Ежегодно каждому работодателю нужно составлять график отпусков. В данном материале разберем, когда составляют как утверждают график отпусков на следующий год. Также рассмотрим образец 2021 заполнения графика отпусков, который можно скачать.
Также смотрите:
- Что нужно знать про отпуск за свой счет в 2021 году
- Срок выплаты отпускных по новым правилам: сколько дней?
Что нужно знать про график отпусков
График отпусков – это локальный нормативный акт, который утверждает руководитель компании (графика отпусков вы сможете далее в статье). Данный документ обязателен к исполнению обеими сторонами трудового договора – работодателем и работником.
Исключение составляют только работодатели-физлица: они могут не утверждать график отпусков. Хотя если работодатель, относящийся к данной категории, решит оформить график отпусков – это будет правильно, т. к. вопрос о порядке предоставления отпуска согласно нормам трудового права решается по согласованию с работодателем. Кроме того, при большой численности работников работодателю-физическому лицу все же лучше оформлять график отпусков. Такое же мнение высказывал Роструд.
Составление графика отпусков позволяет работодателю своевременно планировать и координировать рабочие процессы, связанные с уходом работника в отпуск. Можно заранее найти замену отпускнику (назначить исполняющего обязанности, найти внутреннего или внешнего совместителя), провести обучение при необходимости.
Также, имея график отпусков:
- недопустимо накопление неотгулянных отпусков;
- своевременно выплачиваются отпускные.
В графике указывают сведения о датах начала и окончания ежегодного основного и дополнительного отпусков по всем сотрудникам компании. Также делают разбивку по структурным подразделениям (отделам, департаментам и т. п.).
Если у работника по какой-то причине остались неотгулянные дни отпуска за прошлый год, информацию о старых отпусках тоже указывают в графике отпусков.
Таким образом, утвержденный график отпусков гарантирует право работника на отпуск согласно ТК РФ.
Точные даты
Письмо Роструда от 24 декабря 2021 года № ПГ-59141-6-1 посвящено точности соблюдения дат, указанных в графике отпусков. У ведомства поинтересовались, нужно ли указывать в графике отпусков конкретные даты? Ведь согласно Определению Верховного суда РФ от 6 февраля 2014 года № АПЛ13-606 трудовое законодательство России не содержит требований, согласно которым в перечне периодов отдыха нужно указывать точные календарные даты. И можно ли, если работник еще не определился с датами, в которые он планирует отдыхать, в графике отпусков указывать только месяц? Вопрос действительно актуален, особенно для работников, которые планируют отпуск на определенный сезон, но еще не приобрели билеты к месту отдыха с точными датами.
Отвечая на вопрос, в ведомстве уточнили:
Действующее законодательство не устанавливает обязанность работодателя указать в графике отпусков конкретную дату, тем не менее на практике дата обычно указывается по причине регуляции процесса непрерывности деятельности организации и для удобства всех работников.
Далее Роструд отметил, что само понятие «график отпусков» предполагает указание в документе конкретных периодов: начала и окончания времени отдыха сотрудников. Указанные в перечне даты являются результатом договоренности между работодателям и сотрудником. При этом в будущем в график можно вносить изменения по просьбе сотрудника, для этого ему нужно написать заявление и согласовать новые даты отпуска с работодателем.
В Роструде отметили:
График отпусков в этом случае является документом, в ходе реализации которого в силу обоюдных договоренностей фактически могут вносится изменения. При этом он является гарантом для обеих сторон в случае, если договоренности достичь не удается – обе стороны придерживаются установленного графика отпусков.
Таким образом, график отпусков лучше составлять с указанием дат начала и окончания периода отпуска, а в случае изменений планов на отпуск договориться о новых датах.
Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 1-е полугодие 2021 года!
Как предоставить отпуск
Итак, отпуска предоставляют в соответствии с ТК РФ и графиком отпусков.
ВАЖНО!
График отпусков утверждают на каждый год не позднее, чем за 14 дней до нового года.
Если работника по какой-то причине не устраивают даты отпуска (изменились планы, семейные обстоятельства и др.), он может попросить работодателя о переносе отпуска. Для этого сотрудник должен написать заявление на перенос отпуска и предоставить его в отдел кадров. Однако согласовать перенос отпуска – скорее право, нежели обязанность работодателя.
По производственной необходимости или при отсутствии веских оснований руководитель компании может и отказать в переносе времени отпуска. Так, например, многие компании, которые вынуждены были распустить по домам своих работников в период эпидемии коронавируса 2021, не разрешали работникам переносить свои отпуска. И сотрудники брали ежегодные отпуска по графику, находясь на самоизоляции. В данном случае это не было нарушением трудового законодательства.
По соглашению с руководителем ежегодный отпуск может быть разделен на части. Главное условие, чтобы одна часть отпуска была не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).
Минтруд отмечает, что количество частей второй половины отпуска не ограничено. Однако если чрезмерно дробить отпуск на дни, это негативно отразится на работоспособности. За короткий отпуск работник не сможет полностью восстановиться и отдохнуть. Такая позиция изложена в письме Минтруда от 24.09.2019 № 14-2/ООГ-6958.
Утвержденный график отпусков доводят до сведения всех работников посредством электронного документооборота или выдают на ознакомление под роспись. Также график отпусков может быть размещен на доске объявлений.
Кроме обязательного ознакомления с графиком отпусков, работодатель должен уведомить каждого работника о начале отпуска. Это делают в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ – не позднее, чем за 14 дней до начала отпуска. Ознакомиться с уведомлением работник должен письменно.
Отпуск авансом
Напомним, что право на отпуск возникает у нового сотрудника через 6 месяцев работы у данного нанимателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).
Если человек устроился на работу до утверждения графика отпусков, его дни отпуска внесут в данный документ. Если же работник пришел незадолго до начала нового года, то в приказ могут внести изменения. Однако может возникнуть ситуация, когда работник просит отпустить его в отпуск до истечения 6-месячного срока работы.
По общим правилам за каждый месяц работы сотрудник имеет право на отпуск из расчета 2,33 дня.
ПРИМЕР
Сотрудник отработал в компании всего 3 месяца и просит предоставить ему оплачиваемый отпуск на 14 дней. По соглашению сторон такой отпуск может быть оформлен. В этом нет нарушения трудового законодательства.
За 3 месяца непрерывной работы работнику положен отпуск в количестве 6,99 дней (3 месяца × 2,33 дня). Значит, при согласовании руководителя отпуск в количестве 7,01 дней (14 дней – 6,99 дней) работник получит авансом.
Также отпуск предоставляют авансом, когда работник берет большее количество дней оплачиваемого отпуска, чем то, которое он заработал.
В случае авансового отпуска работодатель может удержать излишне выплаченную сумму отпускных при увольнении работника.
С информацией по расчету отпуска вы можете ознакомиться в нашей статье «Как правильно рассчитать отпускные в 2021 году».
Отпуск вне графика отпусков
Есть категории сотрудников, которые могут идти в отпуск до истечения 6-месячного периода работы или вне зависимости от утвержденного графика отпусков.
Это:
- женщины – перед декретным отпуском или сразу после него;
- сотрудники, которые усыновили младенцев возрастом до 3-х месяцев;
- молодые сотрудники, младше 18 лет;
- мужья, чьи жены находятся в декретном отпуске;
- родитель (или приемный родитель/опекун), который воспитывает ребенка-инвалида младше 18 лет;
- сотрудники, имеющие награды «Почетный донор России» или «Почетный донор СССР»;
- совместители;
- чернобыльцы;
- ветераны боевых действий;
- герои труда;
- другие категории работников.
Данные категории работников имеют право на ежегодный отпуск в то время, когда им удобно. Данное право необходимо учитывать перед тем, как составить график отпусков.
Как правильно составить график отпусков, если невозможно планировать отпуска льготных категорий сотрудников? В таком случае целесообразно предложить работнику-льготнику написать заявление на удобные для него даты отпуска.
Когда график отпусков сформирован на основе письменного пожелания работника (заявления), изменить даты отпуска льготнику можно только по согласованию сторон.
Если работник льготной категории считает, что его право на предоставление отпуска в удобное для него время нарушено, он имеет право обратиться за защитой своих интересов в суд.
График отпусков: правила составления и внесение изменений
График отпусков утверждают по форме Т-7. Этот бланк графика отпусков скачать бесплатно с нашего сайта вы можете по прямой ссылке здесь:
ГРАФИК ОТПУСКОВ: БЛАНК
Это унифицированная форма (Т-7) графика отпусков. Данный бланк готов для использования в работе. Допустимо утвердить и свою форму данного кадрового документа и закрепить ее в локальном акте компании.
Если есть вопросы по заполнению графика, то мы подготовили образец заполнения графика отпусков, который можно скачать:
ГРАФИК ОТПУСКОВ: ОБРАЗЕЦ
Обычно перед тем, как составляют график отпусков, со всех работников запрашивают информацию о планируемых датах отпуска. Сотрудники могут сами между собой договориться, кто и когда пойдет в отпуск с учетом взаимозаменяемости. Либо начальник отдела (иного структурного подразделения) корректирует сводную информацию по отпускам сотрудников своего отдела. На основании этих сведений и формируют график отпусков.
Обратимся к образцу заполнения графика отпусков.
В графике отпусков должны быть заполнены сведения обо всех сотрудниках, с которыми в компании в данный момент есть трудовые отношения. В график включают даже тех, с кем в новом году будет расторгнут трудовой договор.
В образце заполнения графика отпусков видно, что данный документ не содержит информации об отпусках за свой счет. В нем указывают сведения только об оплачиваемых отпусках работников – основных и дополнительных. Также в форме графика отпусков могут быть указаны даты отпуска внешних совместителей. Для этого нужно запросить у работника информацию об отпуске на основном месте работы.
Если рассматривать образец заполнения графика отпусков (форма Т-7), то в первой графе нужно указать наименование структурного подразделения. Все отделы, блоки, службы без исключения должны быть включены в график отпусков.
Во второй графе необходимо указать должность сотрудника. В четвертой – его табельный номер. Данные графы заполняют в точном соответствии со штатным расписанием. В третьей графе указывают Ф.И.О. работника. В пятой и шестой – количество дней отпуска и даты соответственно.
При необходимости в график отпусков могут быть внесены коррективы. Это делают в случаях изменения графика по производственной необходимости или отзыва сотрудников с их согласия из отпусков. В этом случае заполняют графы 8 – 9. Также график может быть изменен в связи с принятием новых сотрудников в конце прошлого или начале текущего года.
Подводим итоги
- График отпусков в новой организации утверждается только на будущий год: для компании, созданной в 2021 году, график утверждается на 2021 год.
- Срок утверждения графика на следующий год — не позднее 17 декабря текущего года. График на 2021 год нужно утвердить до 17 декабря 2021 года.
- Особенностей разработки графика новыми организациями закон не устанавливает: они составляют этот документ по общим правилам.
- В график включаются данные об отпусках только штатных сотрудников — тех, с которыми заключен трудовой договор.
График отпусков на новых сотрудников
Как было отмечено выше, при приеме новых сотрудников можно внести дополнения в уже утвержденный график. В законодательстве не прописан порядок действий в этом случае.
Разберем 2 практических варианта, которые можно использовать без нарушения ТК РФ.
Первый и самый простой способ – это к ранее утвержденному графику сделать приложение. В данное приложение добавить новых сотрудников. И делать так можно в течение года несколько раз – при приеме новых сотрудников, у которых возникнет право на отпуск.
Второй способ не предполагает внесение изменений в ранее утвержденный график отпусков. Если у работника, принятого в данную компанию и у которого не утверждены даты отпуска в графике, возникает желание отдохнуть, он пишет заявление. Если с работодателем удается договориться, работник идет в отпуск. Если нет – продолжает работать, т. к. отсутствие на рабочем месте может быть расценено как прогул.
СОВЕТ
Для избежания конфликтных ситуаций, нарушений трудовой дисциплины и микроклимата в коллективе рекомендуем принять локальный нормативный акт. В нем пропишите, каким образом вносятся изменения в утвержденный график отпусков и новые сотрудники идут в отпуск.
Новый график для новой компании
График отпусков является обязательным документом, который компании, как известно, составляют в конце календарного года и утверждают не позднее чем за две недели до наступления нового года. Но как быть предприятиям, которые начали работать уже в наступившем году, нужно ли им составлять такой график или до конца года новые компании могут работать вовсе без плана отпусков?
Нет, не могут, сообщили в Государственной инспекции труда в Москве в письме от 1 февраля 2021 года № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193.
В ГИТ указали, что график отпусков нужно вести даже той компании, которая начала свою деятельность с начала года, при этом расписание периодов отдыха сотрудников нужно заполнять по мере найма новых специалистов.
Трудинспекторы также уточнили, что микропредприятия могут отказаться от составления локальных нормативных актов, включая график отпусков. Правда, в этом случае предприятию нужно заключить письменное соглашение с работником, отразив этот факт в типовом трудовом договоре.
