Как провести суточные в 1С 8.3 Бухгалтерия

Что такое Smartway и зачем это бухгалтеру?

Smartway — это решение для организации командировок, полностью заменяющее агентство делового туризма. Компания получает доступ ко всем инструментам для планирования поездок и покупки билетов напрямую, без посредников.

Бухгалтеру станет удобнее работать с документами по командировкам. Сервис Smartway поможет бухгалтерии в оформлении командировок.

У бухгалтеров будет онлайн-доступ к подтверждающим документам в личном кабинете.

Smartway сам сформирует отчетные документы и сохранит акты, счета и билеты.

Пакеты подтверждающих документов можно скачать или получить на емеил в PDF или Excel-формате. А оригиналы — по почте.
Есть удобные настройки для группы компаний. В сервисе можно выбрать, на какую из компаний выставить счета. Если нужно, чтобы в одной поездке разные услуги оплатили разные юридические лица, Smartway выставит счета на разные компании.
Бухгалтеру будет сразу видно, кто из сотрудников сделал или изменил бронирование.

Оформление командировки и выплата командировочных 1С 8.3

В программе 1С Бухгалтерия 3.0 типовой формы учета командировок не предусмотрено. Движение денежных средств отражается РКО и авансовыми отчетами подотчетных лиц.

Оплату командировочных можно произвести на банковскую карту сформировав «Списание с расчетного счета».

А можно выдать наличными под отчет сформировав « Расходный кассовый ордер или РКО» и «Авансовый отчет». Рассмотрим этот вариант оплаты подробнее.

Чтобы определить сумму денежных средств необходимо посчитать стоимость проживания, проезда, суточные и другие затраты, которые необходимо произвести. Выдача денег происходит на основании заявления, которое пишет подотчетное лицо, с указанием цели, в нашем случае командировка, и суммой к выдаче.

Переходим к формированию РКО:

1. Во вкладке меню открываем «Банк и касса».

2. Выбираем раздел «Касса», далее «Кассовые документы».

3. В журнале находим «Выдача» и в открывшемся окне заполняем следующие поля:

вид операции – «Выдача подотчетному лицу»;
счет учета заполнится автоматически;
организация – данное поле будет отображаться, если учет ведется по нескольким организациям, если организация одна — будет отсутствовать;
получатель – указываем сотрудника, которому выдаем деньги;
сумма – размер командировочных;
реквизиты печатной формы разворачиваем и прописываем порядковый номер из заявления, которое написало подотчетное лицо;
комментарий – заполняется для понимания, для чего выдались ДС.

Проводим РКО и проверяем сформировавшиеся проводки:

По полученным и затраченным денежным средствам подотчетное лицо должно предоставить подробный отчет, после возвращения из командировки.

Для этого формируем «Авансовый отчет».

1. Переходим в «Кассовые документы»

2. Создаем новый документ. В справочнике выбираем «Подотчетное лицо» — человек, который ездил в командировку.

3. Во вкладке «Авансы» добавляем строку в таблицу, далее нажимаем «Документ аванса» и выбираем «Выдача наличных».

4. Вкладка «Товары» заполняется в том случае, если что-то было куплено.

5. Вкладка Прочее» — здесь построчно вводим документы расхода, которые предоставило подотчетное лицо. Это могут быть: билет на проезд, квитанция на услуги, оплата жилья и так далее. Указываем сумму данные по НДС.

Проводим документ и проверяем сумму затраченных средств.

Если у сотрудника образовался остаток, то оформляем возврат денежных средств.

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!

Как работает интеграция с 1С

1. Если электронные билеты были куплены через Smartway, они попадут в 1С автоматически.

После нехитрых настроек в 1С в разделе «Администрирование» , информация о проездных документах будет загружаться без участия пользователей.

2. С гостиницами у Smartway работает по агентскому договору. Удобно, что счета, акты и счета-фактуры Smartway выставляет от своего имени.

3. В 1С в документе «Авансовый отчет» будет закладка «Билеты», где покажется список билетов на подотчетника.

Они автоматически подгрузятся из сервиса Smartway. Стоимость проезда включится в расходы на дату авансового отчета.

В версии 3.0.68 есть новая форма авансового отчета — «Авансовый отчет по командировке». Это упрощенный вариант авансового отчета, где отражаются только командировочные расходы.

Как сделать приказ на командировку в 1С 8.3

Сначала рассмотрим вопросы, которые наиболее часто встают перед пользователями:

можно ли сделать приказ на командировку в 1С 8.3?
как найти бланк командировочное удостоверение в 1С 8.3?

К сожалению, кадровых документов — таких, как приказ на командировку или командировочное удостоверение, в Бухгалтерии 3.0 нет. Но их можно доработать самостоятельно или с помощью программиста.

Рассмотрим, как оформлять командировочные операции в 1С 8.3 Бухгалтерия, на примере.

Конструктор-дизайнер Михайлов П. А. направлен в командировку с 21 по 27 сентября. По его рабочему графику суббота и воскресенье — выходные дни.
28 сентября работник представил авансовый отчет, к которому приложил:
ж/д билет (Москва-Самара) на сумму 2 988 руб. (в т. ч. НДС 18% — 67,15 руб.);
ж/д билет (Самара-Москва) на сумму 2 240 руб. (в т. ч. НДС 18% — 67,15 руб.);
квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 4 248 руб. (в т. ч. НДС 18%).
Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут. — 4 900 руб.
30 сентября бухгалтер рассчитал заработную плату Михайлову за месяц, в т. ч. за 5 рабочих дней командировки.

Авансовый отчет по командировочным расходам в 1С:Бухгалтерии 8.

Как правило, при направлении в командировку работнику выдается аванс на оплату командировочных расходов (проезд, стоимость проживания и прочие расходы). Как выдать деньги под отчет было рассмотрено в предыдущей статье.

По возвращении из командировки работник представляет отчет о выполненной работе и авансовый отчет об израсходованных в командировке денежных средствах. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, документы о найме жилья, документы о понесенных расходах на проезд и прочих расходах, связанных с командировкой.

Если работник израсходовал не весь аванс, то остаток денег он должен вернуть в кассу предприятия. А если он израсходовал больше, чем ему выдали, то из кассы ему выдается перерасход. В авансовом отчете делается запись о внесенном остатке или выданном перерасходе.

В программе «1С:Бухгалтерия 8″ отчет по командировочным расходам регистрируется с помощью документа «Авансовый отчет».

В меню «Касса» выбираем пункт «Авансовый отчет»:

На панели инструментов открывшегося журнала «Авансовые отчеты» нажимаем кнопку «Добавить». Откроется диалоговая форма авансового отчета:

В шапке документа в поле «Физ. лицо» указываем работника, который отчитывается по командировке, а в поле «Назначение» указываем «командировочные расходы».

Переходим к заполнению табличной части авансового отчета. На закладке «Авансы» указываем расходный кассовый ордер, по которому работнику ранее был выдан аванс на командировочные расходы:

Переходим на закладку «Прочее» и вводим данные о произведенных командировочных расходах.

В нижней части диалогового окна в поле «Приложение» вводим количество документов, приложенных к авансовому отчету и количество листов в этих документах.

Должно получиться примерно следующее:

Проводим документ. При проведении документа формируются проводки бухгалтерского учета:

Составляющие программы

Авансовый отчет»

Для автоматического оформления операций по расчетам сподотчетными лицами в конфигурации предназначен документ»Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

Если сотрудник представил в бухгалтерию уже заполненный отчет, то информацию из него следует перенести в форму документа и сформировать проводки. Если сотрудник испытывает трудности в заполнении авансового отчета, то бухгалтер может самостоятельно составить отчет по предоставленным документам. В этом случае следует сформировать и распечатать форму установленного образца и после утверждения отчета провести.

Документ «Авансовый отчет» имеет форму, заполняемую на двух закладках. На закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

Прежде всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета — «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс, и текущий курс этой валюты на дату

составления авансового отчета.

Если представляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс. На закладке «Лицевая сторона» указывается также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Закладка «Оборотная сторона» окна диалога позволяет ввести данные в

табличную часть документа.

В ней нужно указать:

дату или интервал дат совершения расходов;
назначение расходов (кому, за что и по какому документу);
корреспондирующий счет и объекты аналитического учета;
общую сумму расходов на указанные цели согласно

представленным оправдательным документам или по расчету (суточные);

Важно! В качестве корреспондирующего счета не могут использоваться счета 20 «Основное производство», 10 «Материалы», 41 «Товары».Совет! Для отражения производственных затрат следует использовать счет 25 «Общепроизводственные расходы».

Совет! Если необходимо оформить поступление материалов или товаров от подотчетных лиц, то необходимо ввести документ»Поступление МПЗ».

1.1. Общие понятия

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы.

Из подотчетных сумм могут быть оплачены: 1. Хозяйственные расходы

приобретение материальных ценностей,
канцелярские, почтовые расходы
денежные документы и т.д.

2. Расходы на командировки

В основном выдача подотчетных сумм производится из кассы организации (при заграничных командировках — подотчетные суммы могут быть перечислены в валютного счета организации на карточку сотрудника). Подотчетные суммы выдаются на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации. Порядок выдачи подотчетных сумм регламентирован Правилами ведения кассовых операций. После того, как сотрудник осуществит расход подотчетных сумм он в установленные сроки обязан отчитаться перед организацией, т.е. составить и представить в бухгалтерию Авансовый отчет по форме АО-1 с приложением всех документов, полученных им при осуществлении расходов. В случае, если не вся сумма подотчетных средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу. Если осуществлен перерасход подотчетных сумм — организация компенсирует его.

Если сотрудник в установленные сроки не представил Авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника или по решению суда отнесена на возмещение материального ущерба. Расчеты с подотчетными лицами учитываются на одноименном счете 71. При выдаче денежных средств организация обязана:

определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю — купить бензин, секретарю — отправить почту, командированному — заплатить за гостиницу.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

Выдача командировочных в 1С

В большинстве случаев деньги, отправляющемуся в командировку работнику, выдаются наличными через кассу с формированием расходного кассового ордера. В последнее время все чаще применяется перечисление на банковскую карту. В последнем случае формируется «Списание с расчетного счета».

Первоначальная сумма определяется не точно, на основе предположений по тратам на дорогу, проживание и выдачу суточных. Выдача средств осуществляется на основе заявления сотрудника с указанием цели (командировочные расходы) и необходимой суммы.

При выдаче из кассы требуется перейти в раздел «Банк и касса» — «Кассовые документы» — «Выдача». После чего открывается новое окно для заполнения. Вид операции выбирается «Подотчетному лицу». Среди вносимых реквизитов необходимо указать организацию, работника, получающего деньги, их сумму, номер полученного заявления. В качестве комментария можно дополнительно включить информацию о том, что средства выделяются в качестве аванса на организацию командировки.

После проведения документа система создаст набор необходимых проводок, отражающих проведенные действия.

Соответственно работник теперь имеет задолженность, за которую ему необходимо отчитаться.

Суточные при УСН

Суточные возмещаются работнику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные нерабочие дни, а также за дни нахождения в пути.

Основной порядок отражения расходов на командировку был отражен в нашей статье. Рассмотрим проведение основных операций в 1С 8.3 по регистрам при применении УСН.

Документ Выдача наличных в связи с применением УСН делает следующие движения:

По регистру накопления Книга учета доходов и расходов (раздел I). Расход для целей УСН будет учтен после того, как сотрудник отчитается о расходах и будет оформлен документ Авансовый отчет:

По регистру накопления Прочие расчеты:

Подтверждение расходов в виде суточных в 1С 8.3 оформляется при помощи документа Авансовый отчет. Он находится в разделе Касса и банк – Касса.

При проведении документа в части, касающейся УСН, сформируются движения по следующим регистрам:

Книга учета доходов и расходов (раздел I) – сумма расхода, которая будет учтена для определения налоговой базы:

Расшифровка КУДиР – подробно расшифровываются отдельно расходы и НДС:

Прочие расчеты – отражаются суммы израсходованных средств, которые были реально израсходованы. Указываются на закладке Прочее. То есть, если израсходовано больше, чем было выдано, то в колонке Расчетный документ будет указан текущий Авансовый отчет и сумма перерасхода будет выделена в отдельную строчку:

Расходы при УСН – вносятся записи с текущими статусами оплаты расходов УСН:

Приход – записи с реально израсходованными суммами со статусом Не оплачено;
Расход – записи, подтверждающие оплату расходов, то есть выдачу подотчетных сумм, которые снимают статус Не оплачено с выданных подотчетных сумм: