Как учитывать топливные карты в бюджете и отчетах предприятий

Компании, для функционирования которых необходимы транспортные средства, ежедневно сталкиваются с затратами на покупку бензина, дизельного топлива и прочих материалов и регулярно проводят учет топливных карт в бухгалтерском учете.

А реалии бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов таковы, что неизбежно возникает разрыв по времени между появлением в бухгалтерии предприятия документов от топливной компании и моментом заправки служебного транспорта. Автомобили заправляются ежедневно, а отчет от поставщика ГСМ приходит на последний день месяца. Исходя из возникающих проблем практического оприходования и списания ГСМ, была разработана оптимальная схема бухгалтерских проводок и учета ГСМ по топливным картам.

Что такое топливная карта?

Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) автозаправочной станции или топливной компании – это современное техническое средство учета отпуска ГСМ. По сути это не платежное средство, а инструмент строгой отчетности, дающее право владельцу на получение некоторого количества топлива.

Виды карт:

• лимитированные (на топливную карту вносится какое-то количество бензина, а на определенный период устанавливается предел его расходования);
• нелимитированные (на топливную карту вносится некоторое количество литров топлива, которое впоследствии выдается владельцу карты в неограниченном литраже в пределах объема, имеющегося на карте).

Также карты бывают: (нажмите для раскрытия)

• литровые (когда покупается определенное количество литров топлива, и оно выдается вне зависимости от рыночной стоимости ГСМ на день заправки);
• денежные (пополняется баланс карты, и топливо отпускается по цене, актуальной на день покупки, в пределах суммы средств на карте).

Область применения

Для чего нужны топливные карты? Для покупки, получения, учета топлива и автоматизации расчетов за него. Количество автомобилей неуклонно растет, как и потребность в горючем. Покупка его за наличные деньги или по топливным талонам становится все менее практичным решением для организации. В этой связи удобнее использовать иные платежные средства, позволяющие не только оплатить топливо, но и следить за его расходом. Кроме того, при утрате пластика есть возможность ее моментально заблокировать и в последующем перевыпустить, в отличие от тех же талонов.

Рекомендации по учету топлива и работе с топливными картами

Компания, решившая работать с топливными картами, должна позаботиться о некоторых моментах:

1. На предприятии должна присутствовать Учетная политика и рабочий План счетов (бухгалтер открывает счет и субсчет для учета топлива и топливной карты или учитывает карту на забалансовом счете).
2. В Учетной политике должны иметься следующие пункты:

• о стоимости, по которой ГСМ приходуется и списывается;
• о методе учета транспортно-заготовительных затрат по ГСМ;
• о способе постановки карт на баланс;
• об утверждении специального журнала по учету топливных карт;
• о наименованиях складов, где приходуются ГСМ;
• о не следовании ПБУ 18/02, если компания относится к малым предприятиям на ОСНО.

1. В Учетной политике определиться с затратами для расчета налогов по:

• ГСМ, израсходованным сверх нормы.
• ГСМ в рамках норм (отнести к материальным расходам или к расходам на содержание транспортных средств).
• Топливным картам (отнести к материальным затратам или к затратам на содержание транспортных средств, или к другим затратам, связанным с производством и продажами).

1. Документооборот. Нужно утвердить форму бланка путевого листа.
2. Приказ о норме расхода ГСМ (ориентироваться на нормы Минтранса).
3. Контроль за расходованием ГСМ сверх нормы для каждого автомобиля (занести в путевой норму, фактический расход). Перерасход отразить на счете 91.2 (непроизводственный расход).
4. Наличие журнала учета поступления, перемещения, выдачи, списания топливных карт с указанием:

• даты выдачи карты водителю;
• инициалы водителя и его личная подпись;
• дата возвращения карты в бухгалтерию;
• марки заправляемого автомобиля;
• гос. регистрационного номера авто.

1. Организация запроса у поставщика ГСМ ежемесячного отчета по операциям по топливным картам.
2. Разработка табличной ведомости (Excel) и внутренней аналитической таблицы для удобного учета списания ГСМ по путевым листам.

Особенности работы с топливными карточками

Порядок получения и использования топливных пластиковых карточек устанавливает поставщик ГСМ. Условия следует прописать в договоре на поставку топлива. Предусмотрено несколько вариантов:

1. Карта передается в собственность организации. Затраты на покупку, обслуживание и перевыпуск полностью ложатся на покупателя ГСМ (организацию).
2. Карточка — собственность поставщика. Организация-покупатель получает ТК во временное пользования. В таком случае ТК возвращается поставщику по окончании срока договора.
3. Иной вариант. Например, компания приобретает разовую карту, которая не пополняется, а аннулируется после полного израсходования баланса (денег или литров). Но такой способ используется крайне редко и не выгоден для покупателя, так как цены топлива при таком варианте расчетов завышены.

Для организации ТК — бланк строгой отчетности, подлежащий особому учету. Организация обязана прописать порядок учета бензина по топливным картам в бухгалтерии в учетной политике.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете

Топливные карты без учета топлива на них, которые покупались за деньги, принимаются к учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости, расходы относят к затратам по обычным видам деятельности на покупку сырья, товаров, материалов и т.д. Для учета затрат на покупку карточек подойдет счет 10.6 “Прочие материалы” (на основании сведений из товарной накладной или из договора на поставку топлива).

Бухгалтерские проводки

Отражение авансового отчета по ГСМ в программе 1С Бухгалтерия 8

Часто на предприятиях, где есть собственный транспорт, водителям выдается не топливо, а деньги на его покупку. В бухгалтерии эту процедуру отражает операция авансового отчета.

В программе 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0. сначала оформляется выдача подотчетных средств. Если деньги на бензин водитель получает в кассе, то в журнале кассовых документов создается документ «Выдача наличных». Программа предложит несколько видов операций, кассиру надо выбрать «Выдачу подотчетному лицу». В документе прописывается основание для выдачи, сумма и реквизиты получателя. Проводим эту выдачу наличных по Дебету счета 71.01 и Кредиту счета 50.01. В первой закладке авансового отчета, который создастся во вкладке «Банк и касса» обязательно надо заполнить наименование документа, которым мы выдали аванс нашему подотчетному водителю, назначение аванса и количество приложений к отчету.

Во второй закладке «Товары» авансового отчета мы уже будем отражать поступление дизтоплива или бензина. Обязательно также наименование поставщика, цена, вид и марка топлива и сколько его было приобретено. Приложением к отчету может быть счет-фактура. Тогда в самом отчете нужно будет указать дату её выдачи и номер. Приходовать топливо надо на счете 10.03., который указывается в номенклатуре. Не забудьте это проверить. Тогда у нас по документу сформируется проводка Дебет 10.03, Кредит 71.01. В случае, когда нужно будет указать НДС, проведем еще и по Дебету счета 19.03.

В случае, когда наш водитель потратил на топливо не все выданные ему деньги, остаток он возвращает в кассу. Кассир оформляет «Поступление наличных», вид операции выбирает «Возврат от подотчетного лица». Бывает наоборот. Денег не хватило, и водитель вложил свои. Тогда кассир выплачивает разницу с помощью документа «Выдача наличных», с видом операции «Выдача подотчетному лицу». Основанием и для того и для другого документа будет наш авансовый отчет.

Когда же придет время списывать приобретенное за наличные топливо в производство, бухгалтер должен создать документ «Требование-накладная», который создается, соответственно, на закладке «Производство». В накладной обязательно надо вписать что именно покупалось и сколько. Необходимо также назначить счет списания. Если топливо покупалось для основного производства, то проводка пойдет по 20 счету, если предприятие торговое, то 44.01, если бензин израсходовали на собственные нужды предприятия, то счет 26.

Бухгалтерский учет расходов на топливо

Сведения с карточных терминалов АЗС отправляются в процессинговый центр топливной компании, обрабатываются, и затем на их основе составляется отчет об операциях по карте.

Поставщик топлива на последний день месяца передает компании-владельцу карты: (нажмите для раскрытия)

• счет-фактуру,
• товарную накладную,
• акт сверки взаимных расчетов,
• ежемесячный отчет по операциям.

В бумагах показывается, сколько литров ГСМ было куплено фактически, сведения подлежат сверке с отчетами сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС. Товарная накладная и отчет по операциям будет являться основанием для учета топлива по с/сч 10-3 “Топливо”. Списание израсходованных ГСМ будет проходить по путевым листам.

Бухгалтерские проводки

Списание ГСМ в 1С 8.3

Учет списания ГСМ в 1С производится согласно путевым листам. Эту информацию сверяют с отчетами, предоставленными самим подотчетным сотрудником и обобщающими данные путевых листов и чеков АЗС.

Списание бензина и других ГСМ оформляется одинаково документом «Требование-накладная», который находится в разделе «Склад».

Рис.12 Фрагмент пункта меню «Склад»

В документе с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить» указывается название ГСМ, объем и счет, на который будем его списывать. Последний, в свою очередь зависит от вида деятельности компании: например, если предприятие торговое, то счет списания – 44.01, производство (на основное производство) – 20, а общехозяйственные нужды – счет 26. Установка галочки «Счета затрат на закладке «Материалы», даст возможность указывать счета в одной строке с номенклатурой. Иначе они будут заполняться на отдельной закладке.

Рис.13 Заполнение «Требования-накладной» на списание ГСМ

При проведении требования-накладной стоимость бензина, списываемого на затраты, учитывается по средней стоимости.

Рис.14 Отчет о движении документа «Требование-накладная»

Этот же документ также можно сформировать на основании авансового отчета. Для этого, открыв сам отчет или весь журнал «Авансовые отчеты», нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать искомый документ.

Рис.15 Создание «Требования-накладной» из «Авансового отчета»

Бухгалтерские проводки по топливным картам для бюджетных учреждений

Допустим, бюджетное учреждение “Фирма” 01.09.2016 приобрело 2 топливные карты:

1. Литровую для служебной машины на выдачу 1000 л бензина, в счет ее оплаты было перечислено 30 000 рублей.
2. Денежную для грузовика, использование которого необходимо для осуществления основной деятельности компании. Карта рассчитана на заправку бензином общей стоимостью в 30 000 рублей.

19.09.2016 водители обеих машин представили отчеты на заправку 200 л бензина (по 100 л 07.09.2016 и 15.09.2016). На дату заправки бензин стоил 27 и 27 рублей 50 копеек соответственно.

Виды топливных карт и их возможности

Топливные карты могут быть нескольких видов:

Расчет количества топлива

По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:

ТС = ОТВ + ТБ – ОТКМ,

где:

ТС – топливо на списание (в литрах),

ОТВ – остатки топлива при выезде машины,

ТБ – топливо в баке машины,

ОТКМ – остатки топлива на конец рабочего дня.

Пример учета ГСМ по топливным картам

Компания А отправила предоплату топливной компании за 1000 л бензина по цене 11 рублей 80 копеек за 1 литр (включая НДС 1 рубль 80 копеек). Сама карта оплачивалась отдельно (118 рублей, включая НДС 18 рублей). По состоянию на последний день месяца было выбрано 990 л бензина, в бензобаке машины осталось 20 литров. Читайте также статью: → “Акцизы на бензин”

Учет расходов на приобретение топливных карт в бюджетном и автономном учреждении

Топливные карты не соответствуют основным признакам денежного документа, изложенным в Инструкции и Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

К таким признакам, например, относят:

• удостоверение права на получение определенного товара (услуги) на определенную сумму, причем, как правило, безусловное;
• из документа должно следовать, на какую сумму в денежном выражении (номинал денежного документа) можно приобрести товар (услугу) (это основной отличительный признак денежного документа);
• при предъявлении денежного документа, как правило, предоставляется товар (услуга) на всю его номинальную стоимость, что свидетельствует о приобретении данного товара (услуги), то есть можно говорить о некоторой «одноразовости» денежного документа.

Как мы сказали выше, топливные карты этим признакам не соответствуют. Так, карта может быть заблокирована при отсутствии своевременной оплаты и топливо при ее предъявлении отпущено не будет. В результате нарушается принцип безусловности денежного документа. Кроме того, топливная карта не имеет номинала, то есть стоимости, на которую можно приобрести топливо.