Круглый стол «Особенности приема денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) и использования кассового оборудования, подключенного к системе контроля кассового оборудования

Внедрение онлайн-касс привело к существенным изменениям закона 54-ФЗ – ключевого нормативно-правового акта, регламентирующего применение контрольно-кассовой техники (ККТ) в РФ.
К примеру, использование онлайн-кассы организацией или ИП позволяет отказаться от ряда отчетных документов и учетных регистров в системе ведения кассы.

Как оказалось, однако, данное послабление не относится к основным кассовым документам, обозначенным в Указании ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, и кассовой книге, также упомянутой в данном нормативном акте.

Особенности ведения и заполнения кассовой книги (КК) хозяйствующим субъектом, использующим аппарат онлайн-кассы, следует рассмотреть более подробно.

Кассовые документы, используемые в онлайн-кассах

При том условии, что с 01.01.2013 г. типовые формы первичных документов не должны обязательно применяться, но формы документов по ведению кассовых операций остаются обязательными при условии их применения при работе с онлайн-кассами (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Сущность онлайн-кассы состоит в том, что аппараты оснащены фискальными накопителями, которые работают по принципу работы электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ), информация по проведенным операциям зашифровывается, и ее нельзя откорректировать. И онлайн-касса сама отправляет все требуемые отчеты в ФНС.

При использовании ККТ были разработаны формы первичной учетной документации КМ-1 – КМ-9 для учета наличных и безналичных расчетов. Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 не является нормативным актом, и в соответствии с письмами Минфина РФ (от 16.09.2016 №03-01-15/54413) эти документы не обязательны к применению в работе. Также ИП имеют право отказаться от ведения КО-4 (но не юридические лица).

Важно! Перейдя на онлайн-кассу организации и ИП имеют право самостоятельно принимать решения в отношении использования первичных документов: отказаться или сохранить использование документов ранее действовавших ККТ, но эти документы могут заполняться в произвольной форме.

Кассовая книга для онлайн-кассы

04.09.2019 Вместе со вступлением 54-ФЗ “О применении ККТ” в силу в прошлое ушло много первичных документов, которые ранее приходилось оформлять на кассе (например, журнал кассира-операциониста, некоторые акты и пр.). Новые возможности онлайн-касс существенно сократили бумажную работу. Нужно ли оформлять кассовую книгу при работе на онлайн-кассе?

Что такое кассовая книга

Кассовая книга — это регистр, в котором фиксируются все поступления наличных и их выдача. Любое перемещение денег должно быть записано и учтено. Кассовая книга относится к первичным кассовым документам. Ее форма — КО-4 — утверждена на законодательном уровне и регулируется постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.98 г. После перехода большинства российских предпринимателей на использование онлайн-касс, Минфин разрешил вести первичные кассовые документы в электронном виде. Однако ведение кассовой книги в обычном (бумажном) виде тоже не возбраняется. Сведения, которые содержатся в кассовой книге, позволяют контролировать лимит кассы, который устанавливается на предприятии (например, не более 100 тысяч рублей). Записи в книгу вносятся на основании приходных и расходных ордеров.

Как вести кассовую книгу

Стоит сразу отметить, что индивидуальные предприниматели могут не вести кассовую книгу, так как у них нет лимита кассы. Юрлица же, не имеющие лимита кассы, все же должны заполнять кассовую книгу. В 54-ФЗ нет информации о том, что после внедрения онлайн-касс кассовые книги отменяются. Это значит, что кассовая книга — серьезный документ, игнорирование которого может привести к серьезным штрафам.

Ведение кассовой книги происходит по унифицированной форме № КО-4. Если предприниматели ведут книгу в электронной форме, она заверяется электронной подписью. Если же в бумажной форме — необходимо пронумеровать документ и прошить его. Ведением кассовой книги в зависимости от масштаба предприятия занимается либо сам предприниматель, либо ответственный сотрудник (чаще всего бухгалтер). Минфин в 2015 году выпустил специальные рекомендации по ведению кассовой книги, которые отражены в Приказе от 30.03.2015 № 52н. Можно выделить некоторые общие правила ведения книги:

1. ежедневное заполнение (кроме дней, когда не было перемещения денежных средств);
2. записи о движении налички и денежных документов нужно вести раздельно;
3. запись вносится на основании ПКО и РКО;
4. книгу заверяет главный бухгалтер.

Книга заводится каждый год. Книги за истекший период должны храниться в течение 5 лет. Электронную кассовую книгу можно не распечатывать и не прошивать, но также хранить в течение указанного времени на отдельном носителе.

Каков алгоритм ведения кассовой книги? Он довольно прост:

• кассир торговой точки закрывает смену и выбивает на ККТ отчет о закрытии смены;
• отчет о закрытии смены автоматически (при наличии интернета) отправляется в ОФД и оттуда — в налоговую;
• кассир сверяет выручку с данными отчета и сдает деньги. Если есть инкассация, то необходимо составить документы для инкассации;
• кассир передает оформленные документы в бухгалтерию;
• бухгалтер заполняет кассовую книгу на основании предоставленных данных;
• бухгалтер заверяет день кассовой книги.

За отсутствие или незаполнение кассовой книги предусмотрены штрафы. Согласно ст.15.1 КоАП это от 40 до 50 тысяч рублей для организации и до 5 тысяч рублей для должностного лица.

Исправления в кассовой книге

Если предприниматель ведет кассовую книгу в бумажном виде, то в ней допускаются исправления. Неверную информацию нужно аккуратно перечеркнуть и рядом написать верную (максимально разборчиво). Если ошибку заметили спустя несколько дней, подобным способом необходимо исправить всю неверную информацию. Рядом с исправлением нужна дата и подпись с расшифровкой лица, внесшего исправление. Как правило, вносит исправление тот, кто заполнял кассовую книгу (например, бухгалтер или кассир).

При ведении книги в электронном формате вносить исправления запрещено. Для исправления ошибки необходимо заново формировать документ и подписывать его.

Возврат к списку

Реквизиты документа по форме КО-4

Кассовая книга заполняется на основании БСО, в качестве которых выступают КО-1, КО-2, чеки и т.д. Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ определены общие обязательные реквизиты всех первичных документов, которые являются основанием для формирования сводных и отчетных документов:

1. название документа
2. дата составления
3. наименование организации, составляющей документ
4. операция
5. величины и единицы измерения по операции
6. должность лица, оформившего операцию
7. подписи лиц и их расшифровку

При заполнении КО-4, которая заполняется на основании отчета о закрытии смены, формируемый один раз в день, отражается по колонкам таблицы:

1. Номер документа, на основании которого делается запись (БСО)
2. От кого или кому произошло движение средств
3. Корреспондирующий счет, субсчет
4. Приход
5. Расход

Каждый лист формы рассчитан на 1 день, т.е. отражаются операции за каждый день. В начале листа обязательно указывается дата составления и указывается сумма на начало дня, который берется с предыдущего заполненного листа. В конце таблицы подсчитывается сумма прихода, сумма расхода и остаток на конец дня. Ставится подпись кассира, который подсчитывает число КО-1 и КО-2 и передает бухгалтеру, ставящий подпись как факт приема БСО. Кассовую книгу допускается вести от руки, в электронном виде с распечаткой или только в электронном виде с электронной подписью (при наличии электронной подписи КО-4 нет необходимости распечатывать).

Правила ведения книги

Формат ведения кассовой книги онлайн-кассы фирма может выбрать самостоятельно – в бумажном или электронном виде. Деньги вносятся в главную кассу компании на основе отчетов по форме Z, предназначением которых является закрытие смены в конце трудового дня.

Такой отчет формирует кассовый работник, одновременно с этим сведения передаются в налоговую службу. По полученной информации заполняют справку и журнал кассового работника, после чего сведения направляются в отдел бухгалтерии, где и заполняется кассовая книга.

Приведем основные принципы заполнения кассовой книги при онлайн-кассе:

1. К отрывным листам книги должны прикладываться кассовые ордера по приходу и по расходу, которые составляются на унифицированных бланках.
2. В конце каждого трудового дня сведения сверяются руководящими работниками компании.
3. По итогам определенного периода (например, месяца или года) листы необходимо прошить.
4. Каждое сделанное исправление должно быть заверено личной подписью управляющего фирмы или главное бухгалтера. В противном случае, оно будет считаться недействительным.
5. Если книга заполнялась в электронном виде, ее можно не распечатывать. Однако ее необходимо заверить электронной подписью и хранить на магнитном носителе данных.
6. В начале каждого года необходимо приступать к заполнению нового экземпляра книги.
7. Каждая книга должна храниться в фирме как минимум пять лет с момента окончания ее заполнения.
8. На каждом листе книге должен быть проставлен номер по порядку. Пропуски страниц не допускаются.
9. На последней странице книги должна быть проставлена печать и сделана пометка о том, сколько в ней содержится прошитых и пронумерованных листов.

Подведем итог – кассовая книга должна заполняться всеми ИП и юрлицами, осуществляющими кассовые операции, вне зависимости от того, используются ли они онлайн-кассу или стандартный кассовый аппарат.

Похожие статьи

• Образец заполнения титульного листа кассовой книги
• Ведение кассовой книги в 2016-2017 году
• Как правильно заполняется кассовая книга (образец)?
• Журнал кассира операциониста для онлайн кассы
• Кассовая книга (бланк и образец)

Порядок ведения кассовой книги от руки:

1. Кассовая книга, как и все первичные документы, обязательно пронумеровывается, прошнуровывается, опечатывается на последней странице и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя.
2. 2 таблицы каждой страницы кассовой книги должны нести одинаковую информацию и пронумерованы одним номером (первые экземпляры остаются подшитыми в кассовой книге, а вторые экземпляры отрываются в конце дня и передаются бухгалтеру).
3. Записи ведутся с указания остатка на начало дня, при этом лист по линии отреза сгибается, для идентичности записей они делаются через копировальную бумагу.

Каждое обособленное подразделение, в котором ведутся кассовые операции, независимо от цели расходования наличных денежных средств, должно вести собственную кассовую книгу.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ О. Графкин

Необходимо ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы

С 2013 года использование унифицированных форм первичной документации по учету, которые разработаны и утверждены Госкомстатом, не является обязательным. Однако, унифицированные формы, разработанные и утвержденные уполномоченными органами на основе иных ФЗ, продолжают оставаться обязательными к заполнению.

Порядок ведения кассовых операций установлен ЦБ, в Указании №3210-У. Там говорится, что кассовая книга должна использоваться обязательно.

Также сообщается, что, если предприниматель ведет учет доходов или доходов и затрат, которые характеризуют конкретный вид предпринимательской деятельности, кассовую книгу он имеет право не вести. То есть, вне зависимости от того, на каком режиме обложения налогов находится предприниматель, он имеет полное право не заниматься заполнением кассовой книги (однако это не запрещено, для удобства учета ИП может заполнять книгу).

Проще говоря, все юрлица должны в обязательном порядке вести кассовую книгу, а предприниматели могу делать это по своему усмотрению. Факт использования онлайн-кассы в данной ситуации значения не имеет.

Информация отчета о закрытии смены онлайн-кассы

Онлайн-кассы посредством используемого программного обеспечения самостоятельно формируют фискальные отчетные документы. Приказом ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/[email protected] регулируются обязательные реквизиты, указываемые в документах, полученных с онлайн-кассы. Кроме обязательных отчетов, компания, осуществляющая поддержку ПО оператором фискальных данных, онлайн-касс может быть настроена на вывод необходимых для наглядного представления документов, которые используются во внутреннем документообороте организации (в соответствии с действующими локальными актами организации). Поэтому дополнительные настройки распечатанного отчета о закрытии кассы производится на усмотрение пользователя.

Данные, которые содержатся отчете о закрытии смены, регулируется Приказом ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/[email protected] имеются обязательные реквизиты, но по отношению к заполнению формы КО-4 там указывается:

• сроки формирования отчета
• ИНН кассира
• номер смены
• число кассовых чеков (БСО) за смену
• общее количество фискальных документов за смену
• количество непереданных фискальных документов (с указанием начала нарушения связи)
• суммы расчетов, указанных в кассовых чеках по приходу, расходу, возврату (БСО) и кассовых чеках коррекции (БСО коррекции), по счетчикам итогов смены и фискального накопителя

Как осуществляется ведение кассовой книги?

Заполнение кассовой книги предполагает внесение записей в готовую форму. Все операции по кассе за сутки записываются на одну страницу, с обязательным отражением приходных и расходных материалов. В конце рабочего дня подводится итог и сводится остаток. По результатам работы составляется отчет кассира, а полученные наличные средства сотрудник, ведущий кассу, в конце рабочего дня сдает в бухгалтерию.

Каждый лист кассовой книги имеет две одинаковые части с линией отрыва. Одна часть – непосредственно лист книги, а вторая – отчет кассира. Лист можно согнуть по линии отрыва и заполнить сразу обе части под копирку. После этого лист разрезается, его первая часть подшивается, а к отчету кассира прикрепляются все первичные документы (приходные, расходные кассовые ордера, выписки из приказов, расписки, заявления на аванс, доверенности, ведомости и прочее). можно найти на нашем сайте.

Графы и поля заполняются соответствующим образом:

• В графе «Остаток на начало дня» должна быть перенесенная сумма из графы «Остаток на конец дня» с предыдущего листа книги.
• В графе «Номер документа» указываются номера приходных и расходных кассовых ордеров.
• В графе №2 необходимо записать информацию из ордеров, а приходные и расходные суммы нужно вносить полностью в рублях и копейках.
• При записи корреспондирующего счета в кассовых книгах организаций нужно указывать: расчетный счет – 51, заказчики и покупатели – 62, зарплата – 70, подотчет – 71 (индивидуальные предприниматели номер корреспондирующего счета могут не указывать).
• «Перенос» суммирует все операции, указанные на предыдущих строках, а обратная сторона бланка либо заполняется, либо прочеркивается буквой Z.
• Итоги за день выводятся по расходу и приходу, а остаток на конец дня должен равняться остатку на начало дня + приход – расход.
• В самом низу кассир и бухгалтер ставят свои подписи и фиксируют количество приходных и расходных кассовых ордеров.

Пример оформления кассовой книги

ООО «Альфа и омега» кассовая книга ведется от руки.

За 13.07.2021 г. на начало дня сумма составляла – 5000 руб., по кассе проведены следующие операции:

На основе данных составляется КО-4 Оформление КО-4

Как оформляется кассовая книга?

Согласно Инструкции №157н все учреждения, в которых есть касса, обязаны вести кассовые операции в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, который был утвержден Советом Директоров Центробанка России в 1993 году, и Положением Банка России №14-П от 1998 года «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ». Кассовая книга должна быть оформлена соответствующим образом: прошнурована, пронумерована, скреплена печатью, а все записи должны быть заверены подписью главного бухгалтера и руководителя учреждения. можно на нашем сайте.

Кассовая книга ведется в течение календарного года по нарастающей, а с наступлением нового года необходимо заводить новую кассовую книгу. Как правило, стандартная кассовая книга, которая выглядит, как журнал, имеет пятьдесят или сто листов. Если на предприятии ведется активное использование наличных средств, то на календарный год одного журнала может и не хватить. В этом случае можно начать другой журнал, но тогда на титульном листе должен быть указан четкий временной промежуток, записи за который находятся в данной книге.

Титульный лист кассовой книги должен отображать информацию о предприятии, а именно:

• ОКПО предприятия.
• Фамилии, имя, отчество (если речь идет об индивидуальном предпринимателе).
• Год (или период, если за один календарный год использовалась не одна, а несколько книг).
• Наименование структурного обособленного подразделения (если речь идет о подразделениях одного учреждения, выведенных на отдельный баланс).

Кассовая дисциплина при работе с онлайн-кассами

Аналогично действовавшей работе с кассами необходимо соблюдать кассовую дисциплину. Порядок ведения кассы представляет:

• приход наличных денег и оформление КО-1
• расход наличных денег и оформление КО-2
• установление лимита расчетов наличных денег
• установление лимита остатка кассы
• оформление кассовой книги

ИП имеют право не использовать эти условия, но в этом случае обязательно должен быть оформлен приказ (распоряжение) об отказе от оформления документов и от лимита остатка кассы.

Это не относится к юридическим лицам, которые обязаны приказом установить лимит остатка, а остальная наличность сдается в банк (если не издан приказ, то лимит равен 0). Превышение лимита может быть допущено в выходные и праздничные дни, а также в дни зарплаты.

Организациям и ИП лимит при расчете наличными устанавливается 100000 руб., с физлицами ограничений нет. Но организация вправе указать это в приказе, также уменьшить, но больше 100000 руб. не допускается.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Может ли ФНС проводить проверки по соблюдению кассовой дисциплины при том, что вся информация передается автоматически?

Ответ: Такие проверки ФНС может проводить по сформированному плану проверок (не чаще 1 раза в год), при поступлении жалобы и при работе организации с убытком.

Вопрос №2: Часто возникает необходимость получения чека для приложения к 3-НДФЛ и предоставления в ФНС для получения вычетов (например, ИП, предоставляющий образовательные услуги не оформляет ПКО).

Ответ: В этой ситуации можно приложить чек, оформленный в электронном виде, имеющий такую же силу как и распечатанный на ККТ, при достоверности указанной в ПКО информации. Электронный чек должен быть выслан на почту по запросу покупателя.