Можно ли списать кассовый аппарат

Переход на онлайн кассы, осуществляемый в соответствии с , был призван обеспечить максимальную прозрачность торговых операций. Государство таким образом контролирует предпринимательскую деятельность и облегчает работу налоговой службе, уменьшая количество проверок, а у бизнесменов не остается иных возможностей кроме как работать «в белую».

В этой статье мы поясняем, что такое онлайн-касса, какой она может быть, как связана с бухгалтерией и программой складского учета, кто обязан ее использовать и с чего начать внедрение.

Кто должен применять онлайн-кассы

Почти все. Согласно от этой обязанности освобождены только индивидуальные предприниматели, которые:

• не имеют работников;
• продают товары собственного производства, оказывают услуги или выполняют работы.

Переход таких ИП на онлайн кассы должен быть осуществлен не позднее 1 июля 2021 года.

Что такое онлайн-касса и из чего она состоит

Чтобы было проще воспринимать суть нововведений, сравним их с тем, что было до вступления в силу 54-ФЗ по онлайн кассам , регулирующего работу с кассовой техникой.

Начнем с того, что теперь вкладывать в понятие «касса».

Онлайн-кассы бывают четырех типов:

1. Автономные онлайн-кассы и смарт терминалы.
   Это устройства с кассовыми программами, готовые к использованию и не нуждающиеся в подключении к компьютеру либо терминалу. Могут быть переносными, питающимися от аккумулятора. Ряд моделей поддерживает работу с ЕГАИС.
2. Фискальные регистраторы.
   Работают только вместе с устройством, на котором установлена кассовая программа. Они фискализируют чеки, распечатывают их и через ОФД передают информацию в налоговую.
3. POS-системы.
   Наборы техники, обычно включающие POS-компьютер, фискальный регистратор, клавиатуру и сканер. Используются преимущественно крупными торговыми сетями.
4. Онлайн-кассы для интернет-магазинов.
   Подключаются к системе управления сайтом и отправляют электронные чеки покупателям.

Выбирая ККТ, нужно учитывать специфику бизнеса. Например, для торговли алкоголем нужна касса, работающая с ЕГАИС. Обязательно убедитесь в том, что модель разрешена к использованию. Проверить это можно, .

Наши партнеры предлагают аренду и покупку ККТ, соответствующей требованиям 54-ФЗ по онлайн-кассам, на выгодных условиях.

Посмотреть лучшие варианты

Разберемся, какие обязательные элементы включает онлайн-касса.

Фискальный накопитель

Составляющая онлайн-кассы, которая используется для получения, обработки и передачи данных об операциях через ОФД в ФНС. Имеет срок действия ключа фискального признака (13,15 или 36 месяцев), по истечении которого нужно произвести замену

В случае отсутствия соединения с интернетом в течение 30 дней, фискальный накопитель в вашей кассе будет заблокирован и возобновит работу автоматически после подключения к сети и передачи всех данных за период отсутствия соединения.

Важно:

если в течение 30 дней, пока отсутствовал интернет, не было выбито ни одного чека, фискальный накопитель не блокируется.

Оператор фискальных данных (ОФД)

Оператор фискальных данных (ОФД) — коммерческая организация, созданная с целью хранения и передачи кассовой информации (фискальных данных).

Она является посредником между предпринимателем и налоговой службой. Список ОФД небольшой, так как они должны выполнять определенные технические и информационные требования,а при их несоблюдении могут быть оштрафованы на сумму до миллиона рублей.

Выбрать оператора фискальных данных можно из . Ориентируйтесь на расценки, список дополнительных услуг или сервисов.

Для взаимодействия с ОФД и личным кабинетом налогоплательщика на сайте ФНС необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП), выданная на руководителя или лицо, имеющее право подписи.

Для ее выпуска потребуется встреча с ОФД или удостоверяющим центром (УЦ), которому вы доверили эту процедуру.

Рабочее место кассира

Рабочее место кассира — это сторонняя программа (оболочка), упрощающая работу с кассой, номенклатурой, а также позволяющая производить глубокий анализ продаж через личный кабинет. Она должна печатать чеки с обязательным указанием номенклатуры, а также отправлять их по запросу на электронную почту или в виде SMS покупателю.

Сейчас на рынке есть два типа рабочих мест:

1. Привязанные к технике («Мерката», Cassby, i-Retail), а также кассы от производителей (сразу с ПО) – их нельзя приобрести отдельно от комплекта техники, производители привязывают покупателя и к «железкам», и к своему программному обеспечению, которое на текущий момент жестко ограничивает интеграцию со сторонними сервисами.

2. Рабочие места без привязки к технике («1С:Розница», «МойСклад») — их можно использовать с любой аттестованной ККТ, разрешенной ФНС, они плотно интегрированы с различным товароучетным и бухгалтерским ПО.

Какой порядок перехода на онлайн кассы выбрать — купить готовый комплект или собрать его самостоятельно — решать вам. Отметим лишь то, что предлагаемые функции рабочего места кассира очень полезны и зачастую сильно облегчают дальнейшую работу с информацией.

Как настроить обмен данными между онлайн-кассой и бухгалтерией

Возможности сервисов для ведения бухгалтерии расширяются, если бухгалтерия и онлайн-касса обмениваются между собой информацией. Но не все учетные программы и онлайн-кассы поддерживают такой процесс. Например, точно не получится настроить обмен на автономной кнопочной ККТ.

Через кассу в течение смены проходит много продаж. В соответствии с 54-ФЗ, они все детализированы до наименования товаров (услуг), цен и количества.

Чем больше ассортимент, тем дольше придётся вводить данные о реализации товаров, так как делать это надо пономенклатурно, чтобы по всем позициям в ассортименте были «правильные» остатки. Альтернативный вариант — в конце дня собирать информацию по каждому товару и проводить в учете реализацию только по итогу, но для этого кто-то должен свести цифры по всем кодам.

Этой рутины можно избежать, если касса автоматически будет передавать всю информацию о продажах в учетный сервис.

Есть и обратный процесс ─ загрузка данных из облачной бухгалтерии в кассу. Например, при оприходовании товаров от поставщика в учете и передаче сведений об этом в онлайн-кассу. В результате продавцы не тратят время на ввод поставок в базу кассы.

Возможности, которые открывает интеграция, зависят от онлайн-бухгалтерии и программы ККТ. Давайте посмотрим, что дает, например, «связка» сервиса «Моё Дело» и МТС Кассы:

1. Автоматическое создание документов на списание товаров с остатков при закрытии смены в магазине ─ информация попадает в сервис, там создаются и проводятся в учете документы по всем товарам, остатки уменьшаются.
2. Автоматическое отражение выручки, полученной как наличными деньгами, так и при оплате картами.
3. Отдельные отчеты по ставкам НДС 20, 10, 0% и без НДС.
4. Простое оприходование товаров ─ если товары приходуют в магазине на кассе, информация об этом попадает в сервис и отражается в учете, а когда документы поставщика проводят в онлайн-бухгалтерии, данные о поставках передаются в кассу.
5. Автоматическая синхронизация данных ─ между сервисом «Моё Дело» и МТС Кассой постоянно происходит сверка названий магазинов, товаров, данных о запасах. При любых изменениях информация «выравнивается».

Когда есть интеграция, предприниматели и бухгалтеры получают:

• автоматизированный учет и как следствие, избавление от рутины;
• налаженный учет товаров;
• минимизацию ошибок, так как практически исключается человеческий фактор при вводе информации.

А у владельцев бизнеса появляется возможность контролировать торговлю (выручку, запасы, своевременность поставок), а также анализировать состояние дел.

Чтобы подключить онлайн-кассу к интернет-бухгалтерии, вы можете воспользоваться готовым решением, когда интеграция уже настроена, или пригласить специалистов для разработки индивидуального решения по обмену данными между онлайн-кассой и учётным сервисом.

Чтобы узнать, какой вариант ваш, обратитесь к продавцу или производителю онлайн-кассы и спросите, поддерживает ли она интеграцию и с какими программами. Если нет, выходите на специалистов, они оценят возможность настройки обмена данными и рассчитают стоимость своей работы.

Онлайн касса и бухгалтерский учет

Переход на онлайн кассы для ИП и ООО на УСН и других системах налогообложения сопряжен с рядом изменений в ведении бухучета. Теперь у инспекторов есть возможность онлайн получать доступ к большинству сведений о движении денежных средств, поэтому были отменены отчеты КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8 и КМ-9. Появились новые документы:

• отчет об открытии смены;
• отчет о закрытии фискального накопителя;
• чек коррекции, позволяющий исправить ситуацию, если основной чек не был пробит, например, из-за сбоя в работе кассы;
• чек «возврат прихода», который применяется при возврате денег покупателю или исправлении ошибок.

Учет товара с онлайн кассой

Неважно, используется ли онлайн-касса — в торговле принципиально, чтобы на складе был порядок. Автоматизировав складской учет, вы получите сразу несколько преимуществ:

• сможете планировать закупки с учетом реального спроса и остатков, что не позволит товару залеживаться на полках или портиться;
• упростите и ускорите проведение инвентаризации;
• снизите вероятность краж — когда все ходы записаны, воровать сложно;
• исключите ошибки в бухучете, которые ведут к переплате налогов.

Предлагаем комплексное решение для владельцев розничных и оптовых магазинов — «1С:УНФ» или «Мой склад» (работают с онлайн-кассами) для складского учета + онлайн-бухгалтерия Фингуру.

Узнайте, как наладить бесперебойную работу торгового бизнеса

Бухучет онлайн-касс

Бухгалтерский учет онлайн-касс (при учете кассового аппарата в качестве МПЗ) предполагает оформление следующих проводок:

• Д10 – К60 – отражение покупки на стоимость кассового аппарата;
• Д19 – К60 – входящий НДС;
• Д68 – К19 – зачет НДС;
• Д44 – К10 – введение онлайн-кассы в эксплуатацию;
• Д60 – К51 – осуществление расчетов с компанией-поставщиком.

Чтобы не потерять кассовый аппарат в составе запасов при его использовании, используются забалансовые счета, а также на него формируется карточка аналитического учета.

Если кассовый аппарат учитывается в качестве объекта ОС, в его первоначальную цену входят издержки:

• На приобретение;
• На доведение до рабочего состояния.

В будущем, при использовании кассового аппарата, такие издержки входят в состав расходов по стандартным видам деятельности. Приобретение оформляется проводками:

• Д08 – К60 – отражение покупки на стоимость аппарата и доведения его до рабочего состояния;
• Д19 – К60 – входящий НДС;
• Д68 – К19 – зачет НДС;
• Д01 – К08 – введение кассового аппарата в использование;
• Д60 – К50, 51 – осуществление расчетов за приобретение.

Порядок перехода на онлайн кассы

1. Получить квалифицированную электронно-цифровую подпись. Для этого нужно обратиться в один из , подать заявление, заплатить порядка 2 000 рублей и подождать около трех дней. Срок действия ЭЦП — год.
2. Выбрать онлайн-кассу. Убедитесь, что модель включена в .
3. Заключить договор с ОФД из , и получить доступ к личному кабинету.
4. Поставить фискальный регистратор на учет в ФНС. Сделать это можно онлайн, через личный кабинет ИП или юрлица на сайте ведомства.
5. Готово, теперь все законно!

Учет онлайн-кассы как основного средства

В чем особенность такого учета: в затраты включаются все фактические расходы предприятия (без НДС) на приобретение кассового аппарата:

• стоимость кассы, фискального накопителя, кода активации оператора фискальных данных;
• затраты на доставку и установку;
• стоимость услуг по вводу в эксплуатацию.

В каких случаях кассовую технику можно отнести к ОС?

• Вы не собираетесь перепродавать эту кассу.
• Касса будет использоваться больше 12 месяцев.
• Вы получаете экономическую выгоду (доход) от применения онлайн-кассы.
• Стоимость расходов на покупку оборудования превышает 40 000 рублей.

Если вы принимаете онлайн-кассу к учету в качестве ОС, отражать ее следует на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы». Сформированную первоначальную стоимость объектов основных средств, принятых в эксплуатацию, списывают в дебет счетов 01 «Основные средства». В этом случае стоимость техники погашается посредством начисления амортизации.

Нужна ли вам касса за 40 000 рублей или подойдет более бюджетная модель? Бесплатные консультации по выбору онлайн-касс по телефону (863) 300-10-11!

Ответственность за нарушение 54-ФЗ по онлайн кассам

1. За неприменение ККТ должностные лица могут быть оштрафованы минимум на 10 000 рублей, ИП и юрлица — минимум на 30 000 рублей.
2. За систематическое нарушение требований 54-ФЗ должностным лицам грозит дисквалификация на срок от года до двух, предпринимателям и организациям — приостановка деятельности максимум на 90 дней.
3. Если используемая ККТ не соответствует требованиям закона, должностные лица получат предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей, ИП и юрлица — штраф от 5 000 до 10 000.
4. Если вы не предоставили клиенту чек по его требованию, санкции будут такими: для должностных лиц — предупреждение или штраф 2 000 рублей, для предпринимателя или организации — предупреждение или штраф 10 000 рублей.
5. За то, что не предоставили информацию и документы по запросу ФНС либо сделали это с опозданием, должностным лицам грозит предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей, ИП и юрлицам — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000.

Ключевые слова для этой статьи: онлайн касса бухгалтерский учет , онлайн касса с бухгалтерией , онлайн касса с программой учета , учет товара с онлайн кассой , 54 фз по онлайн кассам , касса онлайн торговля и склад, переход на онлайн кассы , переход ип на онлайн кассы , переход на онлайн кассы усн , порядок перехода на онлайн кассы