Номенклатура для ИП в чеке с 2021: нюансы и последние новости

Требования закона № 54-ФЗ к наименованию товара в чеке

Наряду с изменениями в законе от 22.05.2003 ФЗ №54 «О применении ККТ (контрольно-кассовой техники)», внесенными в соответствии с ФЗ № 290, которые обязали предпринимателей передавать информацию напрямую в налоговую службу через интернет и онлайн кассы, произошло обновление требований и к номенклатуре в чеке. Обновился и расширился перечень требований к обязательным реквизитам кассового чека на основании п. 1 ст. 4.6 ФЗ №54.

Согласно новым правилам, кассир во время работы должен следить, чтобы онлайн касса формировала наименование товара, за который были получены денежные средства. Кроме названия товара (работы или услуги) из ассортимента, продаваемого в рамках предпринимательской деятельности, указывается его количество и цена за единицу со всеми связанными скидками, наценками и ставкой НДС (налога на добавленную собственность).

Важно! Перечень обязательных реквизитов может дополнить пункт об указании номенклатурного кода товара, но это произойдет, если Правительство РФ установит обязательность по его применению в соответствии с п. 5 ст. 4.6 ФЗ №54.

Что такое номенклатура, из чего она состоит

В общем случае это совокупность всех отражаемых показателей. Их достаточно много, но они представлены наглядно – по следующей схеме:

Ну и, конечно, ее неотъемлемой частью является и рассматриваемый нами идентификатор, с привязкой к ТРУ (продукции, работе, услуге). Причем на практике он раскрывает не один показатель, а сразу три, а именно:

• имя ТРУ;
• стоимость за единицу ТРУ;
• количество отпущенных ТРУ.

Кто может не указывать номенклатуру

С 01.07.2017 из обращения были выведены все ККТ старого типа и заменены на новые. Этот факт, помимо правок в ФЗ №54, обязывает предпринимателей указывать наименование товара в чеках. Некоторым группам лиц разрешено не вносить такую информацию. К ним относятся:

1. Бизнесмены, оказывающие те виды услуг, в отношении которых при оплате нельзя определить их состав и объем.
2. Индивидуальные предприниматели, работающие по патенту, упрощенной системе налогообложения, ЕСХН и ЕНВД. За исключением тех, кто торгует подакцизными товарами (абз. 9 п. 1 ст. 4.7 ФЗ №54).

Важно! Разрешение на невнесение наименования товаров для ИП носит временный характер и будет действовать до 01.02.2021 года на основании писем Минфина России № 03-01-15/36249 от 09.06.2017 и № 03-01-15/15607 от 17.03.2017 года.

Каким должно быть название ТРУ

Пока нет единого справочника, который бы строго регламентировал нормы, зато существуют общие требования – рассмотрим каждое из них.

По наименованию в чеке онлайн-кассы товары обязаны отличаться между собой

Данное правило также подразумевает, что все позиции написаны понятным для покупателя языком и являются легко читаемыми. Поэтому – никаких штрих-кодов или условных обозначений.

Здесь есть нюансы. Например, магазин продает жидкий стеклоочиститель: по неизменной цене, объемом исключительно 750 мл, только от одного производителя. В такой ситуации допустимо, чтобы в номенклатуре было указано просто «стеклоочиститель» – клиент не перепутает.

Другое дело, если в ассортименте есть аналогичные средства бытовой химии, но от нескольких брендов или разлитые по 500 мл и 1 л, или стоящие другую сумму. Отразить необходимо все их характеристики, скажем: «стеклоочиститель Help 750 мл».

Длина реквизита ограничена

В названии должно быть менее 128 символов, включая пробелы, – больше просто не поместится в строку, и тогда лишние буквы обрезаются при передаче, что способно вызывать проблемы с налоговой.

Если не удается уложиться в данный объем, допустимы сокращения, но только в том случае, если они не затрудняют потребителю понимание того, какую именно продукцию он приобрел. Например, разрешено вбивать: «молоко обезжир-е», но нельзя: «м-ко обезжиренное».

Ответственность за отсутствие наименования

В 2021 году были введены правки в закон, касающиеся эксплуатации контрольно-кассовой техники и фискальных накопителей. В соответствии с ними установлена административная ответственность за нарушение правил печати обязательных реквизитов в чеке, в том числе и неуказания товарной номенклатуры. Дополнительно увеличился срок наступления ответственности по факту установления нарушений с двух месяцев до одного года.

Если проверяющий инспектор выявит факт формирования чеков (фискальных документов) онлайн кассой без номенклатуры товаров (ст. 4.7 ФЗ №54), то он может признать такие фискальные документы недействительными, как и сами кассовые операции по ним. Ответственность распространяется не только на организации, ИП, но и на сотрудников, которые допустили нарушение. С должностных лиц может быть произведено штрафное взыскание в размере от 1,5 до 3 тыс. рублей, а с компаний — от 5 до 100 тыс. рублей.

Важно! Административная ответственность, накладываемая на предпринимателей и организации, а также полный перечень штрафов отражены в ст. 14.5 КоАП (Кодекса об Административных Правонарушениях) РФ.

Что делать, когда неизвестно количество позиций при сделке

Если на момент формирования реквизитов продавец еще не понимает, сколько и чего следует вписать, ему нужно создать 2 документа:

• с признаком «Аванс» – в нем отражается сумма к оплате;
• с характеристикой «Полный расчет» – в нем указывается название и число предоставленных ТРУ.

Ответственность за неиспользование онлайн кассы

Если продавец нарушает правила работы с кассами нового типа или их нет в наличии на предприятии, то на организацию и на конкретного сотрудника применяются административные санкции и штрафное взыскание:

1. От 30 тысяч рублей на предприятие и от 10 тыс. рублей на сотрудника, который нарушил действующие правила эксплуатации ККТ.
2. Временное отстранение сотрудника от выполнения должностных обязанностей сроком от 1 года, приостановление деятельности предприятия на 3 месяца при повторном нарушении правил.
3. При несоответствии ККТ требованиям, предусмотренным ФЗ №54, размер взыскания составляет от 10 тыс. рублей за каждое выявленное несоответствие.

Важно! Административную ответственность несут также операторы фискальной связи и производители онлайн ККТ. На них налагаются штрафы за нарушение правил обслуживания, выпуск и реализацию ненадлежащего оборудования.

При выявлении нарушений, мешающих осуществлять торговлю на правомерной основе, следует обратиться в ФНС и поставить в известность сотрудников организации об том факте, а затем устранить его. Если проблемы передачи фискальных данных встречаются на регулярной основе, то рекомендуется поменять провайдера, обеспечивающего эту услугу.

Как назвать услугу

Учитывая следующие нюансы и специфические моменты:

• Каждый отдельно взятый вид сервиса обязан обладать своим уникальным именем – чтобы потребитель не перепутал их между собой.
• На длину распространяется уже знакомое ограничение в 128 символов.
• Если к моменту расчетов известны все подробности (объем работ и число операций), их необходимо отразить и в документе, включая их общее количество и стоимость предоставления одной из них.

Когда невозможно заранее установить, что, когда и в какой последовательности будет оказано, лучше ограничиться общими формулировками. Например, в случае оплаты музыкальной школы на год вперед, вбить просто «за обучение». Такой подход позволит исключить недопонимание и ситуации «обязанный провайдер – требующий клиент».

При предоплате или авансе следует создавать сразу два документа: первый – в момент получения денег, прописывая в нем всю сумму, второй – при полном расчете, и важно, чтобы он содержал все данные о ТРУ (объем работ, кол-во операций и цену каждой из них).

Как вводить новый товар в онлайн кассу

Ввод и сохранение номенклатуры для касс нового типа различается в зависимости от модели ККТ. В большинство кассовых аппаратов добавление ассортимента товаров или услуг производится путем выгрузки данных из программ 1С, дальнейшего информационного обмена между оборудованием и фискальным накопителем. Автономные модели ККТ предусматривают ручной ввод информации, но при наличии объемного и постоянно расширяющегося ассортимента этот метод малоэффективен и достаточно трудоемок.

В процессе трудовой деятельности кассир производит поиск и выборку номенклатуры в ручном режиме с помощью артикула, поискового номера товара или интегрированного сканера. Характеристика номенклатуры, свойства товаров записываются в облачном хранилище данных, персональном сервере торгового предприятия или жестком диске стационарного типа с использованием специализированных программ бухгалтерского учета. Эти три типа информационных хранилищ допускаются к использованию на законодательном уровне.

Важно! Согласно правкам в ФЗ №54, программное обеспечение (ПО), формирующее чеки, должно соответствовать определенным требованиями.

Распространенные вопросы

Вопрос 1: Предприниматель на ЕНВД оказывает парикмахерские услуги населению. При каких условиях он может продолжать работать без ККМ? Есть ли возможность заменить онлайн чек бланком БСО?

Если розничное предприятие ведет расчеты с населением за товары, услуги хозяйственного свойства он обязан предоставлять платежный документ (чек) покупателю. Он подтверждает покупку и гарантирует возврат средств, в случае отказа покупателя от сделки. Учет наличной выручки для бизнесменов на ПСН, ЕНВД, работающих без ККМ осуществляется с помощью БСО и журнала учета наличной выручки, а также кассовой книги. Установлен порядок разрешающий до 01.07.2021 года плательщикам на спецрежимах не применять онлайн кассы. По истечении данного периода, следует оборудовать кассу фискальной памятью, онлайн интернетом, для передачи сведений в ФНС.

Вопрос 2: ИП работает на УСН доходы, уменьшенные на расходы. Разрешено ли ему принять в расходную часть текущие расходы по покупке, модернизации и обслуживанию онлайн оборудования ККТ?

Да. На основании норм пп. 18, 35 п. 1 ст. 346.16 НК РФ материальными расходами на УСН признаются затраты на почтовые, телефонные, прочие коммуникационные услуги связи, в том числе и расходы на поддержание и обслуживание ККМ.

Как проходит загрузка товаров из Excel

Пользователю необходимо войти в личный кабинет на официальном сайте производителя и воспользоваться специальным сервисом для Эвотор обмен через Excel. Это приложение позволяет обновлять каталоги товаров, вносить новые позиции, редактировать данные об остатках и ценах, указывать данные о розничных и мелкооптовых товарах одновременно. Также в таблицы удобно выгружать отчеты о торговле.

Демо-версия приложения доступна 30 дней и позволяет работать с ограниченным количеством групп, товаров. Полный вариант сервиса предполагает ежемесячную оплату в размере 250 рублей. Управление в личном кабинете интуитивно понятно: пользователю будет предложено добавить отдельные товары, загрузить с компьютера готовый файл или Эвотор Excel шаблон для последующего заполнения. Подобные заготовки ускоряют в будущем работу по корректировке товарного каталога.

Используя вкладку «Получить из Эвотор», вы сможете выгрузить отчетные данные о проведенных продажах в виде документа. При этом для удобства информация сортируется по календарным периодам, закрытиям смен или Z-отчетам. После окончания выгрузки документ можно просмотреть и сохранить на компьютере.

Кассы с поддержкой Excel:

МТС Касса 5” Готова к маркировке

Лучшая цена

Хит

• Аккумулятор: 3.7V/5200 mAh
• Бренд: МТС Касса
• В режиме ожидания касса работает: до 30 дней
• Вес: 500 гр

900 руб

Купить в 1 клик Подробнее

МТС Касса 7” Готова к маркировке

• Аккумулятор: 7.4V/2500 mAh
• Бренд: МТС Касса
• Вес: 765 гр
• Гарантия: 12 мес

900 руб

Купить в 1 клик Подробнее

МТС Касса 12” Готова к маркировке

• Бренд: МТС Касса
• Вес : 2.1 кг
• Интерфейсы: Wi-Fi, Bluetooth, 3G(опция), RS232C, USB (Type-A), LAN, RJ12 (денежный ящик)
• Количество символов в строке: 48 символов

900 руб

Купить в 1 клик Подробнее

МТС Касса 5” + эквайринг Готова к маркировке

• Аккумулятор: 3.7V/5000 mAh
• Бренд: MТС Касса
• Вес: 600 гр
• Встроенный фотосканер: 1D/2D

900 руб

Купить в 1 клик Подробнее

Как внести в чек номенклатуру на Атол 91 и Атол 92

Для данных касс предусмотрена загрузка данных несколькими способами.

Загрузка с помощью личного кабинета на сайте производителя АТОЛ. Для работы с помощью данного метода необходимо иметь онлайн-кассу представленных моделей и пройти регистрацию в сервисе «АТОЛ Онлайн». После прохождения регистрации, появится возможность редактировать и заносить товары с любого устройства, подключенного к интернету из любой точки мира.

Загрузка номенклатуры с помощью утилиты. Можно загрузить базу данных при помощи утилиты, которую нужно скачать с сайта производителя касс Атол. Базу можно скачать с кассового оборудования или загрузить на него, а также преобразовать в txt файл.

Подготовка файла Excel

Собираясь проводить в Эвотор загрузку товаров из Excel, желательно потренироваться на вводе нескольких позиций, чтобы освоить заполнение всех необходимых полей. Общие рекомендации по подготовке:

• файл должен быть сохранен в формате xls;
• убрать или не создавать шапку документа – оставьте только столбцы и строки с характеристиками продукции;
• в первой строке не указывайте наименования полей;
• если товары разбиты по папкам (рекомендуется при объеме ассортимента более 1000 наименований), вынесите названия групп в отдельный столбец.

В Эвотор загрузка номенклатуры из Excel далее проводится согласно подсказкам приложения. Точно так же осуществляется подготовка файла для загрузки в облачное приложение «Мой склад».

Особенности авансового отчета без кассового чека

Но что же делать лицам, занимающимся предпринимательской деятельностью, которые сохранлибо старенькые контрольно-кассовые машины? Есть теория — это то, о чем гласите вы! В случае отсутствия в чеке такового списка наличия 1-го чека ккт для поставленной цели недостаточно. заместо кассовых чеков они выдают покупателям товарные чеки, квитанции.

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруденькику. Для того, чтоб мы могли найти, что вы человек, а не бот, нужено, чтоб javascript был включен. Плохо то, что вы считаете вероятным наказывать работников за ошибки продавцов это не гласит в вашу пользу. Можно ли чекопечатающую машину запрограммировать так, чтоб на ней можно было печатать товарные чеки?

Итоги

1. В фискальном документе в 2021 году нужно будет обязательно указывать номенклатуру.
2. Все предприниматели (за исключением случаев, предусмотренных Законом 54-ФЗ) будут должны указывать в чеке не только полное наименование товара, но и его объем и количество.
3. Указанные требования по детализации номенклатуры распространяются на оказание услуг и выполнение работ.
4. Отсрочка действует только до 1 февраля 2021 года и только для налогоплательщиков на спецрежиме, деятельность которых не связана с оборотом подакцизных товаров.

Важно заранее разобраться с онлайн-кассами и внедрить минимальную автоматизацию, чтобы успеть подготовиться к изменениям в налоговом законодательстве, избежать нервного напряжения и потенциальных штрафов за нарушения.

—

Статья подготовлена командой ПОРТ. Информационная поддержка: Сергей Хорош. Ритейл-экспертом при подготовке статьи выступил Андрей Сухоруков.

Мы следим за изменениями российских законов в сфере торговли и применения ККТ, знаем актуальные требования ФНС, занимаемся автоматизацией магазинов и внедрением обязательной маркировки.

Читайте блог, задавайте вопросы, приезжайте на консультацию.

Внесение первичных остатков

Система учета товара в Эвотор не только контролирует ситуацию с ассортиментом в магазине, но также отражает данные о товарных запасах на складе. Чтобы добиться корректной работы программы в терминале, необходимо произвести предварительные настройки и внести информацию о начальном количестве позиций.

Для выгрузки товарных остатков в Эвотор предусмотрено три варианта действий:

• загрузка данных вместе с номенклатурой;
• проведение первичной приемки товара в Эвотор;
• инвентаризация.

Импорт номенклатуры

При импортировании номенклатуры, товарные остатки загружаются в терминал вместе с остальной информацией. Порядок загрузки данных:

1. Откройте в главном меню смарт-кассы «Сервис/Обмен».

1. Выберите нужный файл с номенклатурой и загрузите его.
2. Дождитесь уведомления об окончании загрузки.

Первичная приемка

1. Выберите в главном меню устройства раздел «Товары/приемка».

1. Проведите приемку, заполнив список принимаемых позиций с указанием закупочной цены и количества. Для добавления товаров можно использовать сканер штрих-кодов, либо применить ручной поиск по базе. После ввода информации по каждой позиции нажимайте кнопку «Ввод».

1. Завершите процесс приемки, нажав кнопку «ОК».
2. В открывшемся окне подтверждения укажите в поле «Основание» комментарий «Ввод начальных остатков».

1. Нажмите кнопку «Провести приемку».

В основание приемки допустимо вводить данные о поставщике, реквизиты документов или прочие комментарии. При необходимости проведения переоценки товара в Эвоторе перед подтверждением приемки поставьте галочку напротив «Выполнить переоценку».

Инвентаризация

Для инвентаризации товара в Эвоторе выполните следующие действия:

1. В разделе главного меню «Товары» выберите пункт «Инвентаризация».
2. Нажмите значок ⊕ для проведения первичной инвентаризации.
3. В открывшемся окне введите информацию об остатках, указав товары и их количество.

1. После добавления каждой позиции нажимайте кнопку «Ввод». Для просмотра предварительных результатов инвентаризации и выявления расхождений нажмите «Просмотр». Для завершения процесса нажмите «Ок».

Внимание! После нажатия кнопки «Ок» появится окно с подтверждением инвентаризации. Если выбрать «Нет», процесс не завершится, но его можно будет возобновить позже.

Особенности авансового отчета без кассового чека

В п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, указано, что по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.

Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.

Кассовый чек без товарного чека авансовый отчет

Какие данные содержатся в кассовом чеке? В основном, это название магазина, ИНН, сумма платежа, номер чека, название товара. Если такие данные уже содержатся в документе, не хватает самой малости: название документа и подписи продавца. Название документа часто отсутствует, поэтому даже слово «кассовый чек» здесь вполне подойдет. К тому же необходима и подпись продавца. Многие продавцы охотно подписывают чеки, правда, недоумевают, зачем это нужно.

В связи вступлением нового Закона о бухучете, кассовый чек может являться первичным документом при списании затрат, если он будет соответствовать определенным требованиям, т.е. будет содержать все необходимые реквизиты, на основании которых этот документ можно признать первичным.