Этап II. Сопоставление результатов инвентаризации с данными бухгалтерского учета


Периодичность проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризацию, объектом которой являются расчеты с подотчетными лицами, следует проводить минимум один раз в год, во время подготовки к итоговому годовому балансу.

Какие документы проверяют при проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами (Приказ Минфина от 13.06.1995г. № 49):

  • по каждому подотчетному лицу необходимо проверить денежные суммы, которые были выданы в подотчет авансов. Изучают сроки предоставления и целевое назначение.
  • все отчеты, на основании которых получившие в подотчет деньги указывали направления их использования.

Инвентаризация расчетов

Положениями пунктов 1.6 и 1.6 Методических указаний законодатель устанавливает критерии, при которых до начала работы с годовой отчетностью собственник обязан проводить инвентаризацию, в том числе обязательная ежегодная инвентаризация предусмотрена и по расчетам с персоналом.

Под это направление в инвентаризационных мероприятиях подпадает проверка:

  • сч.сч. 68, 69 – обязательные начисления (налоги и взносы) на зарплату и иные виды доходов;
  • сч. 70 – расчеты по оплате труда персонала предприятия;
  • сч. 71 – расчетов с подотчетными лицами;
  • сч. 73 – расчетов по претензиям, займам, иным финансовым операциям.

Порядок проведения инвентаризации расчетов регламентирован пунктами 3.44 – 3.48 Методических указаний (приложение к приказу Минфина РФ № 49 от 13.06.95 г. в редакции от 08.11.2010)

Порядок организации инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

До того, как начнется проверка утвержденной инвентаризационной комиссией расчетов с подотчетными лицами, члены комиссии получают по состоянию на текущий момент самые последние приходные и расходные документы, отчеты о движении денежных средств и материальных ценностей. В то же время, сотрудники, на которых возложена ответственность за наличие и правильность оформления этих документов, пишут расписки, в содержании которых указывают, что к моменту проведения инвентаризации в службу бухгалтерского учета переданы все документы по приходу и выдаче имущества.

Расписки аналогичного содержания составляют и те сотрудники, у которых в наличие есть суммы, выданные под отчет для приобретения имущества.

Сотрудник, на которого возложена ответственность за документы, которыми оформляются выдача и получение денежных средств под отчет , должен присутствовать во время проведения проверки инвентаризационной комиссии. В случае отсутствия ответственного сотрудника, комиссия работает без него. Данное обстоятельство не влияет на результаты инвентаризации. Вместе с тем, отсутствие одного из членов инвентаризационной комиссии в ходе проведения инвентаризации не дает оснований для признания результатов проверки быть правомочными.

Одной из задач членов инвентаризационной комиссии является установка за сотрудником или за предприятием задолженности по денежным суммам, которые были выданы под отчет. Также инвентаризационная комиссия проверяет наличие документов, которые подтверждают расходы по выданным средствам и сроки выдачи денег под отчет сотрудникам предприятия.

Какие обязанности возлагаются на членов инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами:

  • проверка использования авансовых выплат с целевым назначением их выдачи;
  • сравнение информации, отраженной в регистрах бухгалтерского учета с данными, которые содержат в себе первичные документы по авансовым выплатам;
  • определение выданных под отчет денежных средств, по которым ответственный сотрудник не предоставил необходимый авансовый отчет.

Инвентаризация расчетов с работниками

Инвентаризация расчетов с работниками не регламентирована законодательно, поэтому инвентаризацию обычно проводят один раз в год. Однако если проводить инвентаризацию ежеквартально, то это позволит избежать задолженности перед персоналом, а следовательно, рисков проверок трудовой инспекции, споров с работниками и даже убытков компании, когда подотчетное лицо не вернуло денежные средства.

Порядок инвентаризации расчетов с персоналом четко не определен, поэтому если имеются особенности расчетов с персоналом, то порядок инвентаризации лучше установить в локальном акте. Общий же порядок проведения инвентаризации установлен в приказе Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Но в целом алгоритм инвентаризации расчетов с персоналом следующий:

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации
Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации
Руководитель назначает членов инвентаризационной комиссии
Анализ счетов по конкретным работникам
Анализ документов в отношении работников
Оформление акта по форме ИНВ-17 и занесение результатов в форму ИНВ-23

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.).

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

В отношении инвентаризации расчетов с работниками важно, что по задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. Резерв на предстоящую оплату предусмотренных законодательством очередных (ежегодных) и дополнительных отпусков работникам, отражаемый в годовом балансе, должен быть уточнен, исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений в Фонд социального страхования Российской Федерации, Пенсионный фонд Российской Федерации, Государственный фонд занятости Российской Федерации и на медицинское страхование.

Соответственно, результаты инвентаризации оформляются актом.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Все унифицированные формы, перечисленные в схеме, утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. В то же время любая компания может использовать и самостоятельно разработанные бланки.

Проверяем расчеты по оплате труда

Порядок проверки расчетов по оплате труда и конкретный перечень документов также устанавливаются в каждом конкретном случае.

Лучше провести инвентаризацию в три этапа.

На первом этапе необходимо проверить операции по счетам:

  • 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (суммы, выданные под отчет, по которым не получены авансовые отчеты);
  • 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (задолженность работников по возврату займов, по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений, брака и т. п.).

Проверяются также кредитовые остатки по счетам:

  • 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (задолженность перед работниками по заработной плате, по выплате пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и т. п., по выплате доходов от участия в организации (дивидендов));
  • 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (суммы перерасходов по авансовым отчетам, подлежащие возмещению подотчетным лицам);
  • 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (задолженность перед работниками по выплате компенсации за использование личного автотранспорта (иного имущества) в служебных целях и т. п.).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

При проведении инвентаризации депонированных сумм проверяется соответствие остатка по счету 76 субсчету 4 «Расчеты по депонированным суммам» суммам в книге учета депонированной зарплаты или в карточках депонентов, при необходимости – с расчетно-платежными ведомостями.

Пример 1.

Приведем пример ошибки, выявленной при инвентаризации.

Бухгалтер А. К. Иванова два раза начислила секретарю С. С. Беловой отпускные.

Бухгалтер должна была начислить сумму 18 000 руб., а начислила 36 000 руб.

Бухгалтер договорилась с С. С. Беловой о том, что она вернет сумму в кассу.

В бухгалтерском учете сумма, излишне начисленная работнику, сторнирована:

ДебетКредитСуммаОписание
267018 000Сторнирована сумма, излишне начисленная работнику вследствие счетной ошибки

К негативным последствиям несвоевременного обнаружения ошибки могло бы относиться:

  • увольнение работника;
  • отказ от возврата излишне начисленных средств.

На втором этапе целесообразно провести проверку документов.

Правильность начисления заработной платы регулируется:

  • положениями, инструкциями и решениями работодателя, регулирующими систему оплаты труда;
  • штатным расписанием;
  • постановлениями, приказами, распоряжениями, коллективным договором, иными решениями по организации работ, выплате заработной платы, премий, материальной помощи или иных вознаграждений;
  • договорами, по которым предусмотрена выплата заработной платы или иных вознаграждений, в том числе договорами гражданско-правового характера;
  • другими документами, имеющими отношение к выплатам в пользу работников.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Инвентаризация расчетов с персоналом – это проверка обоснованности сумм задолженности в расчетах с работниками, которая числится на счетах бухгалтерского учета компании.

Пример выявленной ошибки.

Инвентаризационная комиссия выявила наличие разных сумм в штатном расписании и трудовом договоре. В трудовом договоре сумма оклада – 30 000 руб. В штатном расписании – 26 000 руб.

По результатам инвентаризации было выявлено, что работнику была повышена заработная плата, вместе с тем в штатном расписании была допущена ошибка.

К негативным последствиям несвоевременного обнаружения ошибки могли бы относиться:

  • претензии налоговых органов;
  • претензии Пенсионного фонда и ФСС РФ.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Начисления по кредиту счета 70 сверяют с расчетными и расчетно-платежными ведомостями. Обороты по дебету счета 70 сверяют с расходными кассовыми ордерами или платежными поручениями, если зарплата перечисляется по безналичному расчету, с документами, на основании которых производились удержания.

Также проверке подлежат следующие документы:

  • приказ о приеме на работу;
  • табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;
  • договоры гражданско-правового характера, по условиям которых на выплачиваемые вознаграждения начисляются страховые взносы;
  • расчетные ведомости;
  • платежные ведомости;
  • лицевые счета;
  • банковские и кассовые документы на предмет выплат в пользу работников (доход), не относящихся к фонду оплаты труда (материальная помощь; премии, не связанные с выполнением трудовых обязанностей; другие единовременные поощрения, включая стоимость подарков; средства на возмещение расходов работников по оплате жилья; надбавки к пенсиям работающим на предприятии из средств работодателя; расходы по оплате учреждениям здравоохранения услуг, оказываемых работникам за счет предприятия; оплата путевок работникам и членам их семей на экскурсии, путешествия за счет средств работодателя и др.).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Информация о выплате работникам заработной платы представлена в платежных (расчетно-платежных) ведомостях и расходных кассовых ордерах.

Если в компании работают инвалиды, которые имеют сокращенную рабочую неделю и льготы по страховым взносам, то нужно проверить:

  • заверенные печатью организации и подписями ее руководителя и главного бухгалтера списки работающих инвалидов с указанием группы инвалидности, номера пенсионного удостоверения, номера и даты выдачи удостоверения, подтверждающего факт установления инвалидности, на каждого инвалида;
  • сведения о величине выплат, начисленных в пользу работающих инвалидов;
  • справки (копии справок) учреждений медико-социальной экспертизы, подтверждающие наличие инвалидности у работников-инвалидов;
  • копии расчетно-платежных документов, подтверждающих суммы выплат в пользу работников, являющихся инвалидами I, II, III групп, организациями любых организационно-правовых форм;
  • документы, подтверждающие наличие трудовых отношений организации с работниками-инвалидами.

На третьем этапе целесообразно уделить внимание отдельным случаям (например, если произошел несчастный случай на производстве).

Назначение и выплата пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием производятся в порядке, установленном законодательством Российской Федерации для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности по государственному социальному страхованию (п. 1 ст. 15 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Таким образом, необходимо провести проверку:

  • счетов бухгалтерского учета;
  • документов;
  • особых ситуаций, связанных с оплатой труда.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Кредитовое сальдо счета 70 показывает задолженность компании перед работниками. Это начисленная, но не выплаченная зарплата, отпускные и т. п.

Проверяем расчеты с персоналом по прочим операциям

Для инвентаризации расчетов с персоналом по прочим операциям необходимо проверить операции по счету 73.

В рамках проверки счета 73 нужно оценить:

  • сумму, которую надо выдать под отчет;
  • срок, на который выдаются деньги;
  • подпись руководителя организации (иного лица, уполномоченного подписывать заявления о выдаче денег под отчет доверенностью);
  • дату подписания заявления.

Также нужно проверить:

  • расходные кассовые ордера (РКО) по форме № КО-2;
  • приказы;
  • трудовые договоры с работниками;
  • авансовые отчеты;
  • чеки на покупку.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами состоит в выверке остатков по каждому подотчетному лицу в отношении выданных авансов (представленных отчетов), в проверке соблюдения подотчетным лицом сроков представления авансового отчета и возврата неизрасходованных по нему сумм, наличия первичных документов, подтверждающих произведенные оплаты, соответствия отчета целевому назначению полученного аванса (п. 3.47 Методических указаний по инвентаризации).

В ходе проведения инвентаризации устанавливаются суммы дебиторской, кредиторской, а также депонентской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности (пп. «в» п. 3.48 Методических указаний по инвентаризации).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Кредитовый остаток по счету 73 говорит о том, что у компании есть задолженность перед работниками.

Самыми распространенными ошибками, выявляемыми при инвентаризации, являются:

  • невозврат денежных средств;
  • использование средств работником на личные цели;
  • выдача средств под отчет при отсутствии отчета за ранее выданные средства.

Какие документы относятся к локальным актам, требующих проверки

  • перечень ответственных сотрудников, которые правомочны получать денежные средства под отчет;
  • перечень сотрудников руководящего состава предприятия, которые располагают доверенностью давать поручения сотрудникам в отношении целевого использования авансовых средств, а сотруднику бухгалтерской службы, либо кассиру предприятия – распоряжения в отношении выдачи денежных сумм под отчет.

Авансовые отчеты следует проверять на:

  • соответствие использования денежных средств с целевым назначением;
  • соответствие сроков составления авансового отчета со сроком возврата оставшихся денежных средств;

Важно! Руководитель организации закрывает и утверждает авансовые отчеты.

Что включает в себя инвентаризация кадровых ресурсов?

При проведении инвентаризации кадровых ресурсов большое внимание уделяется инвентаризации кадровых процессов:

ПроцессыКомментарий
Процесс профессионального роста и развития
  • специализация сотрудников, направленная на углубление знаний, умений, навыков;
  • повышение профессионального уровня сотрудников, позволяющего наладить процессы взаимозаменяемости, расширении профессиональных знаний и навыков;
  • формирование условий для утраты профессиональных навыков, пренебрежения профессиональной этикой.
Процесс внутренней коммуникации
  • механизм обмена информацией;
  • механизм процессов обратной связи;
  • механизм партнерского сотрудничества;
  • формализованность внутренней коммуникации;
  • преобладание тем для внутренней коммуникации, объём выхода за пределы профессионального диалога.
Процесс управления
  • тенденции развития персонала;
  • процедуры принятия управленческих решений;
  • полноценность кадрового ресурса как в количественном, так и в качественном понимании.

Для оценки кадрового ресурса важно понимание направления деятельности организации, формирования кадрового ресурса, оценки кадрового ресурса и стратегии развития организации.

Какие документы составляются по итогам инвентаризации

Полученные итоги инвентаризации расчетов с подотчетными лицами фиксируют в Акте с подобным названием унифицированной формы № ИНВ-17. Итоговый акт готовят в 2-х экземплярах, каждый из которых подписывают члены инвентаризационной комиссии.

Вместе с актом готовится справка, которая является основанием для составления самого акта в разрезе синтетических счетов. Данная справочка обычно составляется только в одном экземпляре.

Справка содержат информацию следующего содержания:

– сумму установленной задолженности со стороны подотчетного лица;

– причину и дату, когда была образована задолженность по расчетам с подотчетными лицами;

– сотрудник (ФИО, должность) – подотчетное лицо.

Проведение инвентаризации расчетов с персоналом

Следует отметить, что проверка состояния расчетов с персоналом является неотъемлемой частью инвентаризации, проводимой перед составлением годовой отчетности. В настоящее время действуют Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания).

Согласно п. 3.46 Методических указаний в ходе инвентаризации расчетов с персоналом по задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплаты работникам.

Также при проведении инвентаризации расчетов по начислению и выплате заработной платы необходимо проверить:

  • соответствие начисленных сумм заработной платы и других выплат положениям системы оплаты труда, локальным нормативным актам работодателя, данным о фактической выработке, фактически отработанном времени;
  • характер задолженности в расчетах с работниками по заработной плате (нормальная или просроченная).

Проверке подвергаются данные синтетического и аналитического учета. При этом проверку лучше начинать со следующих документов:

  • с документов, которые являются основаниями для расчета заработной платы (коллективного договора, положений об оплате труда, премировании, других локальных нормативных актов, трудовых договоров, приказов о привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные дни, совмещении профессий, прочих приказов, устанавливающих размеры надбавок и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, а также приказов, содержащих специфические нормы по оплате труда и предусматривающих внесистемные выплаты);
  • с документов, содержащих сведения о фактически отработанном времени (табелей учета рабочего времени);
  • с документов, содержащих сведения о суммах фактически начисленной заработной платы (лицевых счетов, нарядов и других документов на выполнение в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами и расценками, расчетных (расчетно-платежных) ведомостей).

Далее данные первичных учетных документов и регистров сверяются с суммами, отраженными на счетах бухгалтерского учета.

Кроме инвентаризации расчетов с работниками по оплате труда проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических указаний).

Сведения о реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах (п. 2.5 Методических указаний). Примерные формы таких описей и актов приведены в Приложениях к Методическим указаниям.

Для оформления итогов инвентаризации расчетов с персоналом используется форма ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

К акту инвентаризации по видам задолженности расчетов должна быть приложена справка (Приложение к форме ИНВ-17), которая является основанием для оформления акта по форме ИНВ-17 (Указания по применению и заполнению форм, утвержденные вышеназванным Постановлением). Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.

Что необходимо указать в итоговом акте:

  • номера счетов бухучета, где отражена задолженность;
  • подотчетное лицо;
  • суммы долгов, срок исковой давности по которым истек на момент проведения проверки;
  • размер долгов, которые были или не были согласованы с лицами, получившими денежные средства под отчет.

Рекомендации. Если по каким-либо причинам член инвентаризационной комиссии отсутствует, необходимо назначить ему замену приказом руководителя предприятия.

Нарушения, которые были выявлены в ходе инвентаризации, необходимо будет устранить, установленных виновных привлечь к ответственности.

Важно! Следует особо обратить внимание на выявление сумм, по которым авансовый отчет не был получен в установленный срок. Необходимость этого обусловлена тем, чтобы в будущем на было доначисления НДФЛ при очередной проверке сотрудниками налоговой службы с выданных авансовых сумм.

Следует помнить! Сотрудники налоговой инспекции могут доначислить НДФЛ с выданных под отчет сумм, которые использовались не по целевому назначению.

Инвентаризация расчетов с персоналом организации и подотчетных сумм

Главная задача инвентаризации расчетов с персоналом организации является проверка, обоснованность и документальное подтверждение данных о состоянии расчетов с персоналом организации.

Данные о состоянии расчетов с персоналом организации и подотчетных сумм отражаются на следующих счетах бухгалтерского учета:

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации используется счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Начисленные, но не выплаченные в установленный срок (из-за неявки получателей) суммы отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по депонированным суммам»).

Аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведется по каждому работнику организации.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами используют счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» могут быть открыты субсчета:

73-1 «Расчеты по предоставленным займам»;

73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» и др.

На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отражаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.). По дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета».

Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации.

Все полученные результаты при проведении инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками также заносятся в «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» по форме ИНВ-17.

Вопросы для самоконтроля

1. Какова периодичность проведения инвентаризации основных средств и нематериальных активов?

2. Каковы мероприятия, проводимые перед инвентаризационной проверкой основных средств и нематериальных активов?

3. Каковы особенности заполнения Приказа о проведении инвентаризации основных средств и нематериальных активов?

4. Каковы особенности заполнения инвентаризационной описи основных средств / нематериальных активов и Сличительной ведомости?

5. Каковы особенности проведения инвентаризации основных средств и нематериальных активов принятых переданных в аренду?

6. Что представляют собой бухгалтерский и налоговый учёт излишков объектов внеоборотных активов?

7. Как происходит формирование первоначальной стоимости неучтенных основных средств/нематериальных активов, выявленных в ходе проведения инвентаризации?

8. Как ведется бухгалтерский и налоговый учёт недостач основных средств и нематериальных активов?

9. Как ведется бухгалтерский и налоговый учёт реализации излишков основных средств и нематериальных активов?

10. Каковы особенности налоговой инвентаризации основных средств и нематериальных активов?

11. Какова периодичность проведения инвентаризации капитала и резервов организации?

12. Как ведется мероприятия, проводимые перед инвентаризационной проверкой капитала и резервов?

13. Как ведется особенности заполнения Приказа о проведении инвентаризации капитала и резервов?

14. Как ведется особенности заполнения Акта инвентаризации капитала (резервов) и Сличительной ведомости?

15. Как проводится учёт списания излишних и доначисления недостающих резервов?

16. Какова Периодичность проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности?

17. Каковы мероприятия, проводимые перед инвентаризационной проверкой дебиторской и кредиторской задолженности?

18. Каковы особенности заполнения Приказа о проведении инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности?

Варианты возврата недостающих денежных средств, выданных под отчет

Если по итогам работы инвентаризационной комиссии было установлено виновное лицо в необоснованном невозвращении денежных средств, выданных под отчет, то недостающую сумму можно будет удерживать из зарплаты виновного сотрудника. Работодатель имеет на это право. Но есть определенные условия для ее удержания. Во-первых, удержания из заработной платы можно будет осуществлять не позже одного месяца с момента завершения срока выдачи аванса. Во-вторых, сотрудник со своей стороны согласен с обвинением и размером удержаний.

Если месячный срок работодателем пропущен, то можно дать возможность сотруднику вернуть недостающие средства на добровольной основе, либо передать документы в судебные органы. Есть еще один вариант, который применим к суммам задолженности, он заключается в том, что по истечении срока исковой давности данную сумму признают безнадежной задолженностью. При увольнении работника его задолженность перед организацией может быть также признана безнадежной.

Общие правила проведения инвентаризации

Расчеты инвентаризируются по общим правилам, содержащимся в ряде нормативных документов:

  • ФЗ-402 от 06/12/11 «О бухучете»;
  • ПБУ по ведению бухучета и отчетности, утв. пр. Минфина от 29/07/98 № 34н;
  • Методические указания, утв. пр. Минфина от 13/06/95 № 49.

Из контекста ст. 30 ч. 1 ФЗ-402 следует, что ПБУ по ведению бухучета в РФ (пр. 34н) должны применяться в полной мере. Пунктом 27 указанного ПБУ устанавливается необходимость проведения инвентаризации обязательств перед составлением бухгалтерской отчетности.

Пунктом 74 этого же документа особо подчеркивается, что расчеты с банками, бюджетом должны быть отрегулированы, сверены, идентичны. Неурегулированные суммы в балансе отражать нельзя.

Из сказанного следует, что инвентаризировать обязательства необходимо ежегодно за период с 1 января по 31 декабря соответствующего года. Законодательство содержит еще ряд случаев, когда инвентаризация обязательна, например, при реорганизации или ликвидации фирмы (п. 27 ПБУ). Практические рекомендации по инвентаризации обязательств даются в Методических указаниях Минфина (пр. № 49).

Наиболее распространенные виды нарушений в порядке выдачи средств под отчет

  • Оформление расходов сотрудников, находившихся в командировке.
  • Не соблюдение требований выдачи денежных средств под отчет.
  • Не соблюдение требований по удержанию НДФЛ с денежных сумм, которые превышают установленные нормы расходов на командировку.
  • Не соблюдение требований учета сумм, выделяемых на представительские расходы организации.
  • Не соблюдение требований при оплате выполненных работ, приобретенных материалов подотчетными лицами.
  • Не соблюдение требований порядка организации и ведения синтетического учета расчетов с лицами, получившими средства под отчет.

Пример. В ООО «Ветер перемен» главный бухгалтер решил провести перед закрытием годового баланса инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами.

По итогам проведенной инвентаризации выявили, что у одного из сотрудников, Ковалева С.С., которому под отчет была выдана сумма в размере 2500 рублей для приобретения канцелярских принадлежностей, осталась сумма 250 рублей, которую он не вернул в бухгалтерию. В бухгалтерском учете подобная ситуация отражается следующими проводками:

Дт 94 Счета Кт 71 Счета – 250 руб. (в последствии, за нарушение кассовой дисциплины, эту денежную сумму необходимо будет удержать из заработной платы Ковалева С.С.

Инвентаризация подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами

Одно из наиболее масштабных направлений в инвентаризации – проверка работы с подотчетными суммами и расчетов с подотчетными лицами, поскольку несоблюдение требований в этом сегменте учета может привести к нарушениям в бухучете и налогообложении.

Перед проведением инвентаризации подотчетных сумм, комиссия обязана установить наличие распорядительных документов текущего финансового года, регламентирующих осуществление расчетов с подотчетными лицами, к числу которых относятся нормативные локальные акты, утвержденные руководителем предприятия:

  • приказ, утверждающий
  • список сотрудников, которым могут быть выданы авансовые суммы на целевые нужны под отчет,
  • порядок предоставления отчета по израсходованным подотчетным суммам, сроки сдачи авансовых отчетов и подтверждающих финансовых документов;
  • список сотрудников, наделенных полномочиями определять необходимость и объемы целевых трат, отдавать распоряжения подотчетным лицам и выдачу подотчетных наличных сумм.

Согласно нормам пункта 6.3 Указаний Банка России № 3210-У от 11.03.14 г., инвентаризация подотчетных сумм включает в себя:

  • соответствие установленной процедуре и регулярность проведения внутреннего аудита расчетов с подотчетными лицами;
  • анализ состояния аналитического и синтетического учета расчетов с лицами, привлекаемыми к работе с подотчетными суммами;
  • соблюдение сроков предоставления, наличие подтверждающих финансовых документов, полноту и правильность оформления операций по расчетам с подотчетными лицами;
  • достоверность отражения в регистрах бухучета операций по расчетам с подотчетными лицами и отчетности по ним;
  • тождественность сведений, внесенных в учетные регистры сведениям, отраженным в авансовых отчетах.

Читайте также: Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Как проводить расчеты с подотчетными лицами

Каковы особенности структуры и заполнения документа В форме ИНВ-24 указываются:

  • названия ценностей, которые были проверены;
  • сведения о соответствующих ценностях по инвентаризационной описи;
  • сведения о фактическом наличии ценностей;
  • итоги проверки.

Документ должен быть подписан ответственным сотрудником фирмы, который осуществил контрольную проверку, председателем инвентаризационной комиссии и другими специалистами из ее состава. Об основных документах, формируемых при инвентаризации ценностей, читайте в статьях: Где можно скачать ИНВ-24 Бланк ИНВ-24 в удобном формате Word можно скачать на нашем сайте. Скачать форму ИНВ-24 Также у нас доступен для загрузки образец формы ИНВ-24. Скачать образец ИНВ-24 Итоги В силу больших объемов ТМЦ при проведении инвентаризации возможны ошибки.

Итоги процедуры инвентаризации

По итогам процедуры инвентаризации подотчетных лиц выявленные нарушения следует устранить в назначенные сроки, а виновных сотрудников предприятия привлечь к ответственности.

В приоритете комиссии – выявить абсолютно все потерянные или неучтенные суммы, по которым отсутствует авансовый отчет либо не сходятся суммы или даты. Этот процесс необходим для того, чтобы в результате налоговой проверки не получилось доначисления НДФЛ с подотчетных сумм.

По результатам инвентаризации работниками комиссии должны быть зафиксированы все замечания в соответствующем бланке, удачным примером может стать форма ИНВ-17.

Задачей проведения инвентаризации расчетов в первую очередь является определение ошибок и нарушений бухгалтерской дисциплины. Т.к. в данном подразделении/отделе должны находиться все авансовые отчеты за время работы предприятия и отчеты по выданным под отчет денежным средствам.

Работниками бухгалтерии авансовые отчеты ежемесячно проверяются, перепроверяется целевое использование взятых сумм, сроков возврата лишних средств из подотчета и, конечно же, срок оформления самого отчета по конкретному подотчетному лицу. Кроме того, авансовые отчеты в обязательном порядке должны быть официально закрыты и подписаны собственником предприятия.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (по форме инв-17) 71-й счет

Подотчетные суммы – это денежные средства, выдаваемые сотрудникам для оплаты расходов, осуществляемых в интересах организации. Порядок расчетов регламентируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У.

Деньги в подотчет выдаются на основании распорядительного документа руководителя, либо на основании заявления сотрудника, в которых указываются цель, сумма и срок выдачи. После истечения срока, на который выдан подотчет, сотруднику отводится три дня на предоставление отчета о расходах. Если же деньги, полученные под отчет, не были израсходованы, их необходимо вернуть. Бухгалтерский учет Учет взаиморасчетов с подотчетниками ведется, согласно Плану счетов, на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Ответственность работодателя трудовой договор, составленный с ошибками

Следует учесть, что в ходе инвентаризации кадровых ресурсов выявляются ошибки, допущенные при оформлении трудового договора, относящиеся к нарушению трудового законодательства, что влечёт наложение взыскания в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ:

Лицо, нарушившее законодательствоРазмер административного штрафа (руб.)
Правонарушение выявлено впервые
Должностное лицо1 000 – 5 000
Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта)5 000 – 10 000
Индивидуальный предприниматель1 000 – 5 000
Юридическое лицо30 000 – 50 000
Правонарушение выявлено повторно
Должностное лицо10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-3 года
Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта)10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-2 года
Индивидуальный предприниматель10 000 – 20 000
Юридическое лицо50 000 – 70 000
Рейтинг
( 2 оценки, среднее 4.5 из 5 )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: