Когда необходима опись личного дела?
Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника. Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.
Документы, касающиеся сотрудников компаний и учреждений, хранятся в их личных делах, на каждое из которых оформляется опись
В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей. Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна. Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:
- Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
- Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
- Легче собирать статистическую информацию о кадрах.
Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.
Обязательно ли вести опись документов в личных делах сотрудников?
Личные дела сотрудников на предприятии формируются из многих документов, часть из которых являются обязательными, к примеру, копии документов, представляемых работником при приеме на работу. Однако ведение личных дел работников не является обязанностью каждого работодателя: такие дела обязаны формировать кадровые службы государственных и муниципальных организаций.
Таким образом, список документов, которые входят в дело, не регламентирован для коммерческих организаций. Во многом это зависит от специфики рабочих обязанностей или же категории работника. А потому коммерсанты могут этот перечень определять самостоятельно. Раз каждый работодатель по своему усмотрению решает, каков состав личных дел работников, то и описи по своему содержанию на различных предприятиях будут несколько отличаться.
Не следует хранить в личном деле копии документов, представляемые кандидатом при приеме на работу, к примеру, копии паспорта или военного билета. За это работодателя могут оштрафовать на сумму до 50 000 руб. (ст. 13.11 КоАП РФ). Внесите необходимые сведения в кадровую программу и верните документы работнику.
Что касается списка документов, содержащихся в личных делах госслужащих, он устанавливается с учетом ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др. Закона от 27.07.2004 № 79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Там приведен перечень бумаг, связанных с назначением человека на должность гражданской службы и ее прохождением.
Порядок проведения описи личного дела работника
За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:
- Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
- Опись может составляться вручную или печататься.
- Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
- Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
- Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
- При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
- Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.
Смотрите также: По какому телефону позвонить в банк «Открытие»?
Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:
- Порядковый номер.
- Регистрационный номер.
- Дата оформления.
- Название документа.
- Номера тех страниц дела, на которых он размещен.
- Примечание. Эта графа используется для различных отметок, например об извлечении документа из личного дела.
Кроме таблицы с перечнем бумаг, опись содержит определенные реквизиты:
- Название. Как правило, используется формулировка «опись личного дела». Указываются фамилия, имя и отчество работника, а также его должность. В больших компаниях упоминается структурное подразделение.
- Информация о лице, составившем опись. Кадровик, который оформляет регистр, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также проставляет подпись.
- Общее количество документов дела (цифрами и прописью).
- Количество страниц описи.
- Дата составления. Указывается после завершения наполнения дела.
Для чего нужна опись
Опись представляет собой содержание какого-то дела, перечень документов, собранных на основе хронологии. По ним предварительно можно сложить определенный портрет личности работника.
Личное дело формируется:
- на кадетов, курсантов;
- госслужащих (гражданских, сотрудников правоохранительных органов, службы МЧС и т. п.);
- военнослужащих;
- работников предприятий, где есть секретные цеха (в частности, оборонно-промышленного комплекса).
Личные дела в учреждениях и органах, где служат указанные категории работников, ведутся в соответствии с правилами, установленными ведомственными актами (например, приказом ФСТ РФ «Об утверждении Положения…» от 07.11.2008 № 441-к).
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Вопрос, вести или нет личные дела в прочих организациях, остается на их усмотрение. Если принято положительное решение, все детали оформления дела на работника, в том числе каким образом составляется опись, если она есть, утверждаются в локальном акте предприятия.
Личное дело работника включает:
- его автобиографию;
- заполненную анкету;
- заявление о приеме на работу;
- характеристику с прошлого места работы;
- копии дипломов об образовании и других документов, вкладываемых в папку при оформлении на работу.
Пока человек трудится, его личное дело дополняется сведениями о поощрениях, взысканиях, служебными записками, результатами аттестации и т. п.
При каждом вложении документа в опись вносится соответствующая запись, тем самым выстраивается хронология информации.
Таким образом, в личном деле содержатся оригиналы и копии документов, о чем делается соответствующая пометка в описи.
Внутренняя опись личного дела — образец заполнения
Кроме внутренних описей личных дел работников, кадровые службы обязаны оформлять большое количество других документов. Как специалистам, работающим в этой области, так и другим заинтересованным лицам будет полезна информация о том:
- как вести журнал учета трудовых книжек;
- как оформлять служебную характеристику на сотрудника;
- как составлять текст благодарности за работу.
Советуем также ознакомиться с материалами по поводу того, как составить:
- резюме для устройства на работу;
- анкету на трудоустройство.
Как систематизировать и нумеровать дела при описи документов
Систематизация – это основа правильности формирования архива. Ведь дела должны располагаться в определённом порядке, чтобы при поиске конкретного документа не запутаться в бумагах.
Проще всего разделы описи систематизировать, следуя хронологии. То есть, закончился календарный год – заносим дела в опись. При этом располагать дела нужно в определённой последовательности – по их значимости. Например, первыми по списку могут идти приказы о переводах, увольнении или трудоустройстве, а потом личные дела.
В свою очередь дела с приказами располагаются в хронологическом порядке, а личные дела – по алфавиту. Алфавит в кадровых делах – это указатель на первую букву фамилий работников.
Образец составления описи документов личного дела
В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.
Далее оформляют в таблицу список документов описи:
- номер документа по порядку,
- затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
- дата составления и подписания,
- заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
- номера листов,
- примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.
Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.
В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).
Требования к составу документации личного дела
Определяя, что должно быть в личном деле работника, работодатель исходит необходимости включать туда документы, связанные непосредственно с трудовыми взаимоотношениями.
В личное дело не следует помещать документы, имеющие незначительные периоды хранения (п. 3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).
Обычно личное дело включает:
- документацию трудящегося, прямо относящуюся к его трудовой деятельности и предоставляемую самим работником по законодательству РФ;
- оформляемую нанимателем в обязательном порядке в процессе выполнения им должностных функций.
Условно состав личного дела сотрудника можно поделить на 3 части:
- Документы при приеме на работу.
- Документы о прохождении сотрудником конкурса в качестве соискателя при приеме на работу (если проводился).
- Документы с информацией о деятельности сотрудника у работодателя.
В результате, в перечень документов в личном деле включают как сведения, носящие характер персональной информации о сотруднике, так и данные о непосредственном выполнении им трудовых обязанностей.
Все их располагают в хронологическом порядке, а каждый лист дела нумеруют.
Все документы регистрируют во внутренней описи, которую включают в состав папки.