Формы первичных документов, обязательные к применению

Требования к государственным и коммерческим структурам

Всплеск профессионального интереса к проблемам унификации управленческих документов, безусловно, вызван вступившим в силу с 1 января 2013 г. Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – ФЗ № 402).
В соответствии с п. 4 ст. 9 ФЗ № 402 руководитель

организации-экономического
субъекта утверждает формы первичных учетных документов. Причем бухгалтеры-аудиторы рекомендуют утверждать их в составе учетной политики организации.
Учетная политика является основным документом, регламентирующим порядок ведения бухгалтерского и налогового учета организации, требования к ее разработке, утверждению, составлению сопутствующих ей документов остаются прежними (в соответствии с п. 1 ст. 30 ФЗ № 402 и Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Учетная политика утверждается и вводится в действие приказом первого руководителя, как правило, с 1 января каждого календарного года.

Формы документов, которые применяются в организации, должны быть утверждены:

или как отдельный раздел в составе учетной политики,
или как приложения к ней,
либо как изменения к ней, которые вносятся в порядке ведения учетной политики и самих форм первичных учетных документов.

Таким образом, для бухгалтерии и службы делопроизводства,

Формы первичных документов, обязательные к применению

26.02.2015Актуальная бухгалтерия

Законом о бухучете (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете)) фактически отменены все утвержденные ранее унифицированные формы первичных учетных документов. Теперь документ считается соответствующим требованиям законодательства РФ, если в нем содержатся все обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Закон о бухучете предусматривает, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (например главного бухгалтера) (ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете).

Финансовое ведомство также разъясняет (письма Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700, от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971; Информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012), что формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Однако при этом Минфин России указывает, что обязательными продолжают оставаться формы, установленные различными ведомствами в соответствии и на основании федеральных законов и используемые компаниями в качестве первички. Рассмотрим эти формы.

Первичные документы по кассе

В обязательном порядке в настоящее время продолжают применяться кассовые документы (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):

кассовая книга (форма 0310004);
приходный кассовый ордер (форма 0310001);
расходный кассовый ордер (форма 0310002);
расчетно-платежная ведомость (форма 0301009);
платежная ведомость (форма 0301011);
книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005);
лист кассовой книги (форма 0310004).

В Положении Банка России о правилах перевода денежных средств (Положение Банка России от 19.06.2012 № 383-П) указано, что оно разработано на основании ряда федеральных законов (Федеральные законы от 27.06.2011 № 161-ФЗ, от 10.07.2002 №86-ФЗ, от 02.12.1990 № 395-I). Следовательно, формы платежного поручения, платежного требования, платежного ордера, приведенные в приложениях к этому положению, обязательны к применению.

Первичные документы перевозки груза

Заключение договора перевозки груза подтверждается оформлением транспортной накладной (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ (далее — Закон № 259-ФЗ)). Ее форма и порядок заполнения установлены Правилами (ч. 2 ст. 8 Закона № 259-ФЗ; Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. пост. Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (далее — Правила)). Таким образом, в настоящее время в обязательном порядке применяется форма транспортной накладной, которая является приложением к этим Правилам. Кроме того, осталось неизменным требование соблюдать обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152; ч. 1 ст. 6 Закона № 259-ФЗ).

Заключение договора перевозки груза железнодорожным транспортом подтверждает транспортная железнодорожная накладная и выданная на ее основании перевозчиком грузоотправителю квитанция о приеме груза (ст. 25 Федерального закона от 10.01.2003 № 18-ФЗ (далее — Закон № 18-ФЗ)). Форму накладной разработало Министерство путей сообщения России (ст. 3Закона № 18-ФЗ; приказ МПС России от 18.06.2003 № 39). Она остается обязательной и после вступления в силу нового Закона о бухучете.

Правила транспортно-экспедиционной деятельности утверждены Правительством РФ. Они определяют (ст. 2 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ):

перечень экспедиторских документов;
требования к качеству экспедиционных услуг;
порядок оказания экспедиционных услуг.

Экспедиторскими документами являются (п. 5 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утв. пост. Правительства РФ от 08.09.2006 № 554 (далее — Правила № 554)):

поручение экспедитору;
экспедиторская расписка;
складская расписка.

Порядок заполнения и формы экспедиторских документов утверждены Минтрансом России (п. 7 Правил № 554; Порядок оформления и формы экспедиторских документов, утв. приказом Минтранса России от 11.02.2008 № 23). Поскольку перечень экспедиторских документов утвержден в рамках исполнения федерального закона, формы указанных выше документов обязательны к применению. В то же время, в зависимости от характера транспортно-экспедиционных услуг, сторонами договора транспортной экспедиции может быть определена возможность использования иных форм экспедиторских документов (п. 6 Правил № 554). Реквизиты таких форм должны соответствовать требованиям Закона о бухучете.

Документы по учету труда и его оплаты

Унифицированные формы первичной документации по учету труда и его оплаты в целях реализации требований Трудового кодекса РФ утверждены Госкомстатом России (пост. Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). На практике из всех форм бухгалтер непосредственно составляет:

расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49);
расчетную ведомость (форма № Т-51);
платежную ведомость (форма № Т-53);
журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);
лицевой счет (форма № Т-54);
лицевой счет (СВТ) (форма № Т-54а).

Первичными документами в этом списке (т.е. документами, содержащими сведения о финансовом положении фирмы, финансовом результате ее деятельности и движении денежных средств) являются только расчетно-платежная, расчетная и платежная ведомости. Их следует продолжать использовать в обязательном порядке. Остальные приведенные выше документы по учету труда и его оплаты первичкой не являются. Так, лицевые счета отражают суммы уже выплаченных денежных средств, то есть заполняются на основании ведомостей. Журнал регистрации платежных ведомостей в принципе не может быть отнесен к финансовым документам.

Обязательными к применению остаются формы первичных документов, установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов.

Наиболее часто применяемые обязательные формы
В Законе о бухучете отсутствует указание на обязательное применение унифицированных форм первички. Однако это не означает, что фирма не может их использовать. К тому же многие из форм, утвержденные главным статистическим ведомством, удобны для учета. Они содержат обязательные реквизиты первичного документа и другую полезную информацию для конкретной хозяйственной операции. Конечно, некоторые из них перегружены этой информацией. Но сейчас настало время, когда компании получили право редактировать утвержденные ранее формы разумно и рационально.
Вместе с тем обязательными к применению остаются формы, установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов. Так, фирма обязана применять типовые формы, утвержденные Правительством РФ, Банком России и другими ведомствами (Информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Любовь Потемкина, эксперт-методолог аутсорсингового подразделения BDO.

Разместить:

Актуальность управления документами

Служба делопроизводства, которая стремится к статусу службы управления документами и главного центра компетенций в этой области, может законодательную «странность» и эту неожиданную «демократичность» в вопросе применения унифицированных форм документов рассматривать сейчас в позитивном аспекте

Унификация документов организации по составу и форме с целью оптимизации документооборота и документального фонда может стать приоритетной функцией службы делопроизводства: ее стоит внести в положение об этой службе и отразить в соответствующих планах работы.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует, чтобы правила создания документов и их метаданных, правила включения документов в информационные системы были внедрены во все процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий (п. 7.1). Служба делопроизводства может инициировать (даже подготовить краткий проект на основе ГОСТа Р ИСО 15489) разработку Политики управления документами с распределением зон ответственности подразделений и должностных лиц

за документы, отражающие тот или иной «процесс деловой деятельности» организации. Ответственность должностных лиц за создание, использование, хранение и уничтожение документов в рамках закрепленных за ними обязанностей должна быть отражена в
Положениях о подразделениях и должностных инструкциях
, а также регламентирована и в
Положении о системе делегирования полномочий
. Концепция управления документами предполагает установление на уровне блок-схем каждого процесса (или направления деятельности):

видов и разновидностей создаваемых документов,
формы их представления,
срока хранения,
полномочий по подписанию,
ответственность за хранение, уничтожение и т.п.

Для исполнения этого требования служба делопроизводства должна стать инстанцией обязательного согласования

всех организационных и распорядительных документов, чтобы иметь возможность оптимизировать формы документов, обеспечивать их единообразие и соответствие фирменному стилю, разрабатывать их как «входные» формы в информационные системы и т.п.

За счет выполнения функции унификации форм документов служба делопроизводства реально повышает эффективность работы организации. Топ-менеджменту компании необходимо разъяснять

, что на составление документа по унифицированной типовой форме (шаблону) затрачивается
времени в 3–5 раз меньше
, чем на составление индивидуального документа в свободной форме, как привык сотрудник-исполнитель.

И, наконец, и службе делопроизводства, и бухгалтерии, и всем подразделениям организации необходимо вспомнить, что унификация форм документов заключается:

в отборе и закреплении (с учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые наилучшим образом
отражают цель создания документа, обеспечивают его юридическую силу, а также
в установлении единых требований к их составлению и оформлению,
разработке и применении электронных шаблонов проектов документов на основе их утвержденных типовых унифицированных форм.

Основными инструментами унификации документов и управления ими остаются:

Классификатор унифицированных форм документов;
Табель унифицированных форм документов
организации (или Табель применяемых форм документов);
Альбом унифицированных форм документов
(или Альбом утвержденных и применяемых в организации форм документов).

Классификатор, Табель и Альбом форм возможно вести и в электронном виде, и в бумажной форме

Поскольку документы подлежат актуализации и закрепляют «версионность» применяемых форм, в Альбоме необходимо предусмотреть учет и действующих форм, и отмененных

. Если Альбом и Табель ведутся в электронном виде, то в них можно предусмотреть 2 части: актуальную и «архивную».

При электронном ведении необходимо также предусматривать форму представления оригинала документа. Если документ должен дополнительно распечатываться как бумажная копия электронного оригинала или создаваться исключительно в бумажной форме (например, приказ по основной деятельности или личная карточка формы №Т-2), то в Альбом форм включают и распечатки форм документов, создаваемых в электронном виде, и утвержденные типовые формы бумажных документов.

Для реализации функции унификации форм документов сотрудникам службы делопроизводства желательно пройти повышение квалификации и обновить свои профессиональные знания с учетом требований ранее действовавших стандартов (например, ГОСТа 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца») и современных стандартов по управлению документов.

Программа-минимум

С чего начать, даже если организация пропустила сроки утверждения первичных учетных документов (с 1 января)? Как взаимодействовать с бухгалтерией? Конечно же, бухгалтерия должна

как можно быстрее инициировать издание приказа об утверждении форм первичных учетных документов: представить проект приказа и эти формы. За основу рекомендуем взять ранее применяемые формы из альбомов, утвержденных постановлением Госкомстата России, например, от 05.01.2004 № 1 об утверждении форм по учету труда и его оплаты.

Если форма не меняется

, то вместо грифа утверждения постановлением Госкомстата на ней
служба делопроизводства
оформляет гриф утверждения приказом первого руководителя. Если
форма проектируется организацией самостоятельно
, то на ней необходимо оформить такой же гриф утверждения. См. Пример 1.

Пример 1. Гриф на форме документа, утвержденной приказом

Но в некоторых организациях приказ может издаваться разными лицами (в рамках системы делегирования полномочий), тогда следует уточнять автора этого документа:

Пример 2. Гриф на форме документа, утвержденной приказом

Итак, подчеркнем, что в рамках программы-минимум необходимо утвердить используемые в организации типовые формы первичных учетных документов приказом (т.е. можно обойтись без составления Альбома и Табеля форм).

По выбору разновидности приказа об утверждении форм документов существуют разные суждения. Но лучшие практики показывают, что для этого больше подходят приказы по административно-хозяйственной (административно-организационной) деятельности

, которые являются распорядительными документами оперативного срока действия и имеют
5-летний срок хранения
(Пример 3).

При подготовке проекта приказа в его тексте необходимо предусмотреть:

когда вводятся в действие утвержденные формы:
сразу или ИТ-подразделению потребуется время для настройки этих форм в информационной системе;
на какое подразделение или должностное лицо будет возложена функция методического руководства применением этих форм
(не только первичных учетных документов, но и всех унифицированных форм);
идентификацию утвержденных форм
, например, при помощи индексов, которые уже присвоены типовым формам на общегосударственным уровне, или при помощи кодов по классификатору форм документов, который организация разрабатывает самостоятельно.

Пример 3. Приказ об утверждении применяемых в организации форм первичных учетных документов

В Примере 3 обратите внимание на коды утвержденных форм. Они присваиваются по Классификатору форм документов

, за разработку и ведение которого
несет ответственность служба делопроизводства
. Он
особенно необходим для идентификации электронных документов в информационных системах
.

Начинать разработку классификаторов можно с создания самого простого справочника – классификатора видов документов, который по мере утверждения унифицированных форм будет ими пополняться. Изначально это будет открытый список видов документов, структурированный по степени значимости или по принадлежности документов к системе / подсистеме документации:

Пример 4. Классификатор видов документов

Далее классификатор видов документов можно развивать и превращать собственно в Классификатор унифицированных форм документов (далее – Классификатор форм), идентифицируя документы, отражающие конкретный процесс или направление деятельности:

Пример 5. Классификатор форм документов (идентификация формы штатного расписания)

Так может формироваться в классификаторе код формы штатного расписания:

Важное значение имеет разработка структуры кодового обозначения форм документов. Рекомендуем в код формы включать идентификатор даты ее утверждения и / или введения в действие (месяц, год):

Пример 6. Структура кода формы с учетом даты утверждения или введения в действие

Код должен проставляться на каждой форме документа. Рекомендуется дополнительно проставлять на формах соответствующие коды документов по ОКУД (если унифицированные формы организация разрабатывает на основе альбомов форм документов, включенных в ОКУД).

Пример 7. Код утвержденной формы штатного расписания по Классификатору форм документов организации (с указанием кода по ОКУД) размещают ниже грифа утверждения

В процессе ведения унифицированных форм документов организации уточняется алгоритм их утверждения. Важно, чтобы в приказе устанавливались ответственность, срок введения формы, порядок доведения до сотрудников организации, т.е. конкретные поручения, что невозможно сделать при утверждении формы только подписью руководителя в грифе утверждения. Итак, алгоритм утверждения новой формы может быть таким:

Структурное подразделение-владелец конкретного процесса деловой деятельности (инициатор) разрабатывает проект формы или ее новой версии (если в форму вносятся изменения, то утверждаются не они, а целиком новая версия формы с уже внесенными разработчиками актуальными изменениями). Важно, чтобы разработчик принял решение о форме представления документов (электронный или бумажный оригинал, возможность изготовления и использования бумажной или электронной копии), которые будут составляться и оформляться по данной форме.
Все заинтересованные в применении формы подразделения, в том числе служба делопроизводства, согласовывают ее проект. В момент согласования служба делопроизводства может включить в проект приказа проект кода формы. Важно, чтобы ИТ-подразделение в процессе согласования сделало бы необходимые настройки в информационной системе, чтобы применяемая, например, исключительно в электронном виде форма документа могла бы реально использоваться с момента ее утверждения и введения в действие.
Подразделение-инициатор оформляет проект приказа о ее утверждении и введении в действие, формулирует порядок рассылки приказа и формы (или уведомления о ее утверждении / изменении).
Приказ подписывается руководителем организации.
Служба делопроизводства (если она разработала и ведет Классификатор, Табель и Альбом форм):
проставляет новый (или подтверждает код действующей формы, изменяя в нем только данные о месяце и годе утверждения), и вносит соответствующие записи в Табель форм и Классификатор.
Затем приказ и форма рассылаются (или публикуются в корпоративной информационной системе либо на внутреннем портале (интравеб)).

Пример 8. Распорядительная часть текста приказа об утверждении новой версии ранее утвержденной формы

Программа-максимум

Итак, службе делопроизводства необходимо закрепить за собой функцию унификации состава и содержания документов, применяемых в организации.

Для идентификации унифицированных форм документов необходимо вместе с другими инфраструктурными подразделениями (кадры, бухгалтерия, планово-финансовый отдел) создать систему классификаторов и справочников. На их основе будут строиться организационно-функциональные архитектуры применяемых информационных систем и обеспечиваться их взаимодействие.

Необходимо также решать вопросы подготовки или повышения квалификации специалистов службы делопроизводства, поскольку в организациях практически отсутствуют специалисты, которые профессионально выполняли бы все виды работ в процессе унификации форм (особенно с целью создания документов или их проектов преимущественно (или исключительно) в электронном виде).

И, наконец, следует вспомнить о значении, форме и порядке оформления и ведения Табеля, Альбома и Классификатора форм документов

, а также об их взаимосвязи.

Табель унифицированных форм документов

является нормативным документом и представляет собой перечень форм документов, утвержденных и разрешенных к применению в организации. Он закрепляет основные этапы их подготовки, движения и использования. Основная цель ведения Табеля – классификация и систематизация применяемых форм документов в соответствии с функциями, задачами или направлениями деятельности организации и закрепление единообразия в работе с ними (прежде всего единых операций согласования и утверждения).

В условиях применения информационных систем правильно разработанный Табель может служить организационной основой для:

типизации маршрутов движения документов и документопотоков;
формирования функциональных документных комплексов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач, их унификации, управления ими и эффективной реализации в системе механизма «связанные документы».

Далее мы порекомендуем перечень граф Табеля, и вы сами убедитесь в актуальности этого инструмента управления документами, особенно в процессе разработки или модернизации СЭД.

Альбом унифицированных форм документов организации

должен представлять собой сборник унифицированных форм документов, составленный и оформленный в установленном в организации порядке. В него следует включать абсолютно все утвержденные унифицированные формы документов, даже если предусмотрена исключительно электронная форма документа:

на утверждение представляются и в Альбом включаются преимущественно бумажные типовые формы документов (как оригиналы),
для электронных оригиналов документов в него целесообразно включать: их распечатанные (визуализированные) формы,
а если предусматривается изготовление бумажных копий, то и формы для печати (распечатки на бумаге).

Основная цель ведения Альбома форм – закрепление результатов проведенной унификации документов и оформление массива унифицированных форм, включенных в Табель и идентифицированных в Классификаторе форм.

Табель и Альбом рассматриваются как локальные нормативные акты организации, поскольку формы этих документов, а также типовые унифицированные формы, подлежащие включению в них, утверждаются приказом первого руководителя организации. Сотрудникам организации должно быть запрещено составлять документы по формам, не включенным в Табель и Альбом. Тогда данная система применения унифицированных форм начнет работать!

Форма Табеля

Форма Табеля была разработана в составе альбома плакатов и форм основных организационно-распорядительных документов Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ; М., 1991). Она представляла собой таблицу из 19 граф, на верхнем поле которой предполагалось оформлять гриф утверждения руководителем организации в тот момент, когда вся таблица в результате большой оргпроектной работы будет заполнена, будут выявлены и классифицированы все применяемые формы документов и установлены основные операции их обработки.

Современный подход к Табелю иной. По мере регламентации бизнес-процессов, разработки блок-схем, выявления всех документопотоков и их состава Табель пополняется, в него включаются документы и информация в процессе анализа «документоориентированной составляющей» любой функции организации, т.е. Табель подлежит постоянному ведению.

Поэтому с целью фиксации результатов такого управления документами должна быть прежде всего разработана и утверждена форма Табеля, а также назначено то подразделение, которое будет его вести.

Табель как документ должен иметь титульный лист, содержание / оглавление, список сокращений и условных обозначений и собственно текст (т.е. перечень форм, представленный в табличном виде). К Табелю возможно составление алфавитного указателя для удобства поиска форм документов (может разрабатываться на основе классификатора видов документов).

При разработке таблицы Табеля можно использовать:

главную таблицу Классификатора форм;
классификатор бизнес-процессов, если он имеется в организации;
классификатор вопросов и участков деятельности, который служба делопроизводства использует для предварительного рассмотрения документов.

В любом случае к Табелю должна быть разработана своя главная таблица, т.е. перечень разделов, которые могут отражать или направления деятельности организации, или наименования структурных подразделений:

Пример 9. Главные таблицы Табеля форм документов

В пределах каждого раздела Табеля документы могут систематизироваться:

по алфавиту наименования вида документа (например, акт, заявление, приказ и т.п.) или
по степени значимости документов и в их взаимосвязи (сначала организационные документы, потом распорядительные, справочно-информационные, плановые и т.п.).

Графы таблицы Табеля могут быть следующими:

код формы документа (по Классификатору форм организации);
наименование унифицированной формы документа;
код формы по ОКУД, по отраслевому классификатору или дополнительный индекс документа (например, код формы личной карточки по ОКУД – 0301002, а индекс – Т-2; лицевой счет работника по ОКУД 0301012 имеет индекс Т-54);
ответственный за подготовку и оформление (это может быть подразделение, руководитель подразделения либо уполномоченный сотрудник подразделения);
срок подготовки (в рабочих днях);
периодичность подготовки / издания;
согласование проекта (внутреннее или внешнее; «живое» или электронное; если электронное, то какой вид электронной подписи используется);
форма представления оригинала (бумажная / электронная);
состав удостоверения: подпись: в этой графе указываются наименование должности подписанта и обозначается «собственноручная» либо вид электронной подписи (должности возможных подписантов указываются исходя из действующей в организации системы делегирования полномочий);
гриф утверждения;
печать: какую возможно проставлять – «главную» или специальную;

ограничения доступа по видам тайн (указываются слово «нет» либо гриф конфиденциальности);

подлежит регистрации: «централизованной в службе делопроизводства» или «в структурном подразделении»;

ознакомление / куда направляется (возможные варианты заполнения графы: «внутри организации», «в вышестоящие организации», «на сайт весь документ» или «на сайт фрагмент документа», «гражданам»);

срок представления / направления;

срок исполнения (типовой или индивидуальный, конкретный в рабочих днях);

подлежит контролю исполнения или нет;

подразделение или должностное лицо, осуществляющее контроль;

место хранения оригинала:

ответственное структурное подразделение или локализация в информационной системе,

индекс дела по номенклатуре дел;

срок хранения;

ответственный за обеспечение сохранности или уничтожение;

использование документа / права доступа;

отметка об утверждении, внесении изменений или отмене (в виде даты и номера приказа).

Таким образом, в графах таблицы Табеля должны найти отражение современные алгоритмы управления документами в соответствии с ГОСТом Р ИСО 15489–1–2007, которые служба делопроизводства должна осваивать в рамках концепции управления документами и в условиях внедрения информационных систем.

Налоги и Право

В начале 2013 года вам непременно придется пересмотреть свою учетную политику. Все из-за того, что Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ внес довольно существенные изменения в правила бухучета.

Почему формы первички желательно установить именно в учетной политике

Итак, главное изменение, которое внес Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, касается первичных документов. Теперь унифицированные формы первички стали необязательными. Так что компания сама выбирает, какие бланки использовать.

Выбранные организацией формы первичных документов утверждает руководитель. Это указано в пункте 4 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Кстати, из этой нормы можно сделать вывод, что формы первичных документов достаточно утвердить отдельным приказом руководителя. А в учетной политике их можно не приводить. Но это не совсем так. Из пункта 4 ПБУ 1/2008 следует, что в учетной политике компании должны быть установлены формы первички. А это ПБУ никто не отменял. Более того, в новом законе прямо указано, что действующие ныне правила ведения бухгалтерского учета и составления бухотчетности применяются вплоть до того момента, как чиновники утвердят новые федеральные и отраслевые стандарты. Это предусмотрено в пункте 1 статьи 30 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому, как ипрежде, вучетной политике лучше устанавливать все необходимые правила, касающиеся первичных документов. А их формы приводить в приложении кней.

Прежде чем мы начнем разбирать подробнее те положения, которые стоит прописать в учетной политике, обращу ваше внимание вот на что. Налоговики и раньше при проверках всегда изучали тот раздел, который посвящен первичке. Ведь от этого зависит учет расходов при расчете налога на прибыль. Так прописано в пункте 1 статьи 252 НК РФ. Не менее важна первичка и для вычетов НДС. Это установлено в пункте 1 статьи 172 НК РФ.

Теперь же положения учетной политики, касающиеся первички, приобретают еще большее значение. Поскольку компания сама определяет, какие формы использовать. А следовательно, какие документы будут основанием для расчета налогов. Поэтому необходимо тщательно продумать формулировки для учетной политики.

Чем удобны унифицированные формы

Проще всего продолжать использовать привычные унифицированные формы первичных документов. Тем более что они не отменены. Соответствующие постановления Госкомстата России продолжают действовать. Просто утвержденные ими формы стали необязательными.

В чем преимущества стандартных форм? Прежде всего, они забиты в бухгалтерских программах. Таким образом, не понадобится их дорабатывать.

Далее. Унифицированные формы не придется проверять на наличие обязательных реквизитов, перечень которых установлен в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Как правило, во всех этих бланках нужные реквизиты есть. Также стандартные формы хорошо знакомы контрагентам и с этой точки зрения не будут вызывать у них вопросов. Не менее существенно и то, что к унифицированным формам привыкли налоговики.

Итак, если компания использует унифицированные формы первичных документов, в учетной политике это можно записать, например, так:

«Для учета торговых операций применять унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132».

Конечно, есть и минус. Многие унифицированные бланки содержат массу всевозможных реквизитов. Если не все они заполнены, у налоговиков обычно возникают претензии. Поэтому по унифицированным бланкам покупатели будут по-прежнему сталкиваться с придирками контролеров. А продавцы – с просьбами клиентов переделать документ.

В чем преимущества и недостатки самостоятельно разработанной первички

Другой вариант– разработать свои формы первички. Для этого можно взять за основу те же унифицированные формы, но удалить из них лишние реквизиты. Скажем, если компания торгует только товарами, которые измеряются не весом, а упаковками или штуками, можно убрать из накладной № ТОРГ-12 показатели массы. Преимущества здесь очевидны – не придется заполнять ненужные данные. Однако все же следует проверить, чтобы во всех модифицированных бланках были обязательные реквизиты. А также перенастроить бухгалтерскую программу.

В учетной политике укажите на тот факт, что компания будет использовать самостоятельно разработанные формы. И приведите эти бланки в приложении. Вот пример формулировки:

«Для учета торговых операций применять формы товарной накладной, акта об установленном расхождении при приемке товаров… приведенные в приложении № 3».

Кстати, утверждая бланки первички, вы можете не предусматривать в них наличие печати. Поскольку она не входит в перечень обязательных реквизитов, установленных Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В этом случае не указывайте в разработанных вами бланках место для печати «М.П.».

Как минимум это можно сделать для внутренней первички компании. Впрочем, можно обойтись без печати и на документах, которые вы подписываете с контрагентами. При условии, что это не вызовет у них возражений. Хотя, конечно, документ, заверенный печатью, выглядит более весомым и для партнеров, и для налоговиков.

Какие документы в любом случае придется составлять по унифицированным формам

Обратите внимание, что не все первичные документы можно составлять по формам, разработанным самостоятельно. Дело в том, что помимо закона о бухучете есть и другие нормативные акты, которые регламентируют бланки первички. Это подчеркнули и чиновники из Минфина России в информационном письме № ПЗ-10/2012.

Дальше я перечислю наиболее важные документы, для которых необходимо применять исключительно бланки, установленные в нормативных актах.

Кассовые документы. Порядок кассовых операций устанавливает Банк России. В настоящее время действует утвержденное им положение от 12 октября 2011 г. № 373-П. Так вот, согласно этому документу компания должна использовать следующие унифицированные формы, утвержденные в постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88:

1) Приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

2) Расходный кассовый ордер (№ КО-2);

3) Кассовая книга (№ КО-4);

4) Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (№ КО-5);

5) Расчетно-платежная ведомость (№ Т-49);

6) Платежная ведомость (№ Т-53).

Платежные документы. Для документов, которые используют при безналичных расчетах, тоже нельзя разрабатывать свои формы. Речь идет о платежном поручении, платежном требовании и других документах. По отношению к ним нужно по-прежнему выполнять требования, установленные в Положении Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П.

Транспортная накладная. Транспортная накладная имеет массу реквизитов, и заполнять этот документ достаточно сложно. Поэтому может возникнуть соблазн утвердить вместо стандартной формы свой бланк. Однако так делать не стоит.

Накладная подтверждает заключение договора перевозки. Форма данной накладной и порядок ее заполнения устанавливаются в правилах перевозки грузов. Это указано в пунктах 1 и 2 статьи 8 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.

Вот на основании этих норм закона правительство и утвердило форму транспортной накладной в постановлении от 15 апреля 2011 г. № 272. Таким образом, ее бланк обязателен для применения всеми компаниями. Просто не в силу закона о бухучете, а исходя из других нормативных актов.

Какие сложности возможны с двусторонними документами

То, что компания теперь самостоятельно решает, какие формы первичных документов использовать, конечно, хорошо. Но из-за этого могут возникнуть лишние претензии со стороны налоговиков. А также сложности в отношениях с контрагентами. Ведь у них могут быть свои требования к первичке.

Предположим, вы закрепили в учетной политике определенную форму первичного документа. К примеру, разработанный вашей компанией бланк акта приемки-передачи основных средств. И вот при продаже такого объекта ваша компания составила акт и передала покупателю. Контрагента же форма документа не устраивает. Потому что его учетная политика предполагает применение унифицированных бланков. В том числе акта приемки-передачи объекта основных средств № ОС-1.

Допустим, вы переделаете акт на стандартную форму. Таким образом, ситуация с контрагентом будет урегулирована. Зато нельзя исключить претензии со стороны налоговиков.

Ведь получается, что в учетной политике у вас будет записана одна, а по факту составлена другая форма документа. Возможно, что этот момент привлечет внимание проверяющих. Они даже могут заявить, что правильно оформленный первичный документ в данном случае вообще отсутствует. Раз акт приемки-передачи не соответствует учетной политике компании. И применят штраф по статье 120 НК РФ, размер которого составляет не менее 10 тыс. руб.

Если же подобные расхождения между учетной политикой и имеющейся в наличии первичкой возникнут у покупателя, контролеры могут на этом основании придраться к расходам и вычетам НДС.

Из этого можно сделать следующие выводы. Первый. Определиться с формами первички желательно еще на стадии заключения договора. Чтобы потом не возникало споров по этому поводу. Лучше всего прямо в договоре прописать, какую форму должен оформить поставщик товаров или исполнитель услуг (работ). Если это унифицированный бланк, нужно дать его название и номер. Для ясности можно добавить также ссылку на утвердивший его документ.

А если стороны договорились использовать неунифицированную форму, можно привести ее образец в приложении к договору.

Второй. В учетной политике лучше закрепить гибкие правила по двусторонним документам. Суть их в том, что такие бумаги принимаются к учету по тем формам, которые согласованы с контрагентом. Написать можно, например, такую формулировку: «По учету выполненных работ и оказанных услуг применять формы актов выполненных работ (оказанных услуг), согласованные с контрагентами организации».

Согласовать с контрагентами формы бумаг можно, как мы видели, непосредственно в договоре. А как быть, если в соглашении не будет сказано о формах первички? Тогда согласованными будут считаться формы документов, подписанные обеими сторонами сделки. Эти детали тоже можно прописать в учетной политике:

«По учету оказанных услуг и выполненных работ применять те формы первичных документов, которые установлены в договорах на оказание услуг или выполнение работ с конкретными контрагентами.

Если в указанных договорах формы первичных документов не установлены, применять формы документов, которые согласованы руководителем организации и контрагентом путем подписания этих документов».

Таким образом, используя положения учетной политики, вы сможете обосновать налоговым инспекторам правильность используемых первичных документов, а значит, подтвердить расходы компании (https://www.glavbukh.ru).