Определение первичного документа и реквизиты
Счет-фактура не является первичным документом. Она показывает, куда ушли денежные средства, что за товар был приобретен и в каком количестве, также на ее основании происходит расчет НДС. Счет-фактура является дополнением к необходимому первичному документу.
Признаки первичного документа:
- операции совершаются на основании оправдательных документов, это может быть акт выполненных работ (услуг), товарная накладная или транспортная накладная;
- форма документа должна быть унифицирована и содержать в себе все необходимые реквизиты;
- первичный документ составляется во время или сразу же после отгрузки товара или оказания услуг.
Отличия счет-фактуры от первичного документа:
- ее нельзя назвать оправдательным документом;
- на основании счет-фактуры в бухгалтерском учете формируется проводка Дт 68.2 Кт 19, но она не является самостоятельной операцией;
- счет-фактура не предусмотрена в альбоме унифицированных форм, который утвердил Госкомстат РФ;
- счет-фактура может быть составлена в течение 5 дней, после совершения действия.
Несмотря на это, схожесть у счет-фактуры с первичными документами все-таки есть, она заключается в наличии обязательных реквизитов:
- номер счета, дата его составления;
- наименование, адрес, ИНН того, кто товар отгружает и получает;
- полное название проданного товара, проделанных работ или услуг;
- номер таможенной декларации;
- страна изготовления товара;
- единицы измерения, если это возможно;
- цена за единицу товара;
- стоимость всего количества отгруженных товаров, оказанных услуг;
- сумма акцизов;
- ставка налогообложения;
- сумма НДС;
- сумма всех оказанных позиций за вычетом НДС.
Когда выставляется счет-фактура
Для предъявления счета-фактуры учрежден предопределенный срок. Но законодательство при нарушении учрежденных сроков по передаче счета не предусматривает ответственности.
Изложено это в Письме Минфина РФ №03-07-11/41 от 17.02.2009. По ст.120 НК РФ организация может штрафоваться только за полное отсутствие должных счетов-фактур.
Но при нарушении по срокам на переходе налоговых периодов, в отношении субъекта могут употребляться штрафы.
К примеру, счет-фактура выставлен должен быть по окончании налогового периода, а на практике предъявлен в начале последующего.
В этой ситуации признается факт отсутствия документа. Бланк счет-фактуры можно .
Штраф за отсутствие счета-фактуры может достигать десяти тысяч рублей, а при нарушениях в нескольких налоговых периодах – до тридцати тысяч рублей.
Как заполняется унифицированная форма Т-2 личной карточки работника в ворде смотрите в статье: форма Т-2 личная карточка работника. Нужен ли первичный медицинский осмотр при приеме на работу, читайте здесь.
При уменьшении налоговой базы по НДС из-за отсутствия счетов-фактур штраф равен двадцать процентов от суммы невыплаченного налога, но не меньше сорока тысяч рублей.
Порядок заполнения
Поля в счете-фактуре на 2021 год оформляются так:
«Счет-фактура №» | Пишется номер документа. По вновь принятым нормам отдельным подразделениям дозволяется дополнить основной документальный номер собственным значением посредством разделительной черты |
«От» | Указывается дата создания счета |
«Исправления» | При начальном заполнении проставляется прочерк |
«На авансовый платеж» | Пишется «нет», когда счет предъявляется по факту реальной отгрузки товаров или исполнения услуг |
«Валюта документа» | Название применяемой в расчетах валюты и ее цифровая кодировка согласно Общероссийскому валютному классификатору |
«К расчетно-платежному документу» | Реквизиты платежных документов, по каким приняты денежные средства на момент создания счета на проплату указанных в нем объектов |
«Информация о продавце» | В отношении организации указываются название, ИНН, КПП, фамилии руководителя и главбуха. Для ИП отображаются фамилия предпринимателя, место жительства, ИНН, данные свидетельства о госрегистрации |
«Грузоотправитель» | Пишется «Он же», если таковым выступает продавец |
«Информация о покупателе» | Название покупателя, адрес, ИНН, КПП |
«Грузополучатель» | «Он же», если покупатель одновременно и получатель |
Раздел по «НДС» предполагает выбор вариации расчетов:
«в сумме» | При этом отображается цена с включением НДС, в таблице в столбике «Цена за единицу» |
«сверху» | Пишется стоимость без НДС |
«не учитывать» | Стоимость без НДС |
В графе «Ставка НДС» пишется применяемая ставка или значение «Без НДС».
В наличествующей таблице заполняются такие поля:
«№ ГТД» | Номер государственной таможенной декларации относительно иностранных товаров |
«Наименование» | Название предмета сделки |
«Единица измерения» | Ставится кодировка согласно ОКЕИ |
«Количество» | Прописывается количественность в используемых измерительных единицах |
«Цена за единицу» | Пишется стоимость единицы с НДС или без, зависимо от того, что указано в «Расчет НДС» |
«Сумма» | Стоимость общего количества товаров или услуг |
«Страна» | Указывается код и короткое название, когда страна происхождения товара не Россия |
Стоимостные значения отображаются в отображенной валюте. Причем можно суммы не округлять.
Создается счет-фактура в двух экземплярах – для покупателя и продавца. Документ для покупателя заверяет руководитель и главный бухгалтер. В качестве образца документа счет-фактура 2021 года.
Необходимость в использовании
Главным предназначением счет-фактуры считается правильный контроль за вычислением и оплатой НДС. Она позволяет фиксировать уплату налога за купленные товары или оказание услуги. Все данные документов фиксируются покупателями в книге покупок, а у продавцов — в книге продаж.
Позднее, при заполнении налоговой декларации, все записи в этих книгах обязательно переносятся, и, исходя из этого, формируется сумма налога, которую необходимо уплатить в бюджет.
Также документ выписывается и при получении предоплаты, вместе с положенным исчислением НДС. Если налоговый агент обнаружит авансы, не подкрепленные счет-фактурами, он не только выписывает штраф, но и облагает эти авансы налогами.
Если организация работает без НДС, то оформлять счет-фактуру не обязательно. Но для своей же безопасности и решения непредвиденных спорных моментов лучше подтверждать сделки полным набором документов, а в графе НДС просто ставить прочерк.
Страна Советов
Такие варианты учёта продуктов не отличаются безопасностью. Даже если всё будет нумероваться по правилам. Ведь документальное сопровождение авансов – первое явление, которое проверяется контролирующими службами. Полученный потом штраф заставит пожалеть о подобном поведении. Потому лучше предварительная оплата и оформление. Когда оплата поступает от покупателя, продавец максимум за пять дней должен выписать счёт-фактуру. Об этом сказано в статье 168 НК РФ. Покупатель получает право оформить вычет в связи с оплатой НДС. Сам налог обязательно указывается в сопроводительном документе, чтобы служба возместила расходы. Такое право зафиксировано в 171-ой статьей НК РФ. Как и особенность регистрации счёта фактуры на аванс.
Обратите внимание => Заявление Для Получения Пенсии По Новому Закону В 2021 Году
В каких случаях выписывается
Счет-фактура выставляется в течение 5 рабочих дней после совершения отгрузки или оказания услуг.
Кто должен ее выписывать:
- организации, совершаемые операции, которые должны облагаться НДС;
- посредники, которые совершают свои сделки по агентскому договору или по договору комиссии;
- при получении аванса в счет будущей реализации.
При каких операциях она выставляется:
- продажа товаров и услуг, подлежащих обложению налогами, а также при безвозмездной передаче;
- получение предоплаты за предстоящие работы;
- выполнение монтажных работ;
- оказание финансовой помощи;
- перевод денежных средств за товарный кредит.
Освобождены от оформления счет-фактуры:
- лица и организации, освобожденные от уплаты налога НДС;
- предприятия, оказывающие услуги населению, в том числе представляющие общепит и продажу в розницу;
- не облагаемые налогом банковские операции;
- совершенные по продаже ценных бумаг сделки (кроме брокерских операций);
- не облагаемые НДС операции, совершенные негосударственными ПФ и страховыми агентами.
Данный документ может подвергаться корректировке в случаях изменения стоимости товаров или проделанных работ, а также недопоставки товаров продавцом.
Порядок заполнения
Заполнение счет-фактуры не составит труда, на бланке имеются все необходимые строчки и таблицы с пояснениями.
В первую очередь следует заполнить шапку документа:
№ Стр. | Что указывать |
1 | номер документа и дата составления, нумерацию ставить разрешено как по порядку в течение всей работы организации, так и начиная каждый месяц |
1а | при внесении изменений ставятся номер и дата исправления |
2 | полное наименование продавца |
2а | фактический адрес нахождения организации продавца |
2б | ИНН и КПП продавца |
3 | название и адрес грузоотправителя, при совпадении с данными продавца можно повторить их или написать «аналогично» |
4 | наименование и адрес грузополучателя |
5 | дата и номер документа, подтверждающего получение оплаты |
6 | полное наименование покупателя |
6а | фактический адрес нахождения организации покупателя |
6б | ИНН и КПП покупателя |
7 | валюта, которая была использована для совершения оплаты, и ее код |
После шапки можно приступить к заполнению табличной части:
№ Гр. | Что указывать |
1 | полное наименование товара, соответствующее указанному наименованию в товарной накладной |
2 | код единицы измерения |
2а | обозначение единицы измерения |
3 | количество отгружаемого товара |
4 | цена за одну единицу, без учета НДС |
5 | стоимость всего вида товаров, вычисляется путем умножения количества на цену |
6 | сумма акциза, если его нет, то указать «без акциза» |
7 | ставка начисляемого налога |
8 | сумма налога, для этого необходимо стоимость товаров умножить на налоговую ставку |
9 | указывается стоимость товаров с прибавленной к ней суммой налога |
10 | код страны происхождения |
10а | наименование страны |
11 | если страной является не РФ, то указывается номер ГТД |
Подписание документа осуществляется руководителем организации и главным бухгалтером, а при их отсутствии — уполномоченными на это лицами. Указывается фамилия, инициалы и, непосредственно, сама подпись.
Если по каким-либо причинам некоторые строки или графы должны оставаться не заполненными, в них необходимо поставить прочерк для избежания вписывания ложной информации.
Электронная версия и журналы учета
В случаях, если это необходимо, счет-фактура может быть выполнена в электронном варианте. Она имеет все те же самые свойства, что и документ на бумажном носителе. Она точно также заполняется, с соблюдением всех необходимых реквизитов и электронных подписей.
Все выставляемые и получаемые счета-фактуры должны обязательно фиксироваться в специальном журнале учета. Это необходимо для контроля со стороны налоговых служб и правильного расчета налогов.
Сам журнал состоит из двух частей, в одну из которых заносится информация о выставленных документах, а во вторую — о полученных.
В первую часть заносятся счета:
- на проданные товары;
- на получение предоплаты;
- на получение товара безвозмездно;
- на возврат товара.
Во второй части находятся счета:
- на купленные товары;
- на возврат товаров от продавца;
- на получение предоплаты продавцов.
Не нужно фиксировать данные о:
- ГТД;
- расходах на командировку;
- справках, которые сопровождают восстановление налога;
- передаче в имущества в УК.
Как заполняются графы журнала учета:
- 1 — порядковый номер по журналу;
- 2 — дата получения (выставления);
- 3 — присваиваемый код операции;
- 4 — обычные номер и дата;
- 5 — информация о корректировках;
- 6 — информация об исправлениях в бланках;
- 7 — информация о корректировочном счете;
- 8 — наименование контрагента;
- 9 — ИНН и КПП;
- 10-12 — информация о посредниках;
- 13 — вид валюты;
- 14 — цена с учетом НДС;
- 15 — сумма налога;
- 16-19 — информация по корректировкам начисления налога.
Вести журнал лучше в электронном виде, но и ведение на бумаге не запрещено. После его окончания страницы необходимо сшить и пронумеровать, после чего узелки нитей приклеиваются к внутренней стороне обложки при помощи листа бумаги, на которой прописью указывается количество страниц и ставится печать.
Правила работы с журналом:
- Сдача его в налоговую службу должна производиться каждый квартал.
- Фиксировать все полученные данные необходимо соблюдая хронологический порядок, по факту их получения.
- Заполнять журнал необходимо исходя из положенных требований, без внесения личных новшеств.
- В журнале перед сдачей в налоговую должна обязательно находиться подпись руководителя.
- Если бланк был получен в двух экземплярах, то они обязательно подкрепляются и хранятся в положенном месте.
- Срок хранения каждого журнала составляет 4 года.
О дате составления и дате выставления счета-фактуры
В конце января Минфин РФ опубликовал свои разъяснения (письмо от 25.01.16 N 03-07-11/2722) на очень актуальную тему: о принятии к вычету НДС по счету-фактуре, выставленному исполнителем по истечении пяти календарных дней со дня отгрузки товара. Позже, 20 февраля последовали повторные аналогичные разъяснения на эту же тему, речь о письме МФ РФ от 20.02.2016 № 03-07-11/9780. Интерес к данным разъяснениям вызван тем, что в них основной акцент был сделан на факт выставления счет-фактуры, при этом проигнорирован факт ее составления, который имеет место гораздо ранее второго факта хозяйственной жизни. В частности, Минфин отметил следующее:
Письмо ИФ РФ от 25.01.16 N 03-07-11/2722
…пунктом 3 статьи 168 НК РФ установлено, что при реализации товаров (работ, услуг) счета-фактуры выставляются
не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). При этом в соответствии с подпунктом 1 пунктом 5 статьи 169 Кодекса в счете-фактуре должны быть указаны порядковый номер и
дата выписки
счета-фактуры.
Согласно абзацу первому пункта 2 статьи 169 Кодекса счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных пунктами 5, 5.1 и 6 данной статьи.
В то же время в соответствии с абзацем вторым пункта 2 статьи 169 Кодекса ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.
Учитывая изложенное, счета-фактуры, выставленные
исполнителем после срока, установленного пунктом 3статьи 168 Кодекса, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных покупателю продавцом.
ПИСЬМО Минфина РФ от 20.02.2016 № 03-07-11/9780
..Учитывая изложенное, счета-фактуры, выставленные исполнителем после срока, установленного пунктом 3 статьи 168 Кодекса, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных покупателю продавцом.
По прочтении рекомендаций возникает вопрос: а дата составления
счет-фактуры как-то увязывается с «несущественностью ошибки в счете-фактуре» или сам факт составления счет-фактуры уже можно признать рудиментом и забыть о нем?
Обратимся к нормам федерального законодательства, в частности, к статье 168 НК РФ:
Статья 169. Счет-фактура
1. …Счет-фактура может быть составлен
и
выставлен
на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры
составляются
в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.…
3. Налогоплательщик обязан составить
счет-фактуру, вести книги покупок и книги продаж:….
5. В счете-фактуре, выставляемом
при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, должны быть указаны:
1) порядковый номер и дата составления
счета-фактуры
Статья 168. Сумма налога, предъявляемая продавцом покупателю
…3. …При исчислении суммы налога в соответствии с пунктами 1 — 3 статьи 161 настоящего Кодекса налоговыми агентами, указанными в пунктах 2и 3 статьи 161 настоящего Кодекса, составляются
счета-фактуры в порядке, установленном пунктами 5 и 6 статьи 169 настоящего Кодекса.…
5. При реализации товаров (работ, услуг) налогоплательщиками, освобожденными в соответствии со статьей 145 настоящего Кодекса от исполнения обязанностей налогоплательщика, счета-фактуры составляются
без выделения соответствующих сумм налога. При этом на указанных документах делается соответствующая надпись или ставится штамп «Без налога (НДС)».
Что означают термины «составить», «выставить»?
Обратимся к толковому словарю русского языка:
Словарь С.И. Ожегова
СОСТАВИТЬ, -влю, -вишь; -вленный; сов., что. .. Собрав, соединив, объединив что-н., образовать нечто целое. Составить текст, сборник, задачник.
ВЫСТАВИТЬ, -влю, -вишь; -вленный; сов. 1. что. Поставить, выдвинув вперед или наружу. Выставить ногу вперед. Выставить шкаф в коридор. … Выгнать, выпроводить (прост.). Выставить за дверъ. …
Таким образом, даже по правилам русского языка речь идет о том, что есть два действия или факта:
1. Составление счет-фактуры, как правило, этот факт имеет место в жизни налогоплательщика в момент отгрузки,
2. Выставление (передача, отправка, пересылка, т.н. «выставление за дверь») составленной счет-фактуры покупателю (заказчику).
Если дата составления счет-фактуры совпадает с датой отгрузки, то, конечно, ошибки в оформлении счет-фактуры нет, не будет и проблем при вычетах по ней НДС у получателя.
Но если дата составления счет-фактуры отличается от даты отгрузки на упоминаемые пять дней, то тут большой вопрос, особенно в том случае, если это разные налоговые периоды для отгрузки и составления счет-фактуры.
О периоде в пять дней нормы НК РФ нам говорят только уже в развитие первого факта-составления счет –фактуры, а именно:
Статья 168. Сумма налога, предъявляемая продавцом покупателю
…3. При реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав выставляются
соответствующие счета-фактуры
не позднее пяти календарных дней
, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.
Справедливости ради отметим, что в НК РФ подобные ситуации с «плавающей» в толковании терминологией не редки, что на практике приводит к конфликтам с ФНС.
Данное письмо несколько усугубило и без того возникшую полтора года назад ситуацию с разъяснениями Минфина, в соответствии с которыми, налогоплательщик также имел право «отыграть ситуацию вспять» и внести уточнения в счет-фактуру после отгрузки:
О выставлении счета-фактуры по отгруженным
товарам (выполненным работам, оказанным услугам) с учетом изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества товаров (работ, услуг).
ПИСЬМО от 18 июня 2014 г. N 03-07-РЗ/29089
….выставление в срок, установленный указанным пунктом 3 статьи 168 Кодекса, счета-фактуры по отгруженным товарам (выполненным работам, оказанным услугам) с учетом изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) не противоречит нормам Кодекса.
О применении счетов-фактур при изменении цены (тарифа) и (или) уточнении количества (объема) после отгрузки, но до составления(!) и выставления
продавцом покупателю счета-фактуры
Письмо ФНС России от 27.08.2014 N СА-4-3/[email protected]
При реализации товаров (работ, услуг) соответствующие счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Сообщается, что выставление в указанный срок счета-фактуры по отгруженным товарам (выполненным работам, оказанным услугам) с учетом изменения цены (тарифа) и (или) уточнения их количества (объема) не противоречит нормам Кодекса.
Если таки более серьезно отнестись к нормам НК РФ, то, вряд-ли у кого–то возникнут сомнения, что в момент отгрузки возникает налоговая база по НДС и соответственно на эту же дату должна быть составлена счет-фактура. Иные интерпретации чреваты налоговыми спорами, к тому же, официальная позиция Минфина в данном вопросе на стороне бюджетных интересов, но не налогоплательщиков:
Письмо Минфина России от 26.08.2010 N 03-07-11/370 | Разъясняется, что согласно п. 2 ст. 169 НК РФ в редакции до 01.01.2010 счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного п. п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ, не являются основанием для принятия НДС к вычету. Следовательно, если счет-фактура по оказанным в 2009 г. услугам составлен с нарушением пятидневного срока, НДС по такому счету-фактуре нельзя принять к вычету. |
Письмо Минфина России от 17.09.2009 N 03-07-09/48 | Разъяснено, что счет-фактура, составленный с нарушением срока, предусмотренного п. 3 ст. 168 НК РФ, не может являться основанием для принятия к вычету сумм НДС. |
Письмо Минфина России от 30.06.2008 N 03-07-08/159 | Финансовое ведомство разъясняет, что счет-фактура, составленный позднее 5 дней с момента отгрузки, не является основанием для принятия НДС к вычету. |
Обратим внимание на следующее разъяснение:
О регистрации счета-фактуры в книге продаж и журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в случае, когда товары отгружены в последний день квартала, а документ со счетом-фактурой отправлен 15-го числа месяца, следующего за кварталом; о применении вычетов по НДС по счету-фактуре, составленному продавцом в одном налоговом периоде и полученному покупателем в другом периоде.
Письмо МФ, ФНС РФ от 28 июля 2014 г. N ЕД-4-2/14546
1. Согласно пункту 3 статьи 168 НК Российской Федерации (далее — Кодекс) при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав.
Таким образом, счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товаров (работ, услуг, имущественных прав)….
В том случае если отгрузка товаров произведена в последний день квартала, а файл со счетом-фактурой отправлен оператору 15-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, то на основании пункта 1 статьи 167 Кодекса дата отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг) является моментом определения налоговой базы
по налогу на добавленную стоимость.
Что мы видим: отгрузка произведена в одном квартале, счет-фактура составлена (соответственно, в ней указана дата ее составления, приходящаяся на следующий квартал), при этом, в налоговой декларации за период отгрузки должны быть данные счет-фактуры с датой, которая опережает декларируемый период, согласитесь, но выглядит несколько странно.
РЕЗЮМЕ:
В настоящее время, в налоговых процессах де-факто сложились две даты, которые возникают в процессе оформления счет-фактуры:
1. Дата ее составления, которая изначально тесно связана с датой отгрузки, и соответственно, с датой возникновения налоговой базы по НДС,
2. Дата ее выставления, отправки, передачи покупателю, заказчику и т.д., и именно эта дата может отличаться от даты отгрузки, что, в принципе, не создает помех по налоговым вычетам у получившего эту счет-фактуру.
В идеальном варианте, были бы более чем уместны поправки в ст. 168-169 НК, устраняющие выявленные различия в понимании сути этих дат, а пока таких поправок нет, нужно изначально понимать, что подтверждением факта возникновения налоговой базы является счет-фактура именно с указанной в ней датой составления, соответствующей дате отгрузки. Все остальное спорно.
Смирнова Светлана Анатольевна
Кандидат
экономических
наук
Налоговый консультант 1 категории
Налогообложение и отчетность
Счет-фактура считается основным документном для вычисления НДС. По завершению каждого квартала, когда организация сдает в налоговую службу данные, которые помогают формировать сумму для уплаты налога в бюджет, сведения из журналов регистрации играют не последнюю роль.
Правильность заполнения документов и точность подаваемой информации в налоговых вычетах позволяет налоговой службе убедиться в исправной деятельности фирмы. В случае, когда инспекция замечает отсутствие счетов-фактур или указанные некорректные данные в них, она имеет полное права начислять НДС самостоятельно. Избежать уплату налогов невозможно, так как все данные о деятельности организации могут быть проверены.
Для правильности бухгалтерского и налогового учета, и для собственной безопасности, нужно внимательно и добросовестно вести всю документацию, особенно связанную с денежными операциями. Это поможет избежать лишних расходы на штрафы и порчу репутации фирмы.
Три вида счетов-фактур — в данном видео.