Бланк и образец счета на оплату в word и excel (скачать бесплатно)
Счет на оплату – документ, который отражает намерения сторон о продаже (покупке) товаров (услуг). Он зачастую выставляется , когда продавец работает на условиях предоплаты, содержит сведения об ассортименте, ценах, количестве и итоговой стоимости. В определенных ситуациях работать со счетом на оплату необходимо (несмотря на то, что такой порядок нигде не закреплен). Так происходит:
- если это буквально прописано в договоре;
- если это вытекает из особенностей совершенной сделки (например, плата организациям связи, за электроэнергию и т. п.).
В актуальных на 2021 год альбомах форм первичной документации отсутствует унифицированная форма счета на оплату. Большинство фирм самостоятельно готовят такой бланк как одно из приложений к приказу по бухгалтерской учетной политике, и утверждают его на основании п. 4 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.
Механизм работы с бланком (разработка, визирование, подписание, движение по соответствующим подразделениям фирмы и последующее хранение) закрепляется утвержденным графиком документооборота.
Важно: Некоторые организации в качестве счета до сих пор используют типовую форму № 868. При том, что сейчас бланк счета на оплату скачать бесплатно, можно с большого количества ресурсов. Так же, надо учитывать, что данная форма, появилась еще в конце прошедшего века и несколько устарела. Заполняя данную форму, нужно внести данные во все строки, а если их нет — ставить прочерки.
В тематической литературе и сети Интернет сейчас можно найти много готовых вариантов, к примеру, бланк счета на оплату в word или форма счета на оплату в excel, скачать которые можно бесплатно. Существует так же немало программ, а также сервисов, которые дают возможность создать счет на оплату онлайн, напрямую из браузера. Для работы с такими сервисами все необходимое программное обеспечение обычно уже есть на персональном компьютере пользователя. Так что при минимуме усилий можно быть уверенным в качестве оформляемых документов.
Разделы формы счета на оплату
Обязательно следует указать:
- номер и дату;
- наименование и реквизиты, дающие возможность осуществить платеж компании, (ФИО индивидуального предпринимателя);
- при наличии договора, во исполнение которого он выписывается, его реквизиты;
- наименование предмета счета, стоимость штуки товара, общая итоговая стоимость;
- сумму налогов, которые включаются в общую итоговую стоимость;
По желанию также можно указать:
- условия, на которых осуществляется продажа (оказываются услуги);
- возможность забрать купленное самовывозом покупателем;
- контактные телефоны продавца;
- рекламные предложения, сведения об акциях и все остальное, что сочтет нужным продавец.
Заполнение бланка
- наименование компании, которая выставляет счет, должно приводится с указанием ее организационно-правовой формы. К примеру, ООО «Вектор»;
- если продажу осуществляет (оказывает услуги) индивидуальный предприниматель, то следует привести его наименование без сокращений (к примеру, «Индивидуальный предприниматель Романенко Виталий Сергеевич»);
- нужно дать сведения о юридическом адресе (месте, где осуществляется деятельность);
- для индивидуального предпринимателя указывается ИНН, для компании – ИНН и КПП;
- при указании даты надо учитывать, что она имеет значение для правильного определения срока действия оплаты , и соответственно, времени резервирования товара. Дата и номер помогают с большей легкостью идентифицировать платеж — ведь, как правило, в платежных поручениях отсылка делается именно к ним;
- при заполнении предмета совершаемой сделки – укажите точное и полное наименование товарно-материальных ценностей, работы (услуги);
- количество (если объект сделки может быть выражен количественно);
- приведите цену за единицу и (или) общую стоимость всей сделки;
- пропишите валюту, в которой должен быть произведен расчет;
- укажите наименование покупателя (заказчика);
- также бывают ситуации, когда бланк необходимо дополнить строчкой «Плательщик», и указать там лицо, которое будет производить оплату (ведь таким лицом может быть не только покупатель).
Важно, что бы в бланке была отражена величина налога (если продавец платит НДС). В основном цена и стоимость вносятся в документ уже содержа в себе НДС, это называется «в том числе». Фирмы и индивидуальные предприниматели, находящиеся на налоговых специальных режимах и свободные от необходимости платить НДС, в бланке не указывают налог. В такой ситуации вносится такая запись — «Без НДС».
После оформления счета он попадает на подпись к главе фирмы и главному бухгалтеру (другим лицам, которым делегированы полномочия на подписание). Тогда обязательно указываются реквизиты доверенности, дающей право подписи и подписи расшифровываются – Ф.И.О. и должность. Например: «Начальник отдела продаж Мельников Александр Иванович, по доверенности №3 от 27.03.16».
Некоторые контрагенты, особенно работающие с продавцом впервые, могут запросить копию такой доверенности на обозрение, и к этому следует быть готовым (заранее позаботится о соответствии доверенности законодательству и осведомленности исполнителей, работающих с продажами, о ее наличии). Из практики — очень часто возникает недоверие и подозрение о фальсификации документов, если счет подписан рядовыми работниками, а доверенность возникает только на следующий день после запроса.
К примеру, в свой бланк счета на оплату в excel, важно так разместить все реквизиты, чтобы не допустить вероятности путаницы при заполнении работником покупателя платежного поручения.
Еще раз обращаем внимание, что если есть в цене заложен налог на добавленную стоимость, то цены товаров лучше указывать с НДС, и в итоговую сумму так же его включать. В строке, где указывается сама сумма налога, необходимо писать «в том числе НДС». При таком подходе вероятность ошибки при оплате будет сведена к нулю.
Не будет лишним, если при выставлении счета на оплату будет использован фирменный бланк счета с логотипом организации. Бланк счета на оплату услуг с логотипом — это одно из слагаемых имиджа компании. При подготовке бланка рекомендуется выдержать его в фирменном стиле, использовать слоган.
Счет в целях оптимизации сроков работы направляется клиенту посредством факсимильной связи или на электронную почту, оригинал же документа можно отправить почтой, с курьером либо передать лично — в зависимости от территориального расположения контрагента.
Приведем примеры правильно заполненных бланков. Бланк на оплату для ИП или ООО не имеет особых различий. Следует только учитывать, что для компании необходима подпись не только руководителя, но и главного бухгалтера (иных лиц, уполномоченных на совершение таких действий).
Алгоритм открытия валютного счета
Валютный счет для юридических лиц открывается после ряда определенных действий. Этот алгоритм прост, но его необходимо знать для понимания порядка действий.
ИП может открыть валютный счет так же.
Банки — коммерческие предприятия. У каждого из них будут фигурировать свои условия, на которых они работают, открывают счета и проводят операции: разная стоимость ведения счета, процент за перевод средств, валютный контроль, программное обеспечение, служба поддержки и пр.
Все эти моменты следует учесть при выборе учреждения. Конечно, проще всего обратиться в ваш основной банк, где уже есть расчетный счет, чтобы упростить работу.
Основные документы, которые потребуются для открытия валютного счета для юридических лиц:
Этот список не исчерпывающий, каждый банк составляет его на свое усмотрение. Но вышеперечисленные документы будут там обязательно. Обязательно следует уточнить перечень требуемых документов конкретно в вашем банке.
После представления пакета документов следует убедиться в одобрении сотрудниками банковского учреждения согласия на открытие счета.
Далее необходимо детально ознакомиться со всеми пунктами и условиями договора во избежание неожиданностей и дальнейших разногласий. Если все в порядке, то договор подписывается всеми сторонами и организации открывается валютный счет.
