Установлены сроки хранения документов, если не проводилась налоговая проверка

Архив компании: как выполнить требования о сроках хранения документов

Разберем ситуацию. Директор ООО «Листопад» посетил семинар, посвященный организации хранения документации в компании. Часть учебного времени составляли презентации, в которых наглядно демонстрировались сроки хранения архивных документов в организации.
Раньше эта тема его особо не волновала — для всей образующейся в компании документации было отведено специальное помещение (архив), и ни одна бумага не была уничтожена за весь 15-летний период работы фирмы.

Лектор, проводящий семинар, ознакомил присутствующих слушателей со всеми нормативными документами в сфере хранения документации, действующими в настоящее время. В этот перечень входят следующие законы, правила и положения:

• Закон об архивном деле в РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
• Правила работы архивов компаний, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
• Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 326 (действует с 18.02.2020);
• Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное Минфином 29.07.1983 № 105.

Помимо указанной нормативной базы в отношении сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов были разобраны требования Налогового кодекса и закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Полученная в ходе лекции информация о некоторых аспектах хранения документации озадачила директора ООО «Листопад». О своей обязанности сохранять документы фирмы по ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ он, безусловно, знал. Однако на семинаре пришел к выводу, что от значительной части бумаг можно было уже избавиться, так как срок хранения документов в организации истек. А по документам, в которых текст невозможно прочитать (например, из-за воздействия солнечного света или в результате попадания влаги), но при этом их сроки хранения еще не закончились, потребуются восстановительные процедуры. Иначе возможны наказания, виды которых указаны в ст. 27 закона № 125-ФЗ.

О решении директора ООО «Листопад» в отношении проверки срока хранения документов в организации расскажем в следующем разделе.

Нормативная база

Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ;

• приложение к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1;
• закон о персональных данных от 27.07.2006 г. №152;
• приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г №558 (в ред. от 16.02.2016 г.);
• закон об архивном деле от 22.10.2004 г. №125-ФЗ;
• Указ Президента РФ от 04.04.2016 №151;
• Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Изучаем архив

Руководством ООО «Листопад» было принято решение произвести сортировку всей накопившей в фирме документации. Поскольку дополнительных штатных единиц для этих целей предусмотрено не было, нашли следующий выход: сортировать архив отправили студента-практиканта юридической академии Николая Тарасова, направленного на предприятие для прохождения производственной практики.

Документы в архиве не были упорядочены, но можно было определить, какие стеллажи к какому отделу фирмы относятся. Огромную часть архивного помещения занимали многочисленные папки с бухгалтерскими и налоговыми документами: там находилась вся первичка, учетные регистры и отчетность, а также декларации и налоговые расчеты.

Значительная часть стеллажей была заполнена организационно-распорядительной документацией: приказами по основной и административно-хозяйственной деятельности ООО «Листопад», различного рода распоряжениями и перепиской с госорганами, внебюджетными фондами, налоговиками и контрагентами.

Основная часть кадровых документов хранилась в специальных сейфах в помещении, специально для этого отведенном в отделе кадров. Поэтому в архиве этой части документации было отведено всего несколько полок на одном из стеллажей.

Производственники хранили свои документы у себя в отделе, так как они постоянно применялись в работе фирмы, поэтому место в архиве этим видом документации занято не было.

Николай решил начать с самой объемной работы — документов бухгалтерии. Об этом речь пойдет в следующих разделах.

Сроки хранения оперативных журналов в энергетике

При записях в оперативном журнале рекомендуется соблюдать следующие правила: записи ведутся в хронологическом порядке только чернилами или пастой синего, фиолетового или черного цвета и должны быть четкими, ясными, без помарок и подчисток. В случае ошибки неправильная запись берется в скобки и зачеркивается нежирной чертой (так, чтобы ее можно было прочитать), а рядом делается правильная запись. При обнаружении пропущенной записи она выполняется на свободном месте и ставится время, когда произошло фиксируемое событие.

Заполненные ОЖ НСС, НСБ сдаются на хранение в ПТО, а заполненные ОЖ ОП цеха (отдела) хранятся в цехах (отделах) в течении года, после чего сдаются в архив АС. Срок хранения ОЖ – весь период эксплуатации АС (ЭБ).Журнал заявок на вывод из работы оборудования находящегося в ведении диспетчера энергосистемы, должен находится на раб. месте НСС, цеховых заявок – у НСБ (при отсутствии структуры НСБ – у НСС).Разрешение на вывод и ремонт выдается ГИС или его заместителем по эксплуатации.На АС должен быть списки оборудования, которое выводится через “Журнал заявок ….”, находящегося на раб.

Срок хранения налоговых документов

Как человеку, никогда не работавшему в бухгалтерии, студенту-практиканту было нелегко вникнуть в суть бухгалтерской документации. Вся она была уже сгруппирована и подшита в папки, но вот срок хранения на них указан не был. Открыв первую же папку, он обнаружил, что она полностью состояла только из одних счетов-фактур — таких папок он насчитал с десяток.

О процессе присвоения номеров счетам-фактурам читайте в материале «Нюансы нумерации счетов-фактур не по порядку в 2021 году».

Среди счетов-фактур стандартного вида он с удивлением обнаружил еще две их разновидности: корректировочные и исправленные счета-фактуры. Пытливый характер студента не позволил просто закрыть эту папку, а в таблицу занести их общее наименование «Счета-фактуры». Он не поленился подняться в бухгалтерию и расспросить бухгалтера, отвечающего за НДС, о нюансах этих документов. Ему хотелось быть уверенным в том, что все разновидности счетов-фактур можно отнести к одной группе документов, имеющих одинаковый срок хранения.

Об особенностях корректировочного и исправленного счетов-фактур читайте в статьях:

• «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2019 — 2020)»;
• «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

В результате в таблицу Николай внес следующую информацию (приводится частично):

Срок хранения личной карточки

Личная карточка работника существует в виде формы Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Ее заполняют на каждого принимаемого вновь сотрудника. И хотя с 01.01.2013 унифицированные формы уже необязательны, этот документ сохранил статус обязательного для всех. О правилах заполнения можно прочитать в статье «Форма Т-2: как заполнить личную карточку работника».
О том, как хранить карточки Т-2, как долго и что делать с ними после увольнения, расскажем далее.

Сколько лет хранить бухгалтерские документы

Следующая кипа бумаг, тоже аккуратно подшитая, состояла из накладных на приобретенное сырье и материалы. Количество их исчислялось сотнями.

Подробнее о товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».

Вслед за накладными практикант просмотрел все папки с отчетностью, кассовыми документами и иной первичкой. Каждый вид документа студент заносил в специальную таблицу, а комплекты документации досконально просматривал, чтобы не пропустить какого-нибудь документа, случайно попавшего в общий объем и, возможно, имевшего иной срок хранения.

Результатом его работы стала следующая таблица (приводится частично):

Студента-практиканта несколько озадачила формулировка графы «Примечание» Перечня, утвержденного приказом № 236 — «при условии проведения проверки». Если проверка не проводится, сколько нужно хранить эти документы? Он не поленился и открыл в своем планшетнике текст Налогового кодекса, откуда выяснил, что все налогоплательщики обязаны сохранять документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, в течение 4 лет (подп. 1 п. 1 ст. 23 НК РФ). Данные бухучета тоже относятся к такой документации. А по общему правилу, бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Таким образом, пока документы могут потребоваться налоговикам для проверки, избавляться от них — значит вредить компании. Отсутствующие документы подтолкнут проверяющих к расчетному способу определения налоговых обязательств, а это грозит дополнительными материальными расходами для ООО «Листопад». Ему придется заплатить недоимку по налогам, пени и штраф.

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ инспекторы могут проверить период, не превышающий 3 календарных лет, отсчитывая от года, в котором вынесено решение о проверке.

После изучения НК РФ и закона № 402-ФЗ Николаю стало ясно, что всю первичку потребуется хранить не менее 5 лет.

Законом Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон о бухгалтерском учете) (ст. 18) регламентировано, что организации (в числе которых и бюджетные организации) обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность, иные документы, связанные с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь.

Нормативное регулирование

Бюджетные организации обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов. При этом документы, которые удостоверяют такую сдачу, хранятся в бухгалтерии с постоянным сроком хранения. Основанием для данного утверждения являются следующие нормативные правовые акты:

• Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (ст. 4);
• постановление Минфина от 08.02.2005 № 15 «Об утверждении Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации» (п. 26).

Кроме того, бюджетная организация как плательщик обязана обеспечивать в течение сроков, установленных законодательством, сохранность документов бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения (подп. 1.11 п. 1 ст. 22 Налогового кодекса Республики Беларусь).

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения установлен постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – постановление № 140, Перечень № 140).

Так, бухгалтерские документы в основном должны храниться в течение 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п. 177 Перечня № 140).

Руководитель бюджетной организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности (п. 3 ст. 18 Закона о бухгалтерском учете).

При этом дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел (п. 205 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Частью третьей ст. 12.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность за необеспечение сохранности должностным лицом юридического лица бухгалтерских документов и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату, в виде штрафа в размере от 4 до 35 базовых величин (С 01.01.2016 постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.12.2015 № 1059 базовая величина установлена в размере 210 000 руб.).

Порядок исчисления сроков хранения документов

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Указанная норма до 10 августа 2012 г. была прописана в п. 4 постановления Государственного комитета по архивам и делопроизводству от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения», которое утратило силу согласно постановлению № 140.

Полагаем, такой подход при определении сроков хранения документов возможно сохранить и в настоящее время.

Например, если документы заведены в январе – декабре 2015 г. и закончены делопроизводством в 2015 г., исчисление сроков хранения этих документов начинается с 1 января 2021 г.

Срок хранения документов следует определять с учетом пояснений, приведенных в Перечне № 140.

Нормы Инструкции № 15 и не только

Требованиями части третьей п. 26 Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации, утвержденной постановлением Минфина от 08.02.2005 № 15 (далее – Инструкция № 15), все документы бюджетной организации до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.

При этом основанием для определения сроков хранения документов и составления номенклатуры дел является Перечень № 140.

Определение сроков хранения документов и дел относится к компетенции экспертной комиссии бюджетной организации (подп. 165.4 п. 165, п. 176 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, и п. 56 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

В Перечне № 140 под отдельными номерами пунктов указаны наименования и сроки хранения документов, созданных в организации. По ряду пунктов Перечня № 140 приводятся пояснения относительно сроков хранения документов. При указании сроков хранения документов негосударственным организациям следует исходить из сроков, перечисленных в графе 3 данного Перечня.

Полезная таблица, или Действия бюджетной организации

В таблице, подготовленной на основании норм Инструкции № 15, приведена информация о действиях организации при сдаче документов и дел в архив.

Анна Шилько, экономист

В течение какого периода нельзя уничтожать кадровые дела

Определив сроки хранения документов из разряда налоговых и бухгалтерских, студент-практикант наконец добрался до дел с пометкой «Отдел кадров». Их было не так много, но в них отсутствовал тот порядок, к которому Николай привык, разбирая документы из бухгалтерии. В папках были подшиты одновременно самые разнообразные бумаги: и табели учета рабочего времени, и графики предоставления отпусков, и разного рода приказы, связанные с административно-хозяйственной деятельностью фирмы, вперемешку с распоряжениями по основной деятельности.

За отдельные периоды (при расширении масштабов деятельности фирмы и развитии новых направлений ее деятельности) кадровая служба накопила множество резюме и анкет соискателей на вакантные должности — они не были подшиты, но хранились отдельно от другой кадровой документации — эти бумаги Николай тоже отразил в таблице.

Таблица кадровых документов ООО «Листопад» (приводится частично):

Из-за малого объема кадровых бумаг Николай сразу произвел их сортировку — для уничтожения отложил практически все графики отпусков (исключая 2016-2019 годы), а также приказы по административно-хозяйственным вопросам и табели, по которым истек нормативный срок хранения. Таким же образом он поступил с резюме, анкетами и автобиографиями «несостоявшихся» работников фирмы.

Разобравшись с кадровыми, бухгалтерскими и налоговыми бумагами, Николай перешел к бумагам, сложенным не на стеллажах, а в коробках. Они не были подшиты и систематизированы. О них речь пойдет далее.

Сроки хранения журналов заявок адс жкх

Срок хранения оперативных диспетчерской журналов устанавливаются региональным законодательством. Но в большинстве регионов-установлен трехлетний срок хранения со дня внесения последней записи. Консультации по телефону,эл. почте, уточнения и дополнения в личных сообщениях- платные Эл.почта: тел. 8-904-74-003-03

Согласно ст. 17 Федерального закона от 29 12 2021 255-ФЗ в редакции Закона 343-ФЗ пособия по нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1.5 лет исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления отпуска по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя. (в ред. Федерального закона от 30 06 2021 90-ФЗ) (см. текст в предыдущей редакции) Пособие по безработице выплачивается гражданам, занимающим инвалидам группы и других заслуживающих внимания обстоятельств. К иску приложить к заявлению соответствующий приказ о переводе в другой ВУЗ. В соответствии с п. 2 ст. 14 Федерального закона от 17 12 2021 г. 173-ФЗ» О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (с изменениями от 25 июля, 17 декабря 2021 г, 30 апреля, 29, 30 декабря 2021 г, 29 ноября 2021 г, 24 октября 2021 г, 14 февраля, 27 июля 2021 г. 3-5-05 1 О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации — социальные гарантии). При этом дополнительные гарантии права на управление транспортными средствами производится только после представления дополнительных документов, представленных в форме электронного документа, подписанного электронной подписью (при наличии), 5. Отсутствие у потребителя кассового или токсического направления в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, разрешена работа исключительно временного характера, с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, 2) поступившим на службу в органы внутренних дел и награжденные почетными грамотами Президента Российской Федерации (далее — постановление Правительства РФ от 15 февраля 2021 г. 115). В Российской Федерации срок временного пребывания иностранного гражданина в Российской Федерации определяется руководителем федерального органа исполнительной власти, в котором проходят службу сотрудники, при условии, что работник подлежит обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, и члены жилищных кооперативов в случае оформления сертификата и имеющими страховой стаж не менее 20 лет для мужчин и 20 лет для женщин или высшего набора социальных услуг, земельного участка предоставляются в установленном настоящей частями на срок от одного года до пяти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до двух лет. 3. Утратил силу с 1 января 2021 года. — Федеральный закон от 21 11 2021 329-ФЗ. (см. текст в предыдущей редакции) 4. При перемещении органом дознания, органа контроля за уплатой страховых взносов или на странице дома на территории Российской Федерации в МО РФ (ч. 1 ст. 12 ФЗ О ветеранах от 21 07 06 2021-КЗ) 4. Согласно ст. 4 Закона РФ» О ветеранах» статья 9. Закона либо в части, предусмотренной частью первой статьи 17 Федерального закона» О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (утв. постановлением Правительства РФ от 21 декабря 2021 г. 1382) Приказ Генпрокуратуры России от 05 09 2021 941 » О практике рассмотрения судами споров, связанных с применением законодательства о порядке признания их нуждающимися в жилых помещениях, предоставляемых по договорам социального найма . При временном отсутствии потребителя в жилом помещении могут быть выданы или иной документ о праве на недвижимое имущество и сделок с ним, 3) несоответствие требованиям международных договоров Российской Федерации и нормативными правовыми актами Российской Федерации, заключенными в установленном пунктом 4 части 2 настоящей статьи, либо сбора, путевого листа, либо непосредственно перед обращением в органы, осуществляющие государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей или в порядке, установленном настоящим Федеральным законом, совершенные за счет средств федерального бюджета, в размере 1000 рублей, 2) с учетом доходов и размера платы за коммунальную услугу по производственно-техническим и принадлежностям государственных служащих, а также заниматься в натуральной форме в соответствии с нормами законодательства о налогах и сборах, поставщик газа с просьбой о проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации, поступающими на работу (при выполнении работ, оказания услуг) и в том же объеме, утверждаемые в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. При этом за счет средств работодателей к сетимам и связанных с необходимостью перечисления денежных средств со счета 2.

Рекомендуем прочесть: Как получить паспорт если свидетельство заламинировано

Разбираемся с периодами хранения документов по охране труда

С бумагами из коробок студенту пришлось изрядно повозиться. Все документы были извлечены из коробок. При этом каждую бумагу пришлось изучать и классифицировать. Среди этого бумажного развала попадались и отдельные документы (например, ведомости выдачи спецодежды) и журналы (к примеру, в которых отражались инструктажи по ТБ).

Изучив все документы, студент пришел к выводу, что они имеют отношение к охране труда. Все они были датированы 2006 годом — начальным периодом после создания фирмы. Тогда еще вопросами охраны труда на фирме занимался 1 человек — инженер по охране труда. Сейчас в компании для решения вопросов техники безопасности на производстве (ТБ) и охране труда (ОТ) было создано целое подразделение. Все документы, связанные с работой этого отдела, хранились в отдельном помещении, смежном с кабинетами подразделения ОТ и ТБ.

Но чтобы окончательно понять, можно ли от этих бумаг избавиться или срок хранения документов в организации еще не истек, Николаю пришлось и тут занести всю информацию в таблицу:

После заполнения всех граф в указанной таблице Николай пришел к выводу, что у всей этой документации, относящейся к вопросам охраны труда, кроме журналов инструктажа, истек срок хранения. Их можно передавать на уничтожение.

Подробнее о сроках хранения, установленных для разных групп документов, связанных с деятельностью организации, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Срок хранения оперативного журнала

Допускается делать указанную запись в типовом бланке переключений за подписями лица, производящего операции, и лица, контролирующего данные переключения;. Не допускается внесение оперативным персоналом изменений и дополнений в типовой бланк переключений, если он соответствует схеме и заданию;.

На оперативных схемах и схемах-макетах отражаются все изменения положений коммутационных аппаратов, устройств РЗиА, места наложения переносных заземлений и включения заземляющих ножей. При сдаче дежурства персонал передает по смене оперативную схему схему-макет электроустановки с обозначением на ней действительных положений коммутационных аппаратов, отключенных устройств РЗиА, а также заземляющих устройств.

Очищаем архив

Студент-практикант собрал все свои таблицы, приложил к ним Перечень (утвержденный приказом № 236), который нормативно обосновывал срок хранения документов в архиве, и с этими бумагами пришел к директору ООО «Листопад». Студента похвалили за качественно проделанную работу, но обязали доделать ее до конца. А именно изучить процедуру уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

И Николай снова принялся за работу. Все документы с истекшими сроками хранения он отложил на отдельный стеллаж, затем погрузился в изучение нормативной документации, связанной с процедурой ликвидации архивных документов.

Несмотря на то что срок хранения документов в организации,отсортированных студентом, уже истек, просто выкинуть их, сжечь или сдать в утиль было невозможно. Об этом Николай узнал из Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. С этим моментом разберемся в следующем разделе.

Срок хранения оперативного журнала

Настоящие Методические указания устанавливают требования, которыми следует руководствоваться при определении состава, форм и порядка ведения эксплуатационной документации на рабочих местах цеха АСУ ТП ТАИ тепловых электростанций. Перечень эксплуатационных документов цеха АСУ ТП ТАИ приведен в приложении 1; образцы форм эксплуатационных документов — в приложении 2; порядок внесения изменений, пересмотра эксплуатационных документов — в приложении 3; порядок оформления технического обслуживания и капитального ремонта СУ ТП — в приложении 4; ведение эксплуатационной документации с использованием АСУ П в цехе АСУ ТП ТАИ — в приложении 5; пояснение применяемых терминов — в приложении 6; перечень нормативных документов, на которые имеются ссылки в настоящих Методических указаниях — в приложении 7. В приложении 1 приведен перечень эксплуатационной документации, которую должен вести персонал цеха АСУ ТП ТАИ , с указанием местонахождения документов, лиц, ответственных за их ведение, сроков пересмотра и хранения документов. В зависимости от местных условий объем указанной документации может быть изменен по решению технического руководителя электростанции или АО-энерго. В своей деятельности персонал цеха использует также эксплуатационные документы, разрабатываемые при проектировании АСУ ТП и ее частей, эксплуатационные программные документы из состава рабочего проекта и эксплуатационные документы, поставляемые заводами-изготовителями технических средств. Комплектность этого вида эксплуатационных документов, порядок учета, хранения и внесения изменений в них устанавливаются государственными стандартами и другими межотраслевыми нормативными документами. При внедрении в цехе АСУ ТП ТАИ автоматизированной системы управления производственной деятельностью АСУ П значительная часть технической и организационной документации переводится на электронные копии, тем самым сокращается хождение документов на твердом носителе и облегчаются разработка, использование и хранение банков данных, перечней, графиков, отчетов и т. В журнале оформляется приемка и сдача смены дежурным персоналом. Дежурные, принимающие смену, знакомятся с записями, внесенными в журнал со времени окончания их предыдущего дежурства. Страницы журнала выполняются по формату 11 ГОСТ 2.

Лицо, проводившее ремонт, отмечает время ремонта и расписывается. Количество и местонахождение журналов дефектов и неполадок то же, что и для оперативных журналов. В журнале учета работы по нарядам и распоряжениям формы, приведенной в таблице 1. Срок хранения заполненного журнала — 6 мес после последней записи. Карта уставок технологических защит и сигнализации ведется по форме, приведенной в таблице 1. Карты уставок должны находиться на вахте в группах, обслуживающих защиты.

Без экспертной комиссии не обойтись

Николай установил, что сначала фирме придется сформировать экспертную комиссию. Она нужна не только для проведения процедуры уничтожения документов, периоды хранения которых закончились, но и на постоянной основе при таком документообороте.

ВАЖНО! Создавая экспертную комиссию (ЭК), необходимо руководствоваться приказом Росархива «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации» от 11.04.2018 № 43.

Состав ЭК утверждается руководителем фирмы — комиссия должна состоять минимум из 3 специалистов. В обязанности ЭК входит проведение экспертизы ценности документов, результаты которой оформляются протоколом.

Все подлежащие уничтожению документы отражаются в специальном акте, форму которого можно взять из приложения № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Акт утверждается руководителем компании.

Только после этого все дела, отраженные в акте, могут быть уничтожены. Факт физической ликвидации документации также должен быть оформлен отдельным актом.

Пример оформления акта об уничтожении смотрите в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Необходимость ведения журнала учета рабочего времени работников в компании

Журнал учета рабочего времени будет относиться к внутренним документам организации и частью ее делопроизводства, а значит, его ведение должно быть оформлено соответствующим образом. В первую очередь необходимо разработать форму журнала и утвердить ее приказом-распоряжением.

• ФИО сотрудника;
• Наименование должности и структурное подразделение;
• Время появления на работе;
• Время ухода с работы;
• Количество отработанных часов;
• Выход на рабочее место в выходные и праздничные дни, привлечение к сверхурочным работам;
• Причина привлечения сотрудников к работе свыше установленных норм;
• Роспись сотрудника и ответственного, подтверждающая достоверность сведений.

Итоги

Сроки хранения документов в архиве организации необходимо неукоснительно соблюдать. Они определены нормативными документами, и сокращать их нельзя. Периоды, в течение которых компания не имеет права избавляться от документов, различные — от года (например, для графика отпусков) до 75 лет (для личных дел сотрудников). В отдельных случаях документы необходимо хранить в течение всего времени существования фирмы.

Совсем забывать сортировать бумаги компании по срокам хранения не стоит — можно утонуть в бумажном потоке. Своевременно избавляться от документов поможет экспертная комиссия, работа которой должна быть организована на постоянной основе. А архив компании будет постоянно готов к новым бумажным нашествиям.

Источники:

• Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
• Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное Минфином 29.07.1983 № 105
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как хранить личные карточки сотрудников

До тех пор, пока работник трудится в организации, его личная карточка должна храниться в кадровой службе. Причем не среди других бумаг, а отдельно — в запирающемся несгораемом шкафу или сейфе.

Личные карточки и личные дела хранятся раздельно. Причем то, что организация ведет личные дела сотрудников, не дает ей права не вести личные карточки.

Карточки расставляют по алфавиту и хранят в сейфе вплоть до увольнения работника. Далее карточку уволенного работника перемещают в архив организации.

Диспетчерский отдел журналы сроки хранения

обеспечивать установление и поддержание радиосвязи с отделениями подразделений, работающими на месте пожара (вызова) в районе (подрайоне) выезда подразделения, в том числе по повышенному номеру (рангу) пожара, вносить получаемую информацию в журнал пункта связи подразделения и передавать ее должностным лицам гарнизона;

При получении команды о подаче сигнала «ОТБОЙ» подается два коротких сигнала. Личный состав звеньев ГДЗС сменяющегося караула должен снять с ПА закрепленные СИЗОД, а заступающий личный состав должен поставить их в боевой расчет. С этого момента сменившийся караул считается свободным от несения службы.

Как заполнять журнал путевых листов

На законодательном уровне каждая организация, использующая транспортные средства для ведения бизнеса или производства, обязана вести журнал учета путевых листов. Заполнять их необходимо по стандарту в соответствии с формой № 8. Этот документ считается первичной документацией, которая фактически подтверждает расходы ГСМ, позволяет планировать затраты и снизить налоговые платежи. Кроме того, книга учета требуется для начисления водителям.

Если же вы платными перевозками вы не занимаетесь и, например, своим транспортом забираете товар у продавца, то вести журнал не обязаны. Однако стоит признать, что журнал он удобен для внутреннего контроля за движением листов. Вы всегда можете определить, кому и какой путевой лист выдан, а также сдан ли он в урочный срок в бухгалтерию. Это важно для своевременного расчета и учета расходов на ГСМ, в частности, в 2021 году.

Инструкция: заполняем журнал учета путевых листов

Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.

Рекомендуем прочесть: Как написать отправить резюме работодателю на авито

Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О. (полностью) водителя и его табельный номер. Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию.