Эпидемия коронавируса, введенный карантин и рекомендуемая самоизоляция заставляет работодателей менять режим своей работы, продумывать пути сохранения рабочего процесса и персонала, выходом может стать перевод работников на дистанционный график на основании приказа.
Удаленный режим — это лучший выход для обеих сторон трудовых отношений в новых условиях коронавирусной эпидемии. Однако для соблюдения положений ТК РФ процедура должна быть документально оформлена правильно.
Особенности перевода на дистанционную работу
Возможность организации дистанционной работы возникла с появлением интернета. Подобный режим труда практикуется достаточно давно. Но ранее руководители и сотрудники устанавливали все нюансы подобного сотрудничества самостоятельно, так как дистанционная работа не была регламентирована законом. Однако с 2021 года все изменилось. Тогда была введена поправка в главу 49.1 ТК.
Определение дистанционной работы содержится в статье 312.1 ТК.
Внимание! Считается, что сотрудник работает дистанционно только при заключении соответствующего трудового соглашения с работодателем. На основании этого договора и работодатель, и трудящийся несут определенную ответственность.
Работодатель может перевести сотрудника на удаленную работу в том случае, если он уже трудится в организации на обычных условиях. При этом требуется документальное оформление. В частности, необходимо перезаключить трудовое соглашение на основании статьи 312.2 ТК. В новом договоре должны присутствовать обязанности и права сотрудника. После заключения договора потребуется издать приказ, в котором указаны основания для перевода на дистанционку. Желательно создать допсоглашение к трудовому договору с перечнем условий работы.
При создании нового договора требуется опираться на положения главы 12 ТК. К примеру, дистанционный сотрудник может внести изменения в допсоглашение. Работодатель должен это учесть.
Документы для перевода на дистанционную работу в связи с коронавирусом
Минтруд РФ назвал лучшим решением для работодателей — временный переход на работу в условиях дома. Дистанционному трудовому режиму посвящена гл.49.1 ТК РФ.
Удаленная работа означает выполнение должностных обязанностей работниками в условиях дома, а не на рабочем месте на территории работодателя. То есть меняется место работы. Так как данное условие всегда прописывается в трудовом договоре, то для перевода сотрудников необходимо оформить ряд документов. Одних слов не достаточно.
В частности, работодатель обязан составить:
- приказ о переводе на удаленку;
- дополнительное соглашение к трудовому договору о новых условиях труда в удаленном режиме.
Данные документы должны составляться после получения согласия от работника на дистанционный режим работы на период коронавируса.
Если удаленный режим не возможно организовать для конкретных сотрудников, то возможно оформление вынужденного простоя или оплачиваемого отпуска.
Категорически не рекомендуется нарушать ТК РФ, насильно отправляя работников в отпуска за свой счет или увольняя их. В подобных случаях сотрудники могут жаловаться в Трудовую инспекцию, которая обещает особо тщательно расследовать такие жалобы.
Обязательно ли оформлять приказ для перехода на удаленку?
Да, приказ обязателен для оформления перевода трудящихся на удаленный рабочий режим в условиях коронавируса.
Работник четко должен понимать, что без оформления приказа его рабочее место — на территории работодателя, о чем есть упоминание в трудовом договоре. Если приказа нет, доп соглашение о новом рабочем месте не составлено, то сотрудник обязан явиться на свое трудовое место с целью выполнение обязанностей. Невыход может расцениваться как прогул — грубое нарушение ТК РФ, за которое можно уволить по п.6 ст.81 ТК РФ.
Только после ознакомления с приказом сотрудник вправе остаться дома для выполнения рабочих обязанностей.
Задача работодателя — правильно оформить перевод на дистанционный режим. Эпидемия коронавируса — не повод нарушать ТК РФ, положения трудового законодательства ни в коем случае не отменяется.
Поэтому пошагово работодатель должен продумать действия по организации удаленной работы, получить письменные согласия сотрудников работать дистанционно, оформить приказ о переводе персонала на удаленку и подписать доп соглашения, где прописан срок перевода и адрес нового места работы (домашний адрес).
Как оформить распоряжение об удаленном режиме?
Прежде всего, работодатель должен подумать, кого именно он может перевести на удаленную работу, для кого можно организовать нормальную трудовую деятельности, а для кого нет, чем нужно обеспечить дистанционного сотрудника, как с ним будет осуществляться связь, обмен документами.
Далее предлагается работнику перейти на удаленный режим, написав предварительно заявление о согласии на удаленку на время коронавируса.
Если переводу подлежит один конкретный сотрудник, то текст приказа составляется в следующем порядке:
- реквизиты организации;
- реквизиты документа (название, номер, дата, заголовок);
- основание издания приказа — заявление или согласие работника;
- причина издания — угроза коронавируса;
- распоряжение перевести сотрудника на дистанционную работу (ФИО и должность);
- время перевода — границы периода удаленного режима, по истечении которого сотрудник должен явиться на рабочее место;
- распоряжение о сохранении обязанностей за работником согласно должностной инструкции, а также его заработка на временный период угрозы коронавируса;
- поручение заключить дополнительное соглашение с сотрудником о новых трудовых условиях на время коронавируса;
- поручение ответственному лицу организовать удаленный доступ к рабочем компьютеру из дома сотрудника;
- поручение ответственному лицу донести до работника вводимые изменения.
Приказ утверждает директор, после чего с ним знакомится работник и ставит свою подпись в нижней части бланка.
Ознакомиться с распоряжением обязаны все ответственные лица, фамилии которых приведены в тексте приказа.
Пример оформления, если переводится на удаленку один работник:
Если переводу подлежит несколько сотрудников или весь персонал организации, то в приказе нужно также привести полный перечень всех переводимых на дистанционную работу трудящихся.
Обязательно указать, что переход временный, пока не утихнет угроза коронавируса и не выйдут соответствующие Постановления о возможности продолжить работу на прежних условиях.
Пример оформления, если перевести нужно группу лиц:
Скачать образцы
Ниже приведены ссылки на скачивание приведенных выше примеров в формате word.
Текст примерный и может быть изменен в случае необходимости.
Пример приказа о переводе на дистанционную работу одного работника из-за коронавируса — .
Образец приказа о переходе на удаленный режим для группы сотрудников в связи с коронавирусом — .
Порядок действий при переводе на дистанционку
Пошаговая инструкция по переводе сотрудника на дистанционную работу:
- Сотрудник направляет работодателю заявление с просьбой о переводе на дистанционную работу. Создается оно в свободной форме. В заявлении нужно указать основание для перевода.
- Составляется новый трудовой договор с измененными условиями.
- Издается приказ о переводе.
- Составляется допсоглашение к переводу, которое подписывает сотрудник.
- В личную карточку работника вносится соответствующая пометка.
- В табеле учета рабочего времени отражается время, которое работник обязан отработать.
- Пометка о переводе вносится в трудовую книжку.
Составленные документы вступят в силу сразу после их подписания.
Для чего нужен приказ о переводе работника на дистанционную работу?
В ряде случаев выполнение работником своей трудовой функции на территории предприятия не представляется объективно возможным. Например, если он, вернувшись из-за рубежа, попал под карантин в связи с угрозой распространения коронавируса. С одной стороны, человек не болен и может работать, но с другой — на работе ему некоторое время находиться нельзя. Перевод на дистанционную работу в таких случаях может быть предписан работодателям на уровне нормативных актов, как в случае с положениями указа мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ, которым установлен режим повышенной готовности российской столицы к вирусной угрозе. Сотрудник и сам может написать заявление о переводе его на удаленную работу, если такой режим для его должности возможен и работодатель с этим согласен.
Работник, выполняющий свои трудовые функции дистанционно, обязан подчиняться всем распоряжениям работодателя в рамках установленного рабочего времени, поскольку на такие правоотношения распространяются все нормы ТК РФ. Вместе с тем, стороны вправе предусмотреть и самостоятельное определение работником режима труда и отдыха (ст. 312.4 ТК РФ).
Если работник изначально принимается на дистанционную работу, это сразу отражается в его трудовом договоре. Перевод на «удаленку» уже работающего сотрудника оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору, в соответствии со ст. ТК РФ, и приказом работодателя. В общем случае допсоглашение и приказ отражают лишь смену места нахождения работника при выполнении трудовых обязанностей и не подразумевают, что поменяются его должность, требования к квалификации и зарплата.
На «удаленке» взаимодействие работника с работодателем обычно происходит через интернет, в т.ч. путем обмена электронными документами и сообщениями. При необходимости на работника оформляется квалифицированная ЭЦП, если в его функции входит совершение юридически значимых действий дистанционно (ст. 312.1 ТК РФ). А если ЭЦП к моменту перевода работника на «удаленку» у него уже есть, с помощью имеющейся электронной подписи он может в т.ч. подписать допсоглашение и удостоверить свое ознакомление с приказом (ст. 312.2 ТК РФ).
Обязательные условия перевода
В трудовом договоре с дистанционным работником должны присутствовать обязательные условия.
Условие о рабочем месте
Обязательность этого положения оговорена в статье 57 ТК. У работодателя может возникнуть вопрос о том, какое рабочее место указывать, если сотрудник будет работать дистанционно. Можно использовать такую формулировку: «рабочее место сотрудник определяет по собственному усмотрению».
Условие о трудовых функциях
Следует прописать все функции, которые должен будет выполнять сотрудник. При этом они должны быть такими, чтобы работник мог работать дистанционно. Если обязанности специалиста предполагают нахождение в определенном месте, положение о дистанционке иметь силы не будет.
Условие о рабочем режиме
Можно указать, что сотрудник вправе сам устанавливать себе режим работы. Но в целях защиты интересов работодателя и прав сотрудника рекомендуется указать продолжительность рабочего дня и длительность рабочей недели.
Условие о расторжении договора по инициативе руководителя
В договоре можно прописать обстоятельства, при которых работодатель будет вправе уволить дистанционного работника. К примеру, это может быть ненадлежащее выполнение рабочих функций.
Приказ о переводе на дистанционную работу: как составить
Приказ, о котором идет речь, как правило, составляется на основании дополнительного соглашения на выполнение дистанционной работы. На это соглашение с указанием даты и номера документа (как и реквизитов трудового договора), приводится ссылка в тексте приказа.
В допсоглашении важно прописать, что изменяется место выполнения работником трудовой функции, в то время как прочие условия трудового договора (если нет объективной необходимости их менять) остаются прежними. Условия, которые с наибольшей вероятностью может потребоваться откорректировать, скорее всего, будут положения о режиме работы. Стороны могут договориться о том, что режим остается таким же, как при обычной работе в офисе (например, с 9-00 до 18-00 с перерывом на обед), либо работник сам будет определять, в какое время ему приступать к труду, а в какое отдыхать. Закрепить данную договоренность следует в допсоглашении к трудовому договору.
В приказе отражается, что руководитель распоряжается:
- перевести работника на дистанционную работу с определенной даты;
- сохранить за ним действующие функции и зарплату (если объем работы остается прежним).
Приказ может отражать точный период действия «удаленки», или быть без указания даты завершения «удаленного» режима работы (если точно не известно, сколько потребуется такой режим задействовать). Разумеется, это условие не должно противоречить содержанию допсоглашения.
Также назначается ответственное лицо, с указанием его ФИО и должности, которое доводит до работника приказ и знакомит его с документом под роспись.
В приказе предусматриваются строки, в которых проставляют свои подписи об ознакомлении с документом:
- сам работник;
- ответственное за ознакомление и исполнение приказа лицо (например, непосредственный руководитель работника или кадровик).
Как правило, с приказом необходимо ознакомить и главного бухгалтера компании.
Если вы желаете посмотреть готовый приказ о переводе на дистанционную работу, образец документа доступен ниже.
Составляем приказ
После того как заявление написано и внесены изменения в трудовой договор с сотрудников подходит время издания приказа приказ о работе на дому в отпуске по уходу за ребенком. Единой утвержденной формы такого приказа нет, поэтому его можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы документ содержал все необходимые реквизиты первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1) (подробнее об этом см., «Первичный документ: указываем обязательные реквизиты»):
- название;
- дата составления;
- название организации, которая составила документ;
- место совершения операции;
- описание операции;
- подпись и расшифровка подписи ответственного лица, а также наименование его должности.
Чтобы облегчить труд читателей, наши эксперты подготовили образец приказа о работе на дому в отпуске по уходу за ребенком.
Подводим итоги
- Приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника заключается на основании трудового договора.
- Приказ можно составить на самостоятельно разработанном бланке или по унифицированной форме.
- Типовые формы приказа о приеме на работу Т-1 и Т-1а утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
- С приказом о приеме на работу нужно ознакомить сотрудника в течение 3 дней с даты начала работы.
Источник
КА «Кадровый метод» — это кадровое агентство в Москве по быстрому и эффективному поиску и подбору персонала в Москве и России. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала. Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонал, бухгалтеров, врачей, стилистов, … Предлагаем для Москвы и Московской области — массовый подбор персонала — стоимость обсуждается отдельно. Даем гарантии на подобранный нашим агентством персонал. Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице. На странице «Акции» Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях по рекрутингу персонала для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты . Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки. Для Вашего удобства мы создали раздел «Подбор персонала по профессиям» в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел «Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям». Также у нас есть услуга подбора персонала по фиксированной стоимости!
Как оформить перевод на удаленную работу
Даже сейчас переводить сотрудников на удаленную работу без их согласия нельзя.
Действовать в одностороннем порядке работодатель вправе, только если изменились организационные или технологические условия труда. Все это нужно обосновать и предупредить работника минимум за два месяца. К экстренной ситуации с коронавирусом это не применимо.
Поэтому для перевода работников на удаленку, получите их заявление, оформите приказ о временном (на период мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV) переводе и допсоглашение к трудовому договору.
. А вот пара комментариев.
- Если вы переводите на удаленку нескольких сотрудников, можно оформить один приказ на всех. Но каждого сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись.
- В допсоглашении пропишите особые условия, связанные со спецификой работы. К примеру время, в которое сотрудник обязательно должен быть на связи. Без уточнений и согласованного графика сотрудники на удаленке сами формируют свой рабочий день.
- Минтруд пояснил, что отказать в возможности временно работать из дома – право работодателя. Конечно, ведомство рассчитывает, что компании с пониманием отнесутся к необходимости противодействия распространению коронавирусной инфекции и организуют работу на дому для всех сотрудников, но для работодателей это не поголовная обязаловка.
Важно убедиться, что у сотрудника есть все ресурсы для работы из дома. Иначе надо предоставлять ему технику и рабочие материалы.
Минтруд отдельно поясняет: при изменении места выполнения производственных заданий уровень оплаты труда не меняется.
Способы перехода на дистанционную работу
Механизм принятия нового сотрудника на дистанционную работу регламентирован гл. 49.1 ТК РФ. Что касается перевода уже принятого работника на дистанционную работу, то он имеет некоторые особенности и специфику. В трудовом законодательстве нет конкретных норм и положений, на основании которых можно было бы перевести работника на дистанционную работу в условиях ЧС.
Работодатель может использовать такие варианты организации удаленной работы:
- заключить допсоглашение к трудовому договору в связи с тем, что изменяются условия труда;
- оформить временный перевод на срок до 1-го месяца.
Первый вариант основывается на ст. 74 ТК РФ, которая допускает изменение условий трудового договора, если обе стороны на них согласны. В этом случае необходимо, чтобы соглашение об изменении условий было оформлено в письменном виде. При оформлении допсоглашения в нем необходимо прописать следующие важные моменты:
- условия дистанционной работы;
- сроки «удаленки»;
- режим труда и отдыха;
- размер оплаты труда;
- порядок обмена служебной информацией;
- механизм обеспечения сотрудника средствами, необходимыми для выполнения работы;
- порядок компенсации работнику затрат за использование личного имущества (Интернет, электроэнергия, компьютер);
- обеспечение охраны и безопасности труда;
- механизм контроля трудовой деятельности работника.
Второй вариант основывается на ст. 72.2 ТК РФ, которая предполагает перевод работодателем сотрудника на иную работу, отличную от указанной в трудовом договоре. Срок такого перевода составляет не более 1 месяца. По окончании месячного срока работодатель должен вернуть сотрудника на прежнюю работу либо заключить с ним допсоглашение на дистанционную работу (по первому варианту).
Ситуация с распространением коронавируса достаточно сложная и вряд ли ограничится одним месяцем, а потому специалисты советуют не оформлять временный перевод, а сразу организовать дистанционный способ работы. Для этого нужно не только оформить кадровую документацию, но и организовать удаленное рабочее место сотрудника.
Внимание! Инициатором перевода на дистанционную работу может быть как работодатель, так и сам сотрудник.
Если работодатель планирует перевести сотрудника на дистанционную работу, то, согласно ст. 74 ТК РФ, он должен уведомить его за 2 месяца до перевода. Этот вариант актуален для тех работодателей, которые еще только планируют такую организацию трудовых отношений, если ситуация с коронавирусом продолжит ухудшаться.
