности, а VipNet CSP для клиент-банка, установите их на разные ПК.

У меня возник вопрос по п.3 «Технический аудит», а именно: «Вы предлагаете анализировать все БД УЦ или только БД, содержащие списки изданных сертификатов и списки отозванных сертификатов, или вообще всех БД УЦ, содержащих в том числе и персональные данные зарегистрированных пользователей (регистрационные данные пользователей, на мой взгляд излишни для аудита безопасности)?

СКЗИ (средство криптографической защиты информации) — это программа (служба), которая отвечает за работу с электронной подписью, а также обеспечивает:

• шифрование документов (счетов-фактур, накладных, отчетов и прочих важных документов);
• расшифровку полученных ответов от контрагентов и протоколов от инспекции (ИФНС, ПФР, Росстат);
• проверку секретных ключей пользователя при отправке электронных документов по каналам связи.

Обеспечение безопасности информации при представлении сведений о застрахованных лицах в Пенсионный фонд РФ осуществляется в соответствии с «Регламентом обеспечения безопасности при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи» (далее — Регламент).

Порядок обмена и сроки

Для сдачи сведений на работающих физлиц в электронном виде страхователь (представитель) готовит их в форме электронных документов, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью, и отправляет через оператора в территориальный орган ПФР в зашифрованном виде.

Дата подачи сведений персучета в электронной форме через оператора – это дата их отправки по телекоммуникационным каналам связи в адрес территориального органа ПФР. Об этом оператор делает соответствующую отметку при составлении документа «Опись содержания пакета» и направляет в ПФР в пакете с подготовленными электронными документами со сведениями индивидуального (персонифицированного) учета.

Дата представления документов с использованием личного кабинета страхователя – это дата, зафиксированная в электронной квитанция о регистрации, сформированной в кабинете.

В течение 1 рабочего дня с момента поступления электронных документов ПФР направляет страхователю подтверждение их получения – уведомление о доставке.

ПФР в течение 3-х рабочих дней с момента направления уведомления о доставке выполняет следующие действия:

1. Проверяет усиленную квалифицированную подпись (далее – УКЭП) оператора и состав пакета.
2. Расшифровывает входящие документы.
3. Проверяет УКЭП страхователя.
4. Проверяет индивидуальные сведения на соответствие установленной форме, формату и порядку заполнения.

В случае ошибок при проверках в первых двух пунктах ПФР отправляет электронное уведомление об отказе в приеме пакета.
При обнаружении в представленных сведениях на физлиц ошибок и/или их несоответствия сведениям у Пенсионного фонда, а также несоответствия их требованиям закона, страхователю направляют уведомление об устранении ошибок и/или несоответствий. Срок исправления расхождений – 5 рабочих дней.

Причём указанное уведомление должно содержать протокол проверки с данными об ошибках и/или несоответствиях.

В случае подключения страхователя к системе электронного документооборота ПФР формы документов для привлечения к ответственности по ст. 17 Закона № 27-ФЗ уполномоченный работник территориального органа ПФР формирует в электронном виде, подписывает электронной подписью и направляет страхователю в зашифрованном виде. В этом случае на бумаге их уже не направляют.

Дата получения страхователем (представителем страхователя) документов в электронном виде от территориальных органов ПФР, переданных через оператора, – это дата, указанная в электронном уведомлении о доставке. Оно формируется автоматически при их поступлении на транспортный сервис оператора и высылается одновременно в адреса всех участников информационного обмена.

Дата получения страхователем (представителем страхователя) документов в электронном виде от территориальных органов ПФР, переданных через личный кабинет, – это дата их размещения в ЛК.

При размещении в личном кабинете страхователя документов в электронном виде от территориальных органов ПФР здесь автоматически формируется и размещается электронное уведомление о доставке.

Плюсы и минусы электронной передачи данных

Электронная отчетность придумана не просто так – этот способ связи с государственными органами обеспечивает оперативность, надежность и достоверность.

Вся информация передается в зашифрованном виде, и прочесть ее может только сотрудник Пенсионного фонда, имеющий ключ к расшифровке послания.

Специалисты бухгалтерских отделов освобождены от обязанности каждый раз ездить в территориальный отдел фонда и сидеть в очередях, кроме того, сводится на нет возможность ошибок при ручном внесении данных из распечатанных отчетов в компьютеры инспекторов. Иными словами, происходит экономия времени, а человеческий фактор утрачивает свое значение.

Единственный небольшой минус заключается в том, что для того, чтобы перейти на электронную сдачу отчетности, организации придется для начала обзавестись собственной электронной цифровой подписью. И то – минусом это можно считать довольно условно, поскольку электронная подпись существенно расширяет возможности любого предприятия в плане делового документооборота, придавая любой бумаге статус юридического документа.

Таким образом, электронная передача данных в государственные структуры возможна только при одном условии: у компании должна быть официально зарегистрированная цифровая подпись.

Причем это требование распространяется не только на юридические лица (предприятия и организации), но и на индивидуальных предпринимателей, адвокатов, нотариусов и пр. – то есть всех тех, кто имеет работников в найме.

Особенности соглашения с пфр об электронном документообороте

Теперь разберем несколько нюансов, которые касаются электронного документооборота между компанией и пфр:

• Цифровые данные могут быть посланы посредством электронных средств связи только от компании или от пенсионного фонда Российской Федерации
• Данные, которые передаются в виде текстовых файлов, не могут меняться и исправляться в процессе передачи
• Электронная цифровая подпись является гарантом правильности и корректности вводимых данных
• Адресат, которому отправляются данные, обязан составить некий документ, в котором будет отражен факт приема информации. Обычно этим документом является квитанция

Что нужно для подключения электронного документооборота

Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:

• заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
• соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.

Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.

Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день организаций, предоставляющих подобные услуги, более чем достаточно.

Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.

Через кого коммуницировать в ПФР

ПФР принимает отчетность:

• через посредничество специальных уполномоченных агентов (представителей);
• через удостоверяющие центры, имеющих аккредитацию.

Оба эти варианта имеют востребованность, поскольку первый значительно более удобен и прост (удостоверяющие центры имеют в своем распоряжении все нужные технологии, в т.ч. и собственную цифровую печать, а также обеспечивают полную техническую поддержку клиентов), а второй – менее затратен.

Но вне зависимости от того, каким именно способом компания решит сдавать отчетность, прежде всего, необходимо заключить с местным отделом ПФР Соглашение об электронном документообороте, а для этого необходимо написать соответствующее заявление.

Что такое СКЗИ и какие они бывают

Для работы в каком-либо регионе спецоператор должен заключить соответствующий договор с местным Управлением ФНС России. Как правило, в каждом регионе работают несколько специализированных операторов связи. Например, в Москве услуги по доставке отчетности оказывают три крупных спецоператора: ЗАО «ПФ «СКБ Контур», ООО «Такском», ООО «Тензор».

Этот стандарт определяет алгоритм и процедуру вычисления хэш-функции для любой последовательности двоичных символов. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.

Для СКЗИ класса КС1 актуальны угрозы только из-за пределов контролируемой зоны. Для более высоких классов предполагается, что нарушитель имеет физический доступ к оборудованию.

Как правильно заполнить заявление на ЭДО

Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:

• наименование, ИНН и ОГРН организации;
• ее юридический и фактический адрес;
• регистрационный номер в системе ПФР;
• банковские реквизиты;
• среднесписочную численность работников;
• данные оператора связи;
• другую необходимую информацию.

Иногда сотрудники удостоверяющего центра или уполномоченного представителя самостоятельно заполняют бланк этого документа сразу после заключения договора об оказании услуг электронной отчетности. В его составлении нет ничего сложного. В нем содержатся два раздельных блока: один — для юрлиц, второй — для ИП. Страхователь должен заполнить только один блок в соответствии со своим статусом. Выглядит это так:

После чего необходимо просто подтвердить согласие на обработку персональных данных и правильность введенной информации подписью руководителя.

Специалисты ПФР после получения заявления должны будут заполнить предназначенный для них блок, а также сформировать и предоставить организации соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.

Для начала полноценного обмена документами с ПФР страхователь должен передать номер и дату заключения соглашения своему уполномоченному представителю. Также можно самостоятельно внести их в раздел ПО для сдачи отчетности, предоставленный удостоверяющим центром. Инструкцию, как это сделать, можно получить у своего оператора.

Общие сведения о заявлении

На сегодняшний день заявление в Пенсионный фонд на подключение электронной отчетности имеет унифицированную форму, которую можно скачать на сайте фонда или взять у специалистов уполномоченной организации или удостоверяющего центра на стадии заключения договора.

Заявление допускается писать на фирменном бланке компании (во всяком случае, запрет на это нигде не фигурирует) или на обычном листе формата А4, от руки (четким, разборчивым почерком, без помарок, ошибок и исправлений) или набирать на компьютере.

Заявление создается в единственном оригинальном экземпляре, который заверяется директором организации (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя).

Проштамповывать заявление в ПФР при помощи печати надо только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий для удостоверения документов закреплена в учетной политике фирмы. После составления заявление следует зарегистрировать в журнале исходящей документации.

Что нужно в нем указать?

Согласно типовой форме документа, работодатель должен предоставить следующие сведения:

• Информация об участнике, являющимся юридическим лицом. Организация, выплачивающая страховые взносы на будущую пенсию сотрудников, должна предоставить в фонд пенсионного страхования следующие сведения: полное наименование компании;
• ИНН;
• КПП;
• контактные данные (телефоны, e-mail);
• регистрационный код в Пенсионном фонде;
• юридический адрес;
• фактический адрес местонахождения.

Порядок отправки необходимой документации в ПФР через одного из операторов вы можете посмотреть на следующем видео:

Как защищены передаваемые сведения персучета

Сведения индивидуального (персонифицированного) учета содержат персональные данные, которые отнесены к информации ограниченного доступа и должны быть защищены в соответствии с Законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Средства электронной подписи не должны нарушать конфиденциальность информации ограниченного доступа и должны соответствовать требованиям п. 5 ст. 8 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Для обеспечения защиты информации при представлении индивидуальных сведений в электронном виде используют средства криптографической защиты в соответствии с требованиями постановления Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119.

Итоги

Если вы обязаны передавать отчетность в ПФР в электронном виде, то вам следует заключить с фондом соглашение об электронном документообороте. Для этого нужно написать в ПФР заявление с просьбой осуществить подключение вашей компании к системе электронного документооборота. Бланк такого заявления можно скачать на сайте ПФР.

Источники

• https://www.klerk.ru/buh/articles/489328/
• https://assistentus.ru/forma/zayavlenie-na-podkluchenie-elektronnoj-otchetnosti/
• https://clubtk.ru/kak-oformit-zayavlenie-o-podklyuchenii-k-elektronnomu-dokumentooborotu-s-pfr
• https://buhguru.com/personificirovannyy-uchet/novyj-reglament-2021-elektronn-dokumentooborota-s-pfr-persuchyot.html
• https://nalog-nalog.ru/strahovye_vznosy/szvm/zayavlenie_v_pfr_na_podklyuchenie_elektronnoj_otchetnosti/
• https://ppt.ru/forms/pfr/el-oborot-pfr